Outlook - Envoyer le calendrier par mail Tutoriels

Découvrez comment envoyer facilement votre calendrier par e-mail dans la solution Microsoft 365. Dans la vidéo "Envoyer le calendrier par mail", vous apprendrez comment partager un instantané de votre agenda avec des personnes externes à votre organisation.
Vous verrez comment sélectionner le calendrier à envoyer, définir la plage de dates et le niveau de détail, et même limiter les rendez-vous aux heures de travail.
Une fois envoyé, les destinataires recevront un message contenant les informations de votre calendrier, qu'ils pourront ouvrir dans Outlook.
Gardez à l'esprit que l'envoi par e-mail ne crée qu'un instantané du calendrier, donc les modifications ultérieures ne seront pas reflétées dans la version envoyée.
Regardez la vidéo pour découvrir toutes les étapes et faciliter le partage de votre calendrier professionnellement dans Microsoft 365.

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Description
Avis

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à partager un aperçu de votre calendrier avec des personnes externes à votre organisation en utilisant la fonction d'envoi par courrier électronique.

Chapitres :

Introduction au partage de calendrier
Dans un environnement professionnel, il peut être nécessaire de partager votre calendrier avec des personnes extérieures à votre organisation. Cette vidéo vous guide à travers le processus d'envoi d'un instantané de votre agenda par courrier électronique.
Étapes pour envoyer votre calendrier
Pour partager votre calendrier, suivez ces étapes simples : 1. **Accéder à l'option d'envoi** : Commencez par taper 'Envoyer' dans la zone de recherche de votre application de calendrier. 2. **Choisir l'option d'envoi** : Sélectionnez l'option pour envoyer votre calendrier par courrier électronique. 3. **Sélectionner le calendrier** : Une fenêtre s'ouvre, vous permettant de choisir le calendrier que vous souhaitez partager. 4. **Définir la plage de dates** : Indiquez la plage de dates qui sera visible pour les destinataires. 5. **Choisir le niveau de détail** : Sélectionnez le niveau de détail que vous souhaitez partager. 6. **Limiter les heures de travail** : Cochez l'option pour n'afficher que les rendez-vous compris dans les heures de travail. 7. **Envoyer le calendrier** : Cliquez sur 'Envoyer' pour transmettre les informations.
Ce que les destinataires reçoivent
Les personnes qui reçoivent votre calendrier par courrier électronique recevront un message contenant les informations que vous avez choisies. Elles pourront ouvrir ces informations dans Outlook, ce qui leur permettra de voir votre disponibilité.
Important à noter
Il est crucial de comprendre que lorsque vous envoyez un calendrier par courrier électronique, il ne s'agit que d'un instantané de celui-ci. Cela signifie que si vous apportez des modifications à votre calendrier après l'envoi, celles-ci ne seront pas reflétées dans la version envoyée. Assurez-vous donc que les informations partagées sont à jour avant d'envoyer.
Conclusion
Partager votre calendrier peut faciliter la planification et la collaboration avec des personnes externes. En suivant les étapes décrites, vous pouvez facilement envoyer un aperçu de votre agenda tout en gardant le contrôle sur les informations partagées.

FAQ :

Comment envoyer un instantané de mon calendrier par email?

Pour envoyer un instantané de votre calendrier, commencez par taper 'Envoyer' dans la zone de recherche de votre application de calendrier, puis choisissez l'option d'envoi par courrier électronique. Une fenêtre s'ouvrira vous permettant de sélectionner le calendrier, la plage de dates visible et le niveau de détail souhaité.

Que se passe-t-il si je modifie mon calendrier après l'envoi?

Lorsque vous envoyez un calendrier par email, il s'agit d'un instantané à ce moment-là. Si vous apportez des modifications par la suite, celles-ci ne seront pas répercutées dans la version envoyée.

Puis-je choisir les détails visibles dans l'email?

Oui, lors de l'envoi de votre calendrier, vous pouvez choisir le niveau de détail qui sera visible pour les destinataires, ainsi que de limiter l'affichage aux rendez-vous compris dans les heures de travail.

Quels types de calendriers puis-je envoyer?

Vous pouvez envoyer n'importe quel calendrier que vous avez créé ou auquel vous avez accès dans votre application de calendrier, en sélectionnant simplement celui que vous souhaitez partager lors de l'envoi.

Quelques cas d'usages :

Partage de calendrier avec des partenaires externes

Une entreprise peut utiliser la fonction d'envoi d'un instantané de calendrier pour partager des disponibilités avec des partenaires externes, facilitant ainsi la planification de réunions sans conflit d'horaires.

Coordination d'événements

Les organisateurs d'événements peuvent envoyer un instantané de leur calendrier aux participants pour leur montrer les horaires des sessions, permettant ainsi une meilleure coordination et une participation accrue.

Gestion des ressources humaines

Les responsables des ressources humaines peuvent envoyer des instantanés de calendrier aux employés pour les informer des périodes de congé ou des horaires de formation, assurant ainsi une communication claire et efficace.

Planification de projets

Dans le cadre de la gestion de projet, les chefs de projet peuvent partager des instantanés de calendrier avec les membres de l'équipe pour aligner les délais et les jalons, améliorant ainsi la collaboration et la productivité.

Glossaire :

calendrier

Un calendrier est un système de mesure du temps qui divise l'année en mois, semaines et jours, utilisé pour planifier des événements et des rendez-vous.

instantané

Un instantané est une capture d'un état à un moment donné, dans ce contexte, il s'agit d'une vue figée de votre calendrier à un moment précis.

courrier électronique

Le courrier électronique, ou email, est un moyen de communication numérique qui permet d'envoyer et de recevoir des messages via Internet.

plage de date

Une plage de date désigne une période spécifique durant laquelle des événements ou des rendez-vous sont programmés dans un calendrier.

niveau de détail

Le niveau de détail fait référence à la quantité d'informations affichées pour chaque événement dans le calendrier, par exemple, le titre, l'heure et la description.

heures de travail

Les heures de travail sont les périodes durant lesquelles une personne est disponible pour travailler, souvent définies par des horaires spécifiques.

Outlook

Outlook est un logiciel de gestion d'informations personnelles développé par Microsoft, qui inclut des fonctionnalités de messagerie, de calendrier et de gestion des tâches.

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Disponible dans Microsoft365

00:00:06

calendrier à des personnes externes à votre organisation,

00:00:08

vous pouvez envoyer un instantané de votre agenda par courrier électronique.

00:00:13

Pour retrouver cette option,

00:00:14

commencez à taper envoyer dans cette zone

00:00:17

et choisissez d'envoyer votre calendrier par courrier.

00:00:21

une fenêtre s'ouvre et vous propose de

00:00:23

choisir le calendrier que vous souhaitez envoyer.

00:00:26

La plage de date qui sera visible.

00:00:29

Le niveau de détail

00:00:31

puis cocher cette option afin que n'apparaissent seulement

00:00:33

les rendez-vous compris dans les heures de travail.

00:00:41

en cliquant sur envoyer,

00:00:43

les personnes reçoivent alors un message contenant les informations

00:00:45

de votre calendrier qu'ils pourront ouvrir dans Outlook.

00:00:50

Enfin,

00:00:50

notez que lorsque vous envoyez par courrier électronique un calendrier,

00:00:53

il ne s'agit que d'instantané de celui-ci.

00:00:56

Si vous apportez des modifications,

00:00:57

elles ne seront pas répercutées dans la version envoyée.

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