Teams - Gérer l'approbation de document Tutoriels

Gérez l approbation de document dans Microsoft Teams. Le tutoriel décrit comment accéder aux demandes dans l onglet Reçu, recevoir une notification si connecté, ou les retrouver via le fil d activité. Il montre l ouverture de la pièce jointe, la vérification du contenu, puis les actions possibles: réaffecter, rejeter ou approuver. Après approbation, l état passe à approuvé et le document peut être exporté en PDF ou lister dans l onglet Envoyé. Un export CSV permet une vue d ensemble sur 90 jours.

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Disponible dans Microsoft365

00:00:05

encore faut-il que son destinataire puisse la retrouver facilement,

00:00:08

l'examiner

00:00:09

puis y répondre.

00:00:11

Voyons comment gérer.

00:00:13

Côté approbateur,

00:00:15

une demande reçue dans Microsoft Teams.

00:00:17

Dans l'application approbation,

00:00:19

deux onglets se trouvent en haut,

00:00:21

reçus et envoyé.

00:00:23

C'est dans l'onglet reçu que se trouvent

00:00:25

toutes les demandes qui vous sont adressées.

00:00:27

Si vous êtes connecté au moment de l'envoi,

00:00:30

vous recevez une notification immédiate.

00:00:32

Sinon,

00:00:33

vous la retrouverez dans cet onglet

00:00:34

ou dans le fil activité de la barre latérale de Teams

00:00:38

qui remonte lui aussi vos demandes d'approbation

00:00:41

reçues parmi vos autres notifications.

00:00:44

Prenons l'exemple d'une demande envoyée par Stephen Watson,

00:00:47

validation avant envoi client

00:00:49

pour une proposition commerciale destinée au groupe méridian.

00:00:53

La demande précise ce qui est attendu de vous et comporte une pièce jointe.

00:00:57

ici,

00:00:58

le document à valider.

00:00:59

En tant qu'approbateur,

00:01:01

commencez toujours par ouvrir cette pièce jointe et

00:01:03

vérifier son contenu avant de vous prononcer.

00:01:06

Dans notre cas,

00:01:07

on s'assure que le chiffrage,

00:01:09

le planning de livraison et les conditions de

00:01:11

facturation correspondent bien à ce qui est demandé.

00:01:15

De retour sur l'affiche de la demande,

00:01:17

vous retrouvez son état,

00:01:18

la personne qui l'a envoyée,

00:01:20

ainsi que la date et l'heure de l'envoi.

00:01:23

Un champ vous permet d'ajouter un commentaire

00:01:26

si vous souhaitez apporter une précision.

00:01:28

Trois actions sont alors possibles.

00:01:31

Réaffecter

00:01:32

si vous n'êtes pas la bonne personne pour traiter cette demande

00:01:35

et préférer la transmettre à quelqu'un d'autre,

00:01:38

rejeter

00:01:39

si la demande ne peut pas être validée en l'état ou

00:01:43

approuvée

00:01:43

une fois que toutes les vérifications nécessaires ont été faites.

00:01:48

ici,

00:01:48

le document étant conforme,

00:01:49

nous cliquons sur approuver.

00:01:52

Teams confirme aussitôt que la demande a été approuvée.

00:01:57

en retournant dans l'onglet reçu.

00:01:59

La demande apparaît désormais avec le statut approuvé.

00:02:02

En rouvrant sa fiche,

00:02:04

vous accédez à son état final

00:02:06

avec la date et l'heure exacte de votre validation

00:02:09

en plus de celle de la demande initiale.

00:02:12

le bouton enregistré au format PDF

00:02:15

permet de conserver cette fiche sous la forme d'un document daté et formel,

00:02:19

reprenant la demande,

00:02:21

la pièce jointe et la validation.

00:02:23

pratique pour archiver une preuve de décision en dehors de Teams,

00:02:27

par exemple pour un dossier client ou un contrôle interne.

00:02:30

L'onglet envoyé fonctionne à l'identique,

00:02:33

mais regroupe cette fois les demandes que

00:02:35

vous avez vous-même envoyées à d'autres personnes.

00:02:38

Depuis l'un ou l'autre de ces deux onglets,

00:02:40

le bouton exporté en haut à droite permet d'aller plus loin.

00:02:44

Il génère un fichier CSV enregistré dans votre OneDrive,

00:02:49

reprenant l'ensemble des demandes reçues ou envoyées sur une période choisie

00:02:54

dans la limite de 90 jours sur les 12 derniers mois.

00:02:57

de quoi obtenir en un clic une vue d'ensemble de toutes vos approbations

00:03:01

plutôt que de rouvrir chaque fiche une à une.

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