Teams - Gérer les espaces de stockage sur Teams Tutoriels

Gérez les espaces de stockage sur Teams en découvrant où se trouvent les fichiers par canal, OneDrive personnel et SharePoint. Le tutoriel décrit l’emplacement des documents dans l’onglet Partagé d’un canal, l’accès via OneDrive dans le volet gauche, et les rubriques Mes fichiers, Fichiers de conversation, Partagé, Favoris et Corbeille. Il explique aussi l’articulation entre OneDrive et SharePoint et où chercher vos documents selon leur destination.

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Disponible dans Microsoft365

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vos fichiers ne vivent pas tous au même endroit.

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Certains appartiennent à un canal,

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d'autres à vos conversations et d'autres encore à votre espace personnel.

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Bien comprendre où se trouve chaque document et

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comment ces espaces sont reliés entre eux,

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vous permet de mieux organiser votre travail

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et de retrouver rapidement n'importe quel fichier.

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Dans ce tutoriel,

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nous allons faire le tour des différents espaces de stockage

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accessibles depuis Teams.

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commençons par le stockage propre à un canal.

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Comme nous l'avons vu précédemment,

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chaque canal dispose d'un emplacement dédié à ces fichiers,

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accessibles depuis l'onglet partagé.

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c'est ici que sont regroupés tous les documents

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nécessaires au canal et au projet.

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Nous avons déjà abordé plusieurs actions sur cet espace

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comme filtrer les affichages,

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ajouter un fichier ou encore

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gérer les autorisations en effectuant un clic droit

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sur un élément,

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puis en choisissant

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gérer l'accès.

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Mais ce menu contextuel propose bien d'autres options.

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Vous pouvez partager le document,

00:01:10

l'ouvrir au choix dans l'application bureau,

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dans le navigateur ou dans Microsoft Teams,

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le renommer ou encore

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le télécharger.

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Vous y trouverez également l'historique des versions,

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particulièrement utiles pour consulter

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les modifications apportées et comparer un fichier

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avec ces versions précédentes.

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Au-delà de cet espace de canal,

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Teams vous donne aussi accès à votre stockage personnel OneDrive.

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Pour cela,

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cliquez sur OneDrive dans le volet de navigation.

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À gauche,

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vous accédez ainsi à l'ensemble de vos fichiers

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OneDrive directement dans Teams sans avoir à ouvrir l'application séparément.

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Cet espace OneDrive est organisé en plusieurs rubriques.

00:01:51

La première

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accueille,

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regroupe les documents que vous avez récemment ouverts ou modifiés,

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tous emplacements confondus.

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la rubrique

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mes fichiers correspond à votre stockage OneDrive personnel.

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C'est aussi ici que sont conservés les fichiers

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que vous échangez dans les conversations Teams.

00:02:10

Ils sont automatiquement rangés dans un dossier

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nommé fichier de conversation Microsoft Teams.

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En effet,

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lorsqu'un fichier est partagé dans une discussion,

00:02:20

il n'est pas stocké dans le canal,

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mais bien dans le One Drive de la personne qui l'a envoyé.

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C'est donc dans ce dossier que vous pourrez les retrouver

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et les gérer.

00:02:30

Vient ensuite la rubrique partager.

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Elle rassemble tous les fichiers concernés par un partage

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dans les deux sens,

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les documents que d'autres personnes ont partagé avec vous

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et ceux que vous-même avez partagé avec d'autres.

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c'est l'endroit idéal pour retrouver rapidement un document reçu d'un collègue

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sans avoir à fouiller dans vos dossiers.

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la rubrique favori,

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quant à elle,

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regroupe les fichiers que vous avez marqués d'une étoile.

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C'est une sorte de raccourci personnel.

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En ajoutant vos documents les plus consultés à vos favoris,

00:03:01

vous y accédez en un clic,

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sans avoir à les rechercher à chaque fois.

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La rubrique corbeille correspond à la corbeille de votre OneDrive.

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On y retrouve les fichiers que vous avez supprimés depuis votre espace personnel,

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ce qui inclut les fichiers de vos conversations

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Teams puisque ceux-ci sont stockés dans votre OneDrive.

00:03:19

En revanche,

00:03:20

un fichier supprimé depuis l'onglet partagé d'un canal

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n'arrive pas ici.

00:03:25

Il est envoyé dans la corbeille du site Cère pointe de l'équipe.

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Bon à savoir,

00:03:30

un élément supprimé n'est pas perdu immédiatement.

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Il reste récupérable dans la corbeille pendant 93 jours par défaut.

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Le temps de pouvoir le restaurer en

00:03:40

cas de besoin avant d'être définitivement effacé.

00:03:44

Teams vous permet également de parcourir vos fichiers

00:03:47

selon différents axes.

00:03:49

Vous pouvez par exemple les explorer par personne

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afin de voir d'un coup d'oeil les documents créés par chacun ou encore par réunion.

00:03:57

Ce second classement est particulièrement pratique.

00:04:00

Pour chaque réunion,

00:04:01

vous retrouvez instantanément l'ensemble des fichiers qui ont été partagés,

00:04:05

sans avoir à remonter toute la conversation.

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Une rubrique média est par ailleurs dédiée aux vidéos et aux images.

00:04:13

Enfin,

00:04:13

un peu plus bas,

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vous disposez d'un accès rapide à l'ensemble des

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équipes et des groupes Microsoft auxquels vous appartenez.

00:04:20

Prenons l'exemple du groupe service communication.

00:04:22

Si vous cliquez dessus,

00:04:24

vous êtes directement dirigé vers sa bibliothèque de documents.

00:04:27

Attention toutefois,

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vous ne vous trouvez plus ici dans OneDrive,

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mais bien dans Sharepoint.

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Il est important de comprendre l'articulation entre ces deux espaces.

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OneDrive est votre espace personnel.

00:04:39

C'est là que vivent vos fichiers privés

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et ceux de vos conversations.

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Charpointe,

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lui est l'espace collaboratif des équipes.

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En réalité,

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chaque équipe Teams s'appuie sur un site Sharepoint

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qui lui est propre.

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Et l'onglet partagé de chaque canal n'est rien d'autre

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qu'une bibliothèque de documents hébergée sur ce site Sharepoint.

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Autrement dit,

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les fichiers d'un canal

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sont collectifs et stockés sur Sharepoint,

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tandis que les fichiers de vos discussions

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sont personnels et stockés sur votre OneDrive.

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en gardant à l'esprit cette distinction

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entre fichiers personnels et fichiers d'équipe,

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vous saurez toujours où chercher,

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où ranger et comment retrouver vos documents en toute confiance.

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