Excel - Partager des documents Tutoriels

Apprenez à partager des fichiers Excel sur OneDrive ou SharePoint Online, notamment en cliquant sur le bouton Partager et en définissant l'accès des utilisateurs à modifier ou consulter le document, puis en copiant le lien de partage.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à partager des documents en utilisant OneDrive ou SharePoint Online, afin de faciliter la collaboration entre collègues sur des fichiers communs.

Chapitres :

Introduction à la collaboration sur des documents
Dans un environnement de travail moderne, la collaboration sur des documents est essentielle. Cette vidéo vous guide à travers le processus de partage de documents en utilisant OneDrive ou SharePoint Online, permettant ainsi à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur un même fichier.
Étape 1 : Enregistrer le document dans le cloud
Pour commencer, vous devez enregistrer votre document sur OneDrive ou SharePoint Online. Voici les étapes à suivre : - Cliquez sur le bouton 'Partager'. - Sélectionnez 'Enregistrer dans le cloud'. - Choisissez l'emplacement souhaité sur OneDrive ou SharePoint Online, ainsi que le dossier approprié. - Cliquez sur 'Enregistrer'. Cette opération ne doit être effectuée qu'une seule fois pour chaque document. La prochaine fois que vous ouvrirez le fichier, il sera automatiquement enregistré à cet emplacement.
Remarque sur l'enregistrement en ligne
Si vous n'avez jamais enregistré un document en ligne auparavant, vous devrez cliquer sur 'Ajouter un emplacement' et ajouter votre service OneDrive en vous connectant à votre compte.
Étape 2 : Partager le document
Une fois le document enregistré, vous pouvez le partager avec d'autres utilisateurs. Voici comment procéder : - Dans le volet de partage, vous avez deux options : - Pour envoyer un lien vers votre document, tapez l'adresse e-mail des utilisateurs dans la zone 'Inviter des personnes'. - Définissez les autorisations sur 'Peut modifier' si vous souhaitez qu'ils puissent apporter des modifications. - Vous pouvez également ajouter un message si vous le souhaitez, puis cliquez sur 'Partager'. - Pour obtenir un lien de partage, cliquez sur 'Obtenir un lien de partage' en bas du volet. Vous pouvez ensuite copier ce lien et l'envoyer par e-mail ou par message instantané.
Limitations de l'option de partage
Notez que l'option 'Obtenir un lien de partage' peut ne pas être disponible si vous utilisez SharePoint Online et que votre administrateur a désactivé cette fonctionnalité.

FAQ :

Comment partager un document sur OneDrive ou SharePoint Online?

Pour partager un document, enregistrez-le d'abord sur OneDrive ou SharePoint Online. Ensuite, cliquez sur 'Partager', entrez les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez inviter, définissez les permissions, et cliquez sur 'Partager'.

Que faire si je n'ai jamais enregistré de document en ligne?

Si vous n'avez jamais enregistré de document en ligne, cliquez sur 'Ajouter un emplacement' et connectez-vous à votre service OneDrive ou SharePoint pour l'ajouter.

Puis-je obtenir un lien de partage pour un document?

Oui, vous pouvez obtenir un lien de partage en cliquant sur 'Obtenir un lien de partage' dans le volet de partage. Cependant, cette option peut ne pas être disponible si votre administrateur a désactivé cette fonctionnalité sur SharePoint Online.

Comment définir les permissions lors du partage d'un document?

Lors du partage, vous pouvez définir les permissions en choisissant 'Peut modifier' ou 'Peut afficher' dans le volet de partage avant d'envoyer l'invitation.

Quelques cas d'usages :

Collaboration d'équipe sur un projet

Les équipes peuvent utiliser OneDrive ou SharePoint Online pour collaborer sur des documents de projet en temps réel, permettant à chaque membre de contribuer et de modifier le contenu simultanément.

Partage de rapports avec des parties prenantes

Les responsables peuvent partager des rapports financiers ou des présentations avec des parties prenantes en utilisant des liens de partage, garantissant que tous les intéressés ont accès aux informations les plus récentes.

Gestion de documents dans une entreprise

Les entreprises peuvent centraliser la gestion de documents en utilisant SharePoint Online pour stocker, partager et collaborer sur des fichiers, ce qui améliore l'efficacité et réduit les erreurs de version.

Formation et partage de connaissances

Les formateurs peuvent partager des documents de formation avec les participants en utilisant OneDrive, permettant un accès facile aux ressources et facilitant l'apprentissage collaboratif.

Glossaire :

OneDrive

Un service de stockage en ligne proposé par Microsoft qui permet aux utilisateurs de sauvegarder et de partager des fichiers dans le cloud.

SharePoint Online

Une plateforme de collaboration de Microsoft qui permet aux équipes de partager des documents et de travailler ensemble en ligne.

Document

Un fichier contenant des informations, qui peut être créé et modifié à l'aide d'applications comme Microsoft Word ou Excel.

Lien de partage

Un URL généré qui permet à d'autres utilisateurs d'accéder à un document ou à un fichier partagé.

Inviter des personnes

Une fonctionnalité qui permet d'envoyer une invitation par e-mail à d'autres utilisateurs pour qu'ils puissent accéder à un document.

Retour d'information

Les commentaires ou suggestions fournis par les utilisateurs sur un document, qui peuvent être utilisés pour améliorer le contenu.

00:00:02

Si vous et vos collègues souhaité collaborer sur un document commencé par enregistrer le document sur onedrive ou SharePoint online pour permettre à d'autres personnes de travailler dessus.

00:00:12

Pour la 1ère étape consiste à cliquer sur partager.

00:00:16

Puis enregistrer dans le cloud.

00:00:19

Utiliser l'emplacement onedrive ou SharePoint online et le dossier souhaiter.

00:00:25

Puis cliquez sur enregistrer.

00:00:29

Vous ne devez effectuer cette opération qu'une fois pour chaque document la prochaine fois que vous ouvrez celui-ci il est enregistrée automatiquement dans le même emplacement.

00:00:38

Remarque si vous n'avez jamais enregistrer un document en ligne auparavant cliquez sur ajouter un emplacement puis ajouter votre service onedrive.

00:00:46

Cher point en vous connectant.

00:00:49

2nde étape dans le volet partager.

00:00:53

Effectuez l'une des opérations suivantes.

00:00:55

Pour que Excel envoie un lien vers votre document à des utilisateurs.

00:01:00

Taper leur adresse de messagerie dans la zone inviter des personnes.

00:01:04

Définissez le retour isa Sion sur peux modifier.

00:01:08

Puis ajouter un message si vous le souhaitez.

00:01:10

Puis cliquez sur partager.

00:01:12

Pour les invités vous même cliquez sur obtenir un lien de partage en bas du volet partager.

00:01:19

Picoler ce lien dans un message électronique ou un message instantané.

00:01:23

L'option obtenir un lien de partage n'est pas disponible si vous utilisez SharePoint online et que votre administrateur à désactivé cette options.

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