Teams - Prendre des notes en réunion Tutoriels

Prenez des notes en réunion avec ce tutoriel clair sur l’intégration des outils Teams et du calendrier dans Microsoft 365. Découvrez comment préparer l’agenda et les participants avant la réunion, ajouter les notes et les points de suivi directement dans l’invitation, puis exploiter l’espace dédié pour suivre les actions et les décisions. Apprenez à structurer l’objectif, les questions et les blocages, à consigner rapidement les décisions et à attribuer des tâches avec dates d’échéance, le tout en restant fidèle au contenu. À la fin, retrouvez facilement l’agenda, les notes et les tâches dans la récapitulatif pour maintenir le fil du projet.

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Disponible dans Microsoft365

00:00:04

les notes de réunion servent à préparer

00:00:06

la réunion,

00:00:07

garder une trace des échanges,

00:00:09

puis suivre les actions décidées.

00:00:12

L'intérêt est de ne pas attendre le début de la réunion pour tout organiser.

00:00:17

on peut déjà préparer l'agenda,

00:00:19

les premières notes et les tâches de suivi directement dans l'invitation.

00:00:23

Pour commencer,

00:00:24

ouvrez calendrier dans la barre de gauche.

00:00:26

Planifiez la réunion normalement.

00:00:30

Ajoutez le titre de la réunion,

00:00:32

puis ajouter les participants.

00:00:34

Dans notre exemple,

00:00:35

la réunion s'appelle réunion d'équipe

00:00:37

et un participant est ajouté avant de préparer le contenu.

00:00:41

Une fois les informations principales renseignées,

00:00:44

descendez dans la partie inférieure de l'invitation.

00:00:47

Cliquez sur ajouter un agenda.

00:00:50

Teams ajoute alors un espace de notes lié à cette réunion.

00:00:54

Cet espace contient trois parties importantes.

00:00:57

L'agenda,

00:00:58

les notes de réunion et les tâches de suivi.

00:01:01

Dans la partie agenda,

00:01:02

ajoutez les sujets qui vont guider la réunion.

00:01:05

Par exemple,

00:01:06

vous pouvez indiquer un point d'avancement,

00:01:08

une validation de priorité,

00:01:09

puis les questions ou les blocages à traiter.

00:01:12

l'objectif n'est pas d'écrire un long document.

00:01:15

Il faut simplement donner un fil conducteur clair pour que les participants

00:01:18

sachent dans quel ordre la réunion va avancer.

00:01:22

Dans la partie nodes de réunion,

00:01:23

ajoutez les informations déjà connues avant l'échange.

00:01:27

Vous pouvez y mettre le contexte,

00:01:29

les points importants,

00:01:30

les décisions déjà prises ou les éléments

00:01:32

qu'il faudra confirmer pendant la réunion.

00:01:35

Ces notes peuvent ensuite être complétées au fur et à mesure de la discussion.

00:01:40

Descendez ensuite jusqu'à la partie tâche de suivi.

00:01:44

Ici,

00:01:44

préparez les actions qui devront être suivies après la réunion.

00:01:47

Pour chaque tâche,

00:01:49

donnez un intitulé clair,

00:01:50

comme finaliser un document,

00:01:52

mettre à jour un planning ou confirmer une disponibilité.

00:01:56

pendant ou après la réunion,

00:01:58

vous pourrez ajouter une personne responsable et une date d'échéance.

00:02:02

lorsque la préparation est terminée,

00:02:04

cliquez sur envoyer pour transmettre l'invitation.

00:02:08

au moment de la réunion,

00:02:09

rejoignez la réunion comme d'habitude.

00:02:13

Une fois dans la réunion,

00:02:14

regardez la barre de contrôle en haut de la fenêtre.

00:02:17

Cliquez sur notes

00:02:19

le panneau des remarques s'ouvre sur le côté droit.

00:02:22

Vous retrouvez automatiquement l'agenda,

00:02:24

les notes de réunion et les tâches de suivi

00:02:27

préparées dans l'invitation.

00:02:28

C'est ce qui rend cette méthode pratique.

00:02:31

Ce qui a été préparé avant la réunion reste disponible pendant l'échange.

00:02:35

Pendant la réunion,

00:02:36

utilisez l'agenda

00:02:38

pour suivre l'ordre des sujets.

00:02:40

Quand un sujet est traité,

00:02:41

vous pouvez le cocher ou passer au point suivant.

00:02:45

dans les notes de réunion.

00:02:46

Ajoutez les décisions,

00:02:47

les informations importantes et les points

00:02:50

qui devront être repris plus tard.

00:02:52

éviter les phrases trop longues.

00:02:54

Des notes courtes sont plus faciles à relire après la réunion.

00:02:58

Dans les tâches de suivi,

00:03:00

compléter les actions avec les responsables et les dates d'échéance.

00:03:04

cliquez sur ajouter une personne responsable pour attribuer une tâche.

00:03:11

cliquez ensuite sur date d'échéance pour choisir la date prévue.

00:03:17

Si un nom apparaît avec une alerte ou en rouge,

00:03:20

prenez le temps de vérifier l'accès de cette

00:03:22

personne ou le message proposé par Teams.

00:03:25

L'objectif est d'être sûr que la tâche est bien

00:03:28

attribuée et que la personne concernée pourra la retrouver.

00:03:32

Une fois la réunion terminée,

00:03:34

les notes ne disparaissent pas.

00:03:36

Retournez dans Teams

00:03:37

puis ouvrez la conversation de la réunion.

00:03:41

Dans le haut de la page,

00:03:42

cliquez sur récapitulatif.

00:03:44

Ouvrez ensuite la partie note.

00:03:46

vous retrouvez l'agenda,

00:03:48

les notes prises pendant la réunion et les tâches de suivi.

00:03:52

Les participants peuvent ainsi revenir sur ce qui a été préparé,

00:03:56

ce qui a été décidé

00:03:57

et ce qui doit encore être fait.

00:04:00

En résumé,

00:04:00

les notes de réunion Teams permettent de garder le même fil du début à la fin,

00:04:05

préparer l'agenda avant la réunion,

00:04:07

compléter les notes pendant l'échange,

00:04:09

puis retrouver les décisions et les tâches après la réunion.

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