Outlook - Traiter un message reçu Tutoriels

Découvrez comment traiter efficacement les messages reçus dans Microsoft 365 avec la vidéo "Traitement des messages reçus".
Cette vidéo vous guidera à travers les étapes essentielles pour gérer vos e-mails professionnels de manière efficace.
Vous apprendrez à trier, organiser et répondre aux messages, ainsi qu'à utiliser des fonctionnalités avancées telles que les règles de boîte de réception et les réponses automatiques.
Améliorez votre productivité et optimisez votre flux de travail grâce à ces astuces pratiques.
Ne manquez pas cette opportunité d'optimiser votre utilisation de Microsoft 365 et de gagner du temps précieux dans votre travail quotidien.

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Description
Avis

Objectifs :

Comprendre les différentes options disponibles pour répondre ou transférer un message dans Outlook, ainsi que les implications de chaque méthode.

Chapitres :

Introduction
Dans cet e-learning, nous allons explorer les différentes manières de répondre ou de transférer des messages dans Outlook. Ces fonctionnalités sont essentielles pour une communication efficace et pour gérer votre boîte de réception de manière optimale.
Options de réponse
Lorsque vous recevez un message, plusieurs options s'offrent à vous : - **Répondre** : Cette option permet de répondre directement à l'expéditeur. L'adresse de l'expéditeur est automatiquement ajoutée dans la zone 'À'. - **Répondre à tous** : En utilisant cette commande, l'expéditeur ainsi que toutes les autres personnes ayant reçu le message d'origine sont inclus dans la zone 'À'.
Transférer un message
Lorsque vous transférez un message, les zones 'À', 'CC' et 'CCI' sont vides. Vous devez donc entrer au moins un destinataire dans la zone 'À'. Pour transférer plusieurs messages à la fois : 1. Sélectionnez chaque message en maintenant la touche CTRL enfoncée. 2. Cliquez sur 'Transférer' dans le ruban. Chaque message sera alors transféré sous forme de pièce jointe dans un nouveau message. Si le message d'origine contient des pièces jointes, celles-ci seront également incluses dans le message transféré. Cependant, lorsque vous répondez à un message, les pièces jointes ne sont pas incluses.
Utilisation de la messagerie instantanée
Une autre possibilité est de répondre à un message via la messagerie instantanée. En cliquant sur le bouton IM, Skype Entreprise s'ouvre, vous permettant d'initier une conversation liée au message. Cela peut réduire le nombre d'e-mails dans votre boîte de réception et vous permettre d'être plus réactif sur des sujets spécifiques.
Organisation d'une réunion
Si le message reçu nécessite l'organisation d'une réunion, vous pouvez répondre avec l'option 'Réunion'. Après avoir cliqué sur ce bouton, Outlook ouvre une fenêtre d'organisation de réunion, en reprenant le contenu du mail et en ajoutant tous les destinataires comme participants. Il ne vous reste plus qu'à compléter les détails de la réunion, tels que l'emplacement, la date et l'heure, avant d'envoyer votre invitation.
Conclusion
En résumé, Outlook offre plusieurs méthodes pour répondre ou transférer des messages, chacune ayant ses propres caractéristiques et implications. En comprenant ces options, vous pouvez améliorer votre gestion des communications et votre efficacité au travail.

FAQ :

Comment répondre à un message dans Outlook?

Pour répondre à un message dans Outlook, cliquez sur le bouton 'Répondre' dans le Volet de lecture. L'expéditeur sera automatiquement ajouté à la zone 'À'.

Qu'est-ce que la fonction 'Répondre à tous'?

La fonction 'Répondre à tous' permet de répondre à l'expéditeur et à tous les autres destinataires du message original, en les ajoutant automatiquement dans la zone 'À'.

Comment transférer un message à d'autres personnes?

Pour transférer un message, cliquez sur le bouton 'Transférer' et entrez les adresses des destinataires dans la zone 'À'. Les zones 'CC' et 'CCI' seront vides par défaut.

Les pièces jointes sont-elles incluses lors de la réponse à un message?

Non, les pièces jointes ne sont pas incluses lors de la réponse à un message. Elles sont seulement incluses lors du transfert d'un message.

Comment utiliser la messagerie instantanée pour répondre à un message?

Vous pouvez répondre à un message avec la messagerie instantanée en cliquant sur le bouton IM, ce qui ouvrira Skype Entreprise pour une conversation rapide.

Comment organiser une réunion à partir d'un email?

Pour organiser une réunion à partir d'un email, cliquez sur le bouton 'Répondre avec réunion'. Outlook ouvrira une fenêtre pour organiser la réunion avec tous les destinataires du mail.

Quelques cas d'usages :

Réponse rapide à un message

Utiliser la fonction 'Répondre' pour répondre rapidement à un message d'un collègue, en s'assurant que l'expéditeur est inclus dans la réponse.

Transfert de messages à un groupe

Transférer un message important à plusieurs membres d'une équipe en utilisant la fonction 'Transférer' et en ajoutant les destinataires dans la zone 'À'.

Utilisation de la messagerie instantanée pour des questions urgentes

Répondre à un message urgent via la messagerie instantanée pour éviter des échanges d'emails prolongés et obtenir une réponse rapide.

Planification d'une réunion suite à un email

Organiser une réunion en réponse à un email qui nécessite une discussion approfondie, en utilisant la fonction 'Répondre avec réunion' pour inclure tous les participants.

Gestion des pièces jointes lors du transfert

Transférer un message contenant des pièces jointes à un collègue tout en s'assurant que les pièces jointes sont incluses dans le message transféré.

Glossaire :

Volet de lecture

Zone de l'interface utilisateur où les messages électroniques sont affichés et où les options de réponse sont disponibles.

Répondre

Action d'envoyer une réponse à l'expéditeur d'un message, qui inclut automatiquement l'expéditeur dans la zone 'À'.

Répondre à tous

Fonction qui permet de répondre à l'expéditeur et à tous les autres destinataires d'un message, en les ajoutant automatiquement dans la zone 'À'.

Transférer

Action d'envoyer un message reçu à d'autres destinataires, nécessitant l'ajout manuel des adresses dans la zone 'À', 'CC' ou 'CCI'.

CC

Copie carbone, utilisée pour envoyer une copie d'un message à d'autres destinataires en plus du destinataire principal.

CCI

Copie carbone invisible, permettant d'envoyer un message à plusieurs destinataires sans qu'ils ne voient les adresses des autres.

Pièce jointe

Fichier ou document envoyé avec un message électronique. Les pièces jointes ne sont pas incluses lors de la réponse à un message.

Messagerie instantanée

Service de communication en temps réel, permettant d'échanger des messages rapidement, comme Skype Entreprise.

Organiser une réunion

Processus de planification d'une réunion, souvent initié à partir d'un message électronique, en utilisant des outils comme Outlook.

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Disponible dans Microsoft365

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plusieurs options s'offrent à vous pour y répondre ou le transférer.

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Dans le volet de lecture,

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les choix disponibles sont répondre.

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l'expéditeur qui vous a envoyé le message est

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alors automatiquement ajouté à la zone A.

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De même,

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lorsque vous utilisez la commande répondre à tous.

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La zone A inclut automatiquement l'expéditeur,

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mais également tous les autres personnes qui ont reçu le message d'origine.

00:00:30

lorsque vous transférez un message,

00:00:31

par contre,

00:00:31

les zones A,

00:00:32

C et CCI sont vides.

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Vous devez entrer au moins un destinataire dans la zone A.

00:00:38

D'ailleurs,

00:00:38

si vous souhaitez transférer plusieurs messages en même temps

00:00:41

et au même destinataire dans un seul message,

00:00:43

il vous suffit de sélectionner chaque message

00:00:45

en maintenant la touche contrôle enfoncé,

00:00:47

puis de cliquer sur transférer dans le ruban.

00:00:52

chaque message est alors transféré sous la forme

00:00:54

d'une pièce jointe dans un seul nouveau message.

00:00:58

sachez aussi que si le message d'origine contient des pièces jointes,

00:01:01

celles-ci seront également comprises dans le message transféré.

00:01:05

Cependant,

00:01:06

lorsque vous répondez simplement à un message,

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les pièces jointes ne sont pas incluses.

00:01:09

En effet,

00:01:10

cela reviendrait à envoyer les mêmes pièces jointes

00:01:12

que celles que l'expéditeur vous a envoyées.

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Autre possibilité,

00:01:17

vous pouvez répondre à un message avec la messagerie instantanée.

00:01:20

En cliquant sur le bouton IM Skype entreprise

00:01:23

s'ouvre avec la possibilité d'ouvrir la conversation liée.

00:01:27

cela peut éviter euh ou limiter le nombre de mails dans votre boîte où cela

00:01:31

peut être utile lorsque vous souhaitez être

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très réactif sur un sujet en particulier.

00:01:37

Enfin,

00:01:37

si le message reçu nécessite l'organisation d'une réunion,

00:01:40

vous pouvez partir d'un mail pour répondre avec réunion.

00:01:43

Dans ce cas,

00:01:44

après avoir cliqué sur ce bouton,

00:01:46

outlook vous offre une fenêtre d'organisation de

00:01:49

de réunion en reprenant le contenu du

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mail et en plaçant tous les destinataires du mail en tant que participants.

00:01:56

il ne vous reste plus qu'à compléter les détails de la réunion avec un emplacement,

00:02:00

une date,

00:02:01

un horaire et vous pouvez envoyer votre invitation.

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