Teams - Utiliser des modèles pour la création de document Tutoriels

Utiliser des modèles dans Teams pour créer des documents. Le tutoriel explique comment préparer un fichier type, le fermer avant importation, puis l’ajouter via l’onglet partagé du canal et le charger comme modèle. On voit comment générer un document à partir du modèle en un clic, l’ouvrir dans le navigateur ou Word selon la configuration, et personnaliser le menu de création pour accéder rapidement au modèle. Enfin, on rappelle que chaque modification du modèle se répercute sur tous les documents futurs et que l’objectif est d’assurer homogénéité et gain de temps.

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Certains documents reviennent en permanence.
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Compte rendu de réunion,
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fiches projets,
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rapports hebdomadaires.
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À chaque fois,
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on repart d'une page blanche,
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on reconstruit la même mise en forme,
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on réorganise les mêmes sections.
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Les modèles de Microsoft Teams résolvent ce problème.
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Ils vous permettent de préparer une structure une seule fois,
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puis de générer en un clic autant de documents que nécessaires,
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toujours homogènes et parfaitement formatés.
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Dans ce tutoriel,
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nous allons voir comment ajouter un modèle dans Teams et l'utiliser au quotidien.
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Avant tout,
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sachez qu'un modèle doit être préparé à l'avance.
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Vous concevez donc d'abord votre document type dans l'application concernée.
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En l'occurrence ici un modèle de compte rendu de réunion.
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C'est ce fichier qui servira de base à toutes vos futures créations.
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Un point essentiel à retenir.
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Le fichier du modèle doit impérativement être fermé avant de l'importer dans Tims,
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sans quoi le chargement échouera.
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Une fois le modèle prêt et fermé,
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retournez dans Microsoft Teams
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dans l'onglet partagé du canal.
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Ouvrez le menu,
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créez ou chargez puis choisissez,
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ajoutez un modèle.
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Sélectionnez alors votre fichier,
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ici notre compte rendu de réunion et validez.
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Teams procède au chargement du modèle.
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Une fois l'opération terminée,
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le modèle est intégré à Teams.
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Désormais,
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lorsque vous ouvrez le menu,
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créer ou chargez,
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votre modèle apparaît directement dans la liste
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des nouveaux documents que vous pouvez créer.
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Pour générer un document à partir de ce modèle,
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il vous suffit de cliquer dessus.
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Le nouveau document s'ouvre alors automatiquement
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ici dans le navigateur web.
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Selon la configuration de l'ouverture des documents sur votre poste,
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il pourra également s'ouvrir directement dans l'application Microsoft Word.
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Il ne vous reste plus qu'à le compléter.
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Et c'est tout l'intérêt de la démarche.
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Chaque fois que vous aurez besoin d'un document de ce type,
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vous n'aurez qu'à ouvrir le menu créé ou chargé et
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à sélectionner votre modèle sans jamais repartir de zéro.
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Il est par ailleurs possible de personnaliser ce menu de création.
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Pour cela,
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cliquez sur créer ou charger,
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puis
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sur modifier le menu nouveau.
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en cliquant sur les trois points situés en face de votre modèle,
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plusieurs options s'offrent à vous.
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vous pouvez le décocher pour le masquer,
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le déplacer pour réorganiser l'ordre du menu,
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modifier son type de contenu
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ou encore choisir modifier.
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Faites attention à cette dernière option.
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Si vous cliquez sur modifier,
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vous n'éditez pas un nouveau document,
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mais bien le modèle lui-même
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qui s'ouvre alors dans Microsoft Word.
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toute modification apportée ici se répercutera donc sur le modèle
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et par conséquent
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sur tous les documents que vous créerez ensuite à partir de lui.
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A l'inverse,
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si vous souhaitez simplement produire un document,
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vous cliquez sur créer nouveau,
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puis vous choisissez le modèle
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et Teams génère automatiquement un nouveau fichier basé sur celui-ci.
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Vous savez maintenant créer,
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importer et exploiter vos propres modèles dans Teams.
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en prenant le temps de construire vos documents type une seule fois,
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vous gagnez en rapidité comme en cohérence
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et vous garantissez à toute votre équipe
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des documents uniformes à chaque utilisation.

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