Outlook - Assigner une tâche Tutoriels

Découvrez comment organiser efficacement les tâches de votre équipe dans la vidéo "Organiser les tâches d'une équipe".
Vous apprendrez à utiliser l'outil Planner de Microsoft 365 pour créer des plans de projet, assigner des tâches aux membres de l'équipe, suivre l'avancement et collaborer de manière transparente.
Avec Planner, vous pourrez facilement organiser votre travail d'équipe, bénéficier d'une vue globale de l'avancement et optimiser la répartition des tâches.
Ne manquez pas cette vidéo pour découvrir comment Planner peut simplifier votre gestion de projet dans Microsoft 365.

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Description
Avis

Objectifs :

Comprendre comment affecter des tâches à d'autres personnes et suivre leur avancement dans un environnement de travail collaboratif.

Chapitres :

Introduction aux Tâches
Les tâches sont des outils essentiels pour suivre les activités à réaliser. Elles permettent non seulement de gérer ses propres responsabilités, mais aussi d'assigner des tâches à d'autres personnes lorsque le temps manque pour les terminer.
Affectation d'une Tâche
Pour affecter une tâche à quelqu'un d'autre, suivez ces étapes : 1. Ouvrez la tâche que vous souhaitez assigner. 2. Cliquez sur le bouton 'Affecter une tâche' présent dans le ruban. 3. Un champ apparaîtra où vous pourrez saisir le ou les noms des personnes qui travailleront sur cette tâche.
Changements de Propriété
Une fois qu'une tâche est assignée, vous n'en êtes plus le propriétaire. Cela signifie que l'option de rappel n'est plus disponible, car vous ne travaillez plus directement sur cette tâche. Cependant, deux nouvelles options apparaissent : - **Conserver une Copie à Jour** : Vous pouvez garder une version de la tâche dans votre liste. Ainsi, vous serez informé des mises à jour, comme l'état d'avancement, au fur et à mesure que les personnes assignées renseignent les informations. - **Recevoir un Rapport d'État** : Vous aurez la possibilité de recevoir un rapport lorsque la tâche sera terminée.
Détails Nécessaires pour la Tâche
Il est important d'indiquer certains détails qui pourraient être nécessaires pour la réalisation de la tâche. Cela aide les personnes assignées à comprendre ce qui est attendu d'elles.
Finalisation de l'Affectation
Après avoir rempli les informations nécessaires, il ne vous reste plus qu'à cliquer sur 'Envoyer'. La tâche apparaîtra alors dans votre liste, accompagnée d'une icône indiquant qu'elle a été assignée à quelqu'un d'autre.

FAQ :

Comment puis-je affecter une tâche à quelqu'un d'autre ?

Pour affecter une tâche à quelqu'un d'autre, ouvrez la tâche, puis cliquez sur le bouton 'Affecter une tâche' dans le ruban. Saisissez le ou les noms des personnes concernées et cliquez sur 'Envoyer'.

Que se passe-t-il lorsque j'affecte une tâche à une autre personne ?

Lorsque vous affectez une tâche à une autre personne, vous n'en êtes plus le propriétaire, ce qui signifie que vous ne recevrez plus de rappels pour cette tâche. Cependant, vous pouvez choisir de conserver une copie à jour de la tâche dans votre liste.

Puis-je suivre l'état d'une tâche que j'ai assignée ?

Oui, vous pouvez suivre l'état d'une tâche assignée en conservant une copie à jour dans votre liste. Vous serez informé des mises à jour sur l'état d'avancement de la tâche.

Qu'est-ce qu'un rapport d'état et comment le reçois-je ?

Un rapport d'état est une notification que vous recevez lorsque la tâche assignée est terminée. Vous devez activer cette option lors de l'affectation de la tâche.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projet

Dans un environnement de gestion de projet, les tâches peuvent être assignées à différents membres de l'équipe pour assurer une répartition efficace du travail. Cela permet de suivre l'avancement de chaque tâche et d'assurer que les délais sont respectés.

Collaboration d'équipe

Lorsqu'une équipe travaille sur un projet commun, les membres peuvent affecter des tâches spécifiques à d'autres pour optimiser la collaboration. Cela aide à clarifier les responsabilités et à améliorer la productivité globale.

Suivi des performances

Les managers peuvent utiliser le système d'affectation des tâches pour suivre les performances des employés. En recevant des rapports d'état, ils peuvent évaluer l'efficacité et l'avancement des projets.

Glossaire :

Tâches

Les tâches sont des éléments de travail qui nécessitent d'être complétés. Elles permettent de suivre les activités à réaliser.

Affecter

Affecter une tâche signifie la déléguer à une autre personne pour qu'elle s'en occupe.

Ruban

Le ruban est une interface graphique dans les applications qui regroupe des outils et des options pour faciliter l'utilisation.

Rappel

Un rappel est une notification qui vous informe d'une tâche à accomplir. Lorsqu'une tâche est assignée à quelqu'un d'autre, l'option de rappel n'est plus disponible pour l'assignateur.

État d'avancement

L'état d'avancement indique le progrès réalisé sur une tâche, permettant de suivre son évolution.

Rapport d'état

Un rapport d'état est un document ou une notification qui informe sur la progression ou l'achèvement d'une tâche.

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Disponible dans Microsoft365

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mais il est également possible de les affecter à d'autres personnes si par exemple,

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vous n'avez pas le temps de la terminer.

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pour affecter une tache à quelqu'un d'autre,

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ouvrez-la,

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puis cliquez sur le bouton affecter une tache présente dans le ruban.

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Le champ A apparaît alors dans lequel vous saisissez le

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ou les noms des personnes qui vont travailler dessus.

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Lorsque vous assignez une tâche,

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vous n'en êtes plus propriétaire.

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L'option de rappel n'est donc plus disponible

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puisque vous ne travaillez plus dessus.

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Par contre,

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de nouvelles options sont apparues.

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La première option vous permet de conserver une copie

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à jour de la tâche dans votre liste,

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ce qui signifie qu'au fur et à mesure que là où

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les personnes renseignent par exemple l'état d'avancement de la tâche,

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vous en êtes informé.

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La deuxième option vous permettra de recevoir un

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rapport d'État quand la tâche sera terminée.

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Indiquer certains détails qui pourraient leur être

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nécessaires pour la réalisation de la tâche.

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il ne vous reste plus qu'à cliquer sur envoyer.

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La tâche apparaît alors dans votre liste,

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mais avec une icône représentant qu'elle a été assignée à quelqu'un d'autre.

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