Outlook - Assigner une tâche Tutoriels

Découvrez comment assigner une tâche à un collaborateur dans Microsoft To Do pour une gestion efficace de vos tâches professionnelles dans la solution Microsoft 365 grâce à cette vidéo de présentation en ligne.
La vidéo présente les différentes étapes pour affecter une tâche à un collaborateur, conserver une copie à jour de la tâche dans votre liste, recevoir un rapport d'état quand la tâche est terminée, et indiquer certains détails nécessaires pour la réalisation de la tâche.
Obtenez des conseils pratiques pour une utilisation efficace de l'interface Microsoft To Do et pour organiser vos tâches en toute simplicité.
Les tags associés sont Microsoft 365, Office 365, gestion de tâches, présentation professionnelle.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

Comprendre comment assigner des tâches à d'autres personnes et suivre leur avancement dans un environnement de travail collaboratif.

Chapitres :

Introduction aux Tâches
Les tâches sont des outils essentiels pour gérer et suivre les activités à réaliser. Elles permettent non seulement de garder une trace des choses à faire, mais aussi de les assigner à d'autres personnes lorsque vous n'avez pas le temps de les terminer.
Affectation d'une Tâche
Pour affecter une tâche à quelqu'un d'autre, ouvrez la tâche concernée et cliquez sur le bouton 'Affecter une tâche' présent dans le ruban. Un champ apparaîtra, vous permettant de saisir le ou les noms des personnes qui travailleront sur cette tâche.
Changements de Propriété
Lorsque vous assignez une tâche, vous n'en êtes plus le propriétaire. Par conséquent, l'option de rappel n'est plus disponible, car vous ne travaillez plus sur cette tâche. Cependant, deux nouvelles options apparaissent.
Options Disponibles Après l'Affectation
Les deux nouvelles options sont : - **Conserver une Copie à Jour** : Vous pouvez garder une version à jour de la tâche dans votre liste. Cela signifie que vous serez informé des mises à jour, comme l'état d'avancement, au fur et à mesure que les personnes assignées renseignent les informations. - **Recevoir un Rapport d'État** : Vous aurez la possibilité de recevoir un rapport lorsque la tâche sera terminée.
Détails à Indiquer
Il est important d'indiquer certains détails qui pourraient être nécessaires pour la réalisation de la tâche. Cela aide les personnes assignées à comprendre ce qui est attendu d'elles.
Finalisation de l'Affectation
Une fois que vous avez rempli les informations nécessaires, cliquez sur 'Envoyer'. La tâche apparaîtra alors dans votre liste, accompagnée d'une icône indiquant qu'elle a été assignée à quelqu'un d'autre.

FAQ :

Comment puis-je affecter une tâche à quelqu'un d'autre ?

Pour affecter une tâche à quelqu'un d'autre, ouvrez la tâche, puis cliquez sur le bouton 'Affecter une tâche' dans le ruban. Saisissez le ou les noms des personnes qui vont travailler sur la tâche et cliquez sur 'Envoyer'.

Que se passe-t-il lorsque j'affecte une tâche à une autre personne ?

Lorsque vous affectez une tâche à une autre personne, vous n'en êtes plus le propriétaire, ce qui signifie que vous ne recevrez plus de rappels pour cette tâche. Cependant, vous pouvez choisir de conserver une copie à jour de la tâche dans votre liste.

Puis-je suivre l'avancement d'une tâche que j'ai assignée ?

Oui, vous pouvez suivre l'avancement d'une tâche assignée. Si vous avez choisi de conserver une copie à jour, vous serez informé des mises à jour sur l'état d'avancement de la tâche.

Comment recevoir un rapport d'état sur une tâche assignée ?

Lorsque vous assignez une tâche, vous avez la possibilité de recevoir un rapport d'état lorsque la tâche est terminée. Assurez-vous de sélectionner cette option lors de l'affectation.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projet

Dans un environnement de gestion de projet, les chefs de projet peuvent affecter des tâches spécifiques à des membres de l'équipe. Cela permet de répartir le travail efficacement et de suivre l'avancement des tâches assignées.

Collaboration d'équipe

Les équipes peuvent utiliser la fonctionnalité d'affectation de tâches pour collaborer sur des projets. Par exemple, un membre de l'équipe peut assigner une tâche de recherche à un collègue tout en gardant une vue d'ensemble de l'état d'avancement.

Suivi des performances

Les managers peuvent utiliser l'assignation de tâches pour suivre les performances des employés. En recevant des rapports d'état, ils peuvent évaluer l'efficacité et l'engagement des membres de l'équipe.

Glossaire :

Tâches

Les tâches sont des éléments de travail qui nécessitent d'être complétés. Elles permettent de suivre les activités à réaliser et peuvent être assignées à d'autres personnes.

Affecter

Affecter une tâche signifie la déléguer à une autre personne. Cela implique que la personne assignée est responsable de l'exécution de la tâche.

Ruban

Le ruban est une interface graphique dans les applications qui regroupe des outils et des options pour faciliter l'accès aux fonctionnalités.

Rappel

Un rappel est une notification qui informe l'utilisateur d'une tâche à accomplir. Lorsqu'une tâche est assignée à quelqu'un d'autre, l'option de rappel n'est plus disponible pour l'assignateur.

État d'avancement

L'état d'avancement indique le progrès réalisé sur une tâche. Il peut être mis à jour par la personne à qui la tâche a été assignée.

Rapport d'état

Un rapport d'état est une notification envoyée à l'assignateur pour l'informer de l'achèvement d'une tâche.

00:00:12

Pour affecter une tâche à quelqu'un d'autre, ouvrez-la puis cliquez sur le bouton "Affecter une tâche" présent dans le ruban.

00:00:19

Le chant "A" apparaît alors dans lequel vous saisissez le ou les noms des personnes qui vont travailler dessus.

00:00:26

Lorsque vous assignez une tâche, vous n'en êtes plus propriétaire, l'option de rappel n'est donc plus disponible puisque vous ne travaillez plus dessus.

00:00:33

Par contre deux nouvelles options sont apparues.

00:00:36

La première option vous permet de conserver une copie à jour de la tâche dans votre liste, ce qui signifie qu'au fur et à mesure que la où les personnes renseigne par exemple l'état d'avancement de la tâche, vous en êtes informé.

00:00:47

La deuxième option vous permettra de recevoir un rapport d’état quand la tâche sera terminée.

00:00:53

Indiquez certains détails qui pourraient leur être nécessaires pour la réalisation de la tâche.

00:00:58

Il ne vous reste plus qu'a cliquer sur "Envoyer".

00:01:01

La tâche apparaît alors dans votre liste mais avec une icône représentant qu'elle a été assigné à quelqu'un d'autre.

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