Outlook - Créer une tâche Tutoriels

Découvrez comment créer et gérer efficacement des tâches dans Outlook grâce à la vidéo "Créer une tâche".
Apprenez à organiser vos activités, définir des dates d'échéance, suivre l'avancement, et même créer des tâches périodiques.
Restez organisé et productif dans votre travail quotidien avec cette fonctionnalité essentielle de Microsoft 365.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à créer et gérer des tâches dans Outlook pour rester organisé et suivre l'accomplissement de ses activités.

Chapitres :

  1. Introduction à la gestion des tâches dans Outlook
    Lorsque vous avez un grand nombre de choses à faire, il est essentiel de pouvoir suivre leur accomplissement. La création de tâches dans Outlook vous permet de rester organisé, et différents outils vous permettent de le faire de manière interactive.
  2. Création d'une tâche
    Pour créer une tâche, il suffit de cliquer sur le bouton 'Nouvelle tâche' présent dans le ruban. Une fenêtre s'ouvre où vous devez entrer le nom de la tâche dans la zone 'Objet'. Il est conseillé de préférer un objet court si vous devez entrer beaucoup d'informations. Ensuite, ajoutez les détails dans le corps de la tâche.
  3. Définition des dates et de l'état de la tâche
    Si une date prévue de début ou de fin existe, définissez les options 'Date de début' ou 'Échéance'. Complétez l'état d'avancement si vous avez déjà commencé à travailler sur cette tâche ou si vous attendez quelqu'un d'autre avant de pouvoir la commencer. Un pourcentage d'achèvement peut également être renseigné.
  4. Priorité et rappels
    Vous pouvez définir la priorité de la tâche ici. Si vous souhaitez recevoir un rappel, activez la case à cocher et définissez la date et l'heure. Dans le corps de texte de la tâche, vous pouvez renseigner les détails supplémentaires. D'autres indicateurs peuvent être ajoutés, comme la catégorie de la tâche ou son importance.
  5. Création de tâches périodiques
    Il est également possible de créer une tâche périodique si elle nécessite d'être effectuée à des dates données ou régénérées avec un délai spécifique entre chaque occurrence. Le bouton 'Périodicité' dans le ruban vous permet de configurer ce type de tâche. Vous devez d'abord définir s'il s'agit d'une tâche quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.
  6. Exemple de tâche hebdomadaire
    Prenons l'exemple d'une tâche hebdomadaire : je dois chaque semaine écrire un compte rendu des activités réalisées. Je choisis donc de l'effectuer en fin de semaine, le vendredi. Cette tâche apparaîtra toutes les 1 semaine, et je coche 'Vendredi'.
  7. Configuration de la plage de périodicité
    En dessous, je peux choisir une plage de périodicité. Mon compte rendu doit être effectué toutes les semaines pour une durée indéterminée, donc je coche 'Pas de date de fin' et je peux valider. La tâche apparaîtra dans ma liste avec une icône différente, indiquant qu'il s'agit d'une tâche périodique. Si je valide cette tâche, elle sera remplacée par une autre avec la date du vendredi suivant.

FAQ :

Comment créer une tâche dans Outlook ?

Pour créer une tâche dans Outlook, cliquez sur le bouton 'Nouvelle tâche' dans le ruban. Remplissez le champ 'Objet' avec le nom de la tâche, ajoutez des détails dans le corps de la tâche, et définissez les dates de début et d'échéance si nécessaire.

Qu'est-ce qu'une tâche périodique dans Outlook ?

Une tâche périodique est une tâche qui se répète à des intervalles réguliers. Vous pouvez la configurer pour qu'elle soit quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle, selon vos besoins.

Comment définir la priorité d'une tâche ?

La priorité d'une tâche peut être définie lors de sa création dans Outlook. Vous pouvez choisir entre haute, moyenne ou basse, en fonction de l'importance de la tâche.

Comment recevoir un rappel pour une tâche ?

Pour recevoir un rappel pour une tâche, activez la case à cocher 'Rappel' lors de la création de la tâche, puis définissez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez être averti.

Comment suivre l'avancement d'une tâche ?

Vous pouvez suivre l'avancement d'une tâche en renseignant le pourcentage d'achèvement dans Outlook. Cela vous permet de visualiser combien de travail a été réalisé.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projet

Dans un environnement de gestion de projet, les chefs de projet peuvent utiliser les tâches dans Outlook pour assigner des responsabilités, suivre l'avancement et s'assurer que les délais sont respectés. Par exemple, un chef de projet peut créer des tâches pour chaque phase d'un projet, définir des échéances et des priorités, et utiliser des rappels pour s'assurer que les membres de l'équipe restent sur la bonne voie.

Planification d'événements

Lors de la planification d'un événement, les organisateurs peuvent créer des tâches pour chaque aspect de l'événement, comme la réservation de la salle, l'envoi des invitations et la coordination avec les fournisseurs. En utilisant des tâches périodiques, ils peuvent également s'assurer que les préparatifs sont effectués à temps, par exemple en programmant des rappels hebdomadaires pour vérifier l'avancement des préparatifs.

Suivi des tâches personnelles

Les utilisateurs peuvent également utiliser les tâches dans Outlook pour gérer leurs tâches personnelles, comme faire les courses ou planifier des rendez-vous. En définissant des priorités et des rappels, ils peuvent mieux organiser leur temps et s'assurer qu'aucune tâche importante n'est oubliée.

Glossaire :

Tâche

Une tâche est une action ou un ensemble d'actions à réaliser dans un certain délai. Dans Outlook, les tâches permettent de suivre et d'organiser le travail à accomplir.

Ruban

Le ruban est une interface graphique dans les applications Microsoft, qui regroupe des outils et des commandes sous forme de boutons et d'onglets.

Date de début

La date de début est le moment où une tâche est censée commencer. Elle peut être définie lors de la création d'une tâche dans Outlook.

Échéance

L'échéance est la date limite à laquelle une tâche doit être terminée. Elle est essentielle pour la gestion du temps et des priorités.

Pourcentage d'achèvement

Le pourcentage d'achèvement indique le degré d'avancement d'une tâche, permettant de visualiser combien de travail a été réalisé.

Priorité

La priorité d'une tâche détermine son importance par rapport à d'autres tâches. Elle peut être définie comme haute, moyenne ou basse.

Rappel

Un rappel est une notification qui avertit l'utilisateur d'une tâche à venir. Dans Outlook, il peut être configuré avec une date et une heure spécifiques.

Tâche périodique

Une tâche périodique est une tâche qui doit être effectuée à intervalles réguliers, comme quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou annuellement.

Plage de périodicité

La plage de périodicité définit la durée pendant laquelle une tâche périodique doit être effectuée, pouvant être limitée ou indéfinie.

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il est important de pouvoir suivre leur accomplissement.
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Alors la création de tâches dans outlook vous permet de rester organisé différents
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outils vont même vous permettre de de le faire de façon interactive.
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Donc j'accède au module de tâche.
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pour créer une tâche,
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c'est très simple.
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Cliquez sur le bouton nouvelle tâche présent dans le ruban.
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Une fenêtre s'ouvre.
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vous tapez le nom de la tâche.
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Si vous devez entrer beaucoup d'informations,
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préférez un objet court.
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Puis ajoutez les détails dans le corps de la tâche.
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S'il existe une date prévue de début ou de fin,
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définissez les options date de début ou échéance.
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compléter l'état d'avancement si par exemple vous avez
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déjà commencé à travailler sur cette tâche ou
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si au contraire vous êtes en attente de
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quelqu'un d'autre avant de pouvoir la commencer.
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un pourcentage d'achèvement peut également être renseigné.
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vous définissez la priorité de la tâche ici.
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Et si vous voulez recevoir un rappel,
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activez la case à cocher,
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puis définissez la date et l'heure.
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dans le corps de texte de la tâche,
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vous pouvez renseigner les détails de celle-ci.
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D'autres indicateurs peuvent être ajoutés à la tâche,
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si elle appartient à une catégorie ou encore
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si elle a une importance haute par exemple.
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Il est possible également de créer une tâche
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périodique s'il s'agit d'une tâche récurrente qui nécessite
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d'être effectuée à des dates données ou régénérée
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avec un délai spécifique entre chaque occurrence.
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donc le bouton périodicité dans le ruban va
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vous permettre de configurer ce type de tâches.
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vous définissiez s'il s'agit d'une tâche quotidienne,
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prenons l'exemple d'une tâche hebdomadaire,
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je dois à chaque semaine écrire un compte rendu des activités réalisées.
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je choisis donc de l'effectuer en fin de semaine,
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les une semaine et je coche vendredi.
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je peux choisir une plage de périodicité.
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Mon compte rendu doit être effectué toutes les semaines,
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et ce pour une durée indéterminée.
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Je coche donc pas de date de fin et je peux valider.
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Donc la tâche apparaît dans ma liste avec une
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Si je valide cette tâche,
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celle-ci sera remplacée par une autre avec la date du vendredi suivant.

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