Outlook - Gérer des rendez-vous périodiques Tutoriels

Découvrez comment gérer efficacement des rendez-vous périodiques dans Microsoft 365. Cette vidéo vous montre comment créer des rendez-vous récurrents dans Outlook, en définissant la fréquence et la durée de chaque occurrence.
Vous apprendrez également comment modifier ou supprimer des rendez-vous individuels ou toute la série.
Optimisez votre productivité en évitant de recréer les mêmes éléments à plusieurs reprises.
Regardez la vidéo "Gérer des rendez-vous périodiques" pour maîtriser cette fonctionnalité essentielle de Microsoft 365.

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Objectifs :

Comprendre comment créer et gérer des rendez-vous périodiques dans Outlook, y compris la définition de la périodicité, la modification et la suppression d'occurrences.

Chapitres :

  1. Introduction aux Rendez-vous Périodiques
    Dans le cadre de la gestion de votre emploi du temps, il est fréquent d'avoir besoin de planifier des rendez-vous ou des réunions récurrents. Outlook offre une fonctionnalité qui permet de créer des rendez-vous périodiques, évitant ainsi la nécessité de recréer manuellement les mêmes éléments plusieurs fois.
  2. Création d'un Nouveau Rendez-vous
    Pour commencer, ouvrez Outlook et créez un nouveau rendez-vous. Vous pouvez également choisir de créer une réunion si plusieurs participants sont impliqués. Remplissez les informations nécessaires : - Objet - Emplacement - Heure de début et de fin - Description (si nécessaire) Cette première étape est similaire à celle d'un rendez-vous unique.
  3. Définir la Périodicité
    Une fois le rendez-vous créé, vous pouvez le rendre périodique. Dans le ruban, recherchez l'outil 'Périodicité'. L'assistant récupérera les informations que vous avez déjà saisies. Vous aurez alors la possibilité de choisir la périodicité, par exemple, en sélectionnant 'Mensuelle' pour que la réunion ait lieu tous les mois. Vous pouvez également définir si le rendez-vous doit être basé sur une date spécifique ou un jour de la semaine, comme 'le dernier vendredi du mois'.
  4. Définir la Durée de la Périodicité
    Ensuite, vous devez définir la durée de la périodicité. Vous pouvez choisir entre deux options : - Pas de date de fin - Fin après un certain nombre d'occurrences - Fin à une date précise Dans cet exemple, nous allons choisir que le rendez-vous prenne fin après 5 occurrences. Cliquez sur 'Ok' pour enregistrer ces paramètres.
  5. Visualisation des Rendez-vous dans le Calendrier
    Après avoir créé le rendez-vous périodique, vous pouvez le voir dans votre calendrier pour les 5 mois à venir, comme vous l'avez spécifié. Cela vous permet de garder une vue d'ensemble de vos engagements futurs.
  6. Modification d'un Rendez-vous Périodique
    Si vous devez modifier un rendez-vous ou une réunion périodique, double-cliquez sur l'occurrence souhaitée. Une fenêtre s'ouvrira, vous demandant si vous souhaitez modifier uniquement ce rendez-vous ou toute la série. En choisissant 'Ce rendez-vous', seules les modifications apportées à cette occurrence seront appliquées. En revanche, en sélectionnant 'Toute la série', toutes les occurrences seront modifiées simultanément.
  7. Suppression d'une Occurrence
    De la même manière, vous pouvez décider de supprimer soit une seule occurrence, soit toute la série de rendez-vous. Cela vous offre une flexibilité dans la gestion de votre emploi du temps.

FAQ :

Comment créer un rendez-vous récurrent dans Outlook?

Pour créer un rendez-vous récurrent dans Outlook, commencez par créer un nouveau rendez-vous, puis utilisez l'outil de périodicité dans le ruban pour définir la fréquence de répétition, comme mensuelle ou hebdomadaire.

Puis-je modifier un seul rendez-vous d'une série récurrente?

Oui, lorsque vous double-cliquez sur un rendez-vous récurrent, vous pouvez choisir de modifier uniquement ce rendez-vous ou de modifier toute la série.

Comment supprimer un rendez-vous récurrent dans Outlook?

Pour supprimer un rendez-vous récurrent, double-cliquez sur l'occurrence que vous souhaitez supprimer et choisissez de supprimer soit cette occurrence, soit toute la série.

Quelles sont les options de périodicité disponibles dans Outlook?

Outlook permet de définir des rendez-vous récurrents selon différentes périodicités, comme quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, ou personnalisée selon des jours spécifiques.

Comment définir une date de fin pour un rendez-vous récurrent?

Lors de la création d'un rendez-vous récurrent, vous pouvez choisir de définir une date de fin après un certain nombre d'occurrences ou à une date spécifique.

Quelques cas d'usages :

Planification de réunions d'équipe mensuelles

Une entreprise peut utiliser la fonctionnalité de rendez-vous récurrents d'Outlook pour planifier des réunions d'équipe mensuelles, garantissant ainsi que tous les membres de l'équipe sont informés et disponibles.

Gestion des rendez-vous médicaux

Les professionnels de la santé peuvent créer des rendez-vous récurrents pour les patients qui nécessitent des visites régulières, comme des contrôles mensuels, ce qui simplifie la gestion de leur emploi du temps.

Suivi des projets

Les chefs de projet peuvent établir des réunions hebdomadaires pour suivre l'avancement des projets, en utilisant la fonction de périodicité pour s'assurer que tous les membres de l'équipe sont présents.

Planification de formations

Les formateurs peuvent planifier des sessions de formation récurrentes pour les employés, en définissant la périodicité et en s'assurant que les participants reçoivent des rappels automatiques.

Événements de réseautage

Les organisateurs d'événements peuvent créer des rendez-vous récurrents pour des événements de réseautage mensuels, facilitant ainsi la coordination et la participation des invités.

Glossaire :

Rendez-vous périodiques

Des rendez-vous qui se répètent à des intervalles réguliers, comme chaque semaine ou chaque mois.

Calendrier Outlook

Un outil de gestion de calendrier intégré dans Microsoft Outlook, permettant de planifier des rendez-vous, des réunions et d'autres événements.

Périodicité

La fréquence à laquelle un événement se produit, par exemple, quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement.

Occurrences

Les instances individuelles d'un événement récurrent, par exemple, chaque fois qu'un rendez-vous mensuel a lieu.

Modification d'un rendez-vous

Le processus de changement des détails d'un rendez-vous, qui peut s'appliquer à un seul rendez-vous ou à l'ensemble d'une série.

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à date fixe de manière répétitive pendant plusieurs semaines ou plusieurs mois,
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vous avez la possibilité de créer des rendez-vous périodiques ou récurrents.
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Le calendrier outlook vous permet de définir
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précisément ces rendez-vous ou réunions de manière à
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ce que vous ne soyez pas obligé de
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recréer toujours les mêmes éléments plusieurs fois.
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Tout d'abord donc je vais créer un nouveau rendez-vous.
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Je peux aussi créer une réunion si plusieurs personnes y participent.
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je renseigne l'objet
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un emplacement.
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1 heure de début et de fin et si nécessaire,
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une description.
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Donc la première étape est classique comme pour un rendez-vous unique maintenant,
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je souhaite que ce rendez-vous soit périodique.
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Donc vous retrouvez l'outil périodicité dans le ruban.
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l'assistant reprend alors les informations que j'ai déjà renseignées.
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Ici,
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je choisis la périodicité donc par exemple,
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je souhaite que cette réunion ait lieu tous les mois,
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je coche donc mensuel.
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On me propose alors deux possibilités,
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soit de définir le rendez-vous par rapport à la date.
00:01:09
soit par rapport à un jour de la semaine.
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Je souhaite qu'il ait lieu tous les derniers vendredis du mois.
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Ensuite,
00:01:17
je définis une plage de périodicité.
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Soit ce rendez-vous n'aura pas de date de fin.
00:01:23
Soit,
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il n'aura plus lieu au bout de temps d'occurrence.
00:01:27
Soit il prendra fin à la date que je lui indique.
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Ici,
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je vais choisir qu'ils prennent fin au bout de cinq occurrences.
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Je clique sur OK.
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Dans mon calendrier,
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je peux voir maintenant que mon nouveau rendez-vous a été créé.
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et ce sur cinq mois,
00:01:46
comme je lui ai demandé.
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Enfin donc si vous souhaitez modifier un rendez-vous ou une réunion périodique,
00:01:57
double cliquer pour l'ouvrir.
00:01:59
Et là,
00:02:00
une fenêtre s'ouvre et vous demande si vous souhaitez modifier seulement ce
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rendez-vous en particulier ou si les modifications s'appliquent à toute la série.
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Donc en choisissant ce rendez-vous,
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les autres occurrences de la série ne seront pas affectées.
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En revanche,
00:02:14
si vous choisissez toute la série,
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toutes les occurrences seront modifiées.
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Donc si je change un détail comme l'heure par exemple,
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et bien les cinq occurrences changeront euh en même temps.
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Vous pouvez également de la même manière décider de
00:02:26
supprimer seulement une occurrence ou alors toute la série.

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