Bookings - Rendez-vous virtuels Tutoriels

Découvrez comment gérer vos rendez-vous virtuels dans Microsoft Teams grâce à cette présentation en ligne.
Cette nouvelle fonctionnalité vous permet de gérer votre page de réservation directement depuis Teams, avec des fonctionnalités avancées telles que des notifications par SMS, une salle d'attente virtuelle personnalisée et des rapports d'analyse des réservations.
Obtenez des conseils pratiques pour ajouter un calendrier existant ou en créer un nouveau, gérer les réservations et passer d'un calendrier de réservation à un autre.
Améliorez votre organisation et gérez facilement les rendez-vous de vos clients grâce à Microsoft 365.

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Objectifs :

Comprendre comment utiliser la fonctionnalité de Rendez-vous virtuels dans Teams pour gérer efficacement les réservations et les rendez-vous.

Chapitres :

  1. Introduction à la fonctionnalité Rendez-vous virtuels
    La fonctionnalité Rendez-vous virtuels dans Teams permet aux utilisateurs de gérer leur page de réservation directement depuis l'application. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les entreprises qui souhaitent organiser des rendez-vous avec des clients ou des participants externes.
  2. Accéder à Rendez-vous virtuels
    Pour commencer, ouvrez Teams et cliquez sur les trois points dans le volet de gauche. Recherchez 'Rendez-vous virtuels' dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche. Notez que les informations disponibles dépendent de la licence que vous possédez.
  3. Fonctionnalités avancées avec la version premium
    Avec la version premium de Teams, vous avez accès à des fonctionnalités avancées telles que :
  4. Gestion de votre page de réservation
    Vous pouvez ajouter un calendrier existant ou en créer un nouveau. Pour ouvrir un calendrier existant, indiquez le nom de votre page de réservation et cliquez sur OK. Sur votre tableau de bord, vous aurez un aperçu rapide de votre page de réservation et des membres affectés.
  5. Conclusion
    La fonctionnalité Rendez-vous virtuels dans Teams facilite la gestion des rendez-vous clients, l'intégration des planifications, l'analyse des données et les options de gestion, le tout directement depuis l'application. Cela permet aux utilisateurs d'optimiser leur temps et d'améliorer l'expérience des participants.

FAQ :

Qu'est-ce que la fonctionnalité Rendez-vous virtuels dans Teams?

La fonctionnalité Rendez-vous virtuels permet de gérer des réservations et des rendez-vous directement depuis Teams, offrant des outils comme des notifications par SMS et une salle d'attente virtuelle.

Quels types de notifications puis-je envoyer avec Rendez-vous virtuels?

Vous pouvez envoyer des notifications par SMS pour rappeler et confirmer des rendez-vous aux participants externes sur leur appareil mobile.

Comment puis-je créer un calendrier pour mes réservations?

Vous pouvez créer un nouveau calendrier ou utiliser un calendrier existant en indiquant le nom de votre page de réservation dans l'interface de Teams.

Quels rapports d'analyses sont disponibles avec Rendez-vous virtuels?

Les rapports d'analyses fournissent des informations sur la durée moyenne des rendez-vous et le temps d'attente moyen des participants.

Puis-je gérer plusieurs calendriers dans Teams?

Oui, vous pouvez passer d'un calendrier Bookings à un autre, en sélectionnant un calendrier déjà associé ou en en créant un nouveau.

Comment la salle d'attente virtuelle fonctionne-t-elle?

La salle d'attente virtuelle permet de communiquer avec les participants avant le début des rendez-vous, offrant un espace d'attente en ligne.

Quelques cas d'usages :

Gestion des rendez-vous clients

Les entreprises peuvent utiliser la fonctionnalité Rendez-vous virtuels pour organiser des rendez-vous avec des clients, en envoyant des rappels par SMS et en utilisant une salle d'attente virtuelle pour améliorer l'expérience client.

Planification d'événements

Les équipes de marketing peuvent gérer des événements en ligne en utilisant les outils de planification et d'analyse de Teams, permettant une meilleure organisation et un suivi des participants.

Suivi des performances des rendez-vous

Les responsables peuvent analyser les rapports d'analyses pour évaluer la durée des rendez-vous et le temps d'attente, ce qui peut aider à optimiser les processus de réservation.

Collaboration inter-équipes

Les équipes de différents départements peuvent utiliser Rendez-vous virtuels pour coordonner des réunions, en gérant les disponibilités et en assurant une communication fluide grâce à la salle d'attente virtuelle.

Intégration avec d'autres outils

Les entreprises peuvent intégrer Rendez-vous virtuels avec d'autres outils de gestion de projet pour centraliser la planification et améliorer l'efficacité des équipes.

Glossaire :

Rendez-vous virtuels

Fonctionnalité de Teams permettant de gérer des réservations et des rendez-vous en ligne.

Teams

Application de collaboration de Microsoft qui permet la communication et la gestion de projets en équipe.

Licences

Accords qui déterminent les fonctionnalités accessibles dans une application, comme Teams.

Notifications par SMS

Messages envoyés par texto pour rappeler ou confirmer des rendez-vous aux participants.

Salle d'attente virtuelle

Espace en ligne où les participants peuvent attendre avant le début d'un rendez-vous.

File d'attente de rendez-vous

Système qui organise les rendez-vous planifiés et à la demande.

Rapports d'analyses

Documents qui fournissent des statistiques sur les réservations, comme la durée moyenne des rendez-vous.

Calendrier

Outil utilisé pour planifier et organiser des événements ou des rendez-vous.

Tableau de bord

Interface qui offre un aperçu des informations clés et des statistiques d'une application.

Planification des réservations

Processus d'organisation des rendez-vous et de gestion des disponibilités.

Calendrier Bookings

Outil de Microsoft permettant de gérer les réservations et les rendez-vous.

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Rendez-vous virtuels vous permet de
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externes sur leur appareil mobile,
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personnalisée où vous pourrez communiquer
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avec les participants dans la salle
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d'attente avant les rendez-vous,
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une file d'attente de rendez-vous
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planifiés et à la demande,
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mais également des rapports
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d'analyses des réservations,
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en indiquant par exemple la durée
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moyenne des rendez-vous et le temps
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d'attente moyen des participants.
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Vous pouvez ici ajouter un calendrier
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déjà existant ou en créer un nouveau.
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Ouvrez un calendrier déjà existant
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réservation et cliquez sur OK.
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Vous retrouvez sur votre tableau
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de bord un rapide aperçu de votre
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page de réservation et des membres affectés,
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mais également la partie gestion
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de votre page de réservation.
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Planification des réservations vous
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affiche le calendrier et la visibilité
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sur tous les membres de l'entreprise.
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Vous pouvez gérer les réservations,
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mais vous avez également la
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possibilité de passer d'un calendrier
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Bookings à un autre en cliquant ici.
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Vous pouvez sélectionner un
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calendrier déjà associé, en créer un
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nouveau ou en associer un existant.
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Rendez-vous virtuels vous permet donc de
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gérer facilement les rendez-vous des clients,
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d'intégrer des planifications,
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des analyses et des options de gestion,
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le tout directement depuis Teams.

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