Outlook - Le module tâche Tutoriels

Découvrez le module de tâches intégré dans Outlook pour une meilleure organisation professionnelle dans la solution Microsoft 365. Ce module vous permet de combiner plusieurs listes de tâches, d'ajouter des rappels et de suivre vos progrès.
Apprenez comment accéder aux tâches, personnaliser les affichages, marquer les tâches comme terminées et gérer les tâches déléguées.
Améliorez votre productivité avec le module de tâches d'Outlook.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de présenter le module de tâches intégré dans Outlook, qui permet de gérer efficacement ses listes de tâches en combinant plusieurs listes, en ajoutant des rappels et en facilitant le suivi des tâches.

Chapitres :

  1. Introduction au module de tâches d'Outlook
    De nombreuses personnes utilisent des méthodes variées pour gérer leurs listes de tâches, que ce soit sur papier, dans OneNote ou dans une feuille de calcul. Le module de tâches intégré dans Outlook offre une solution centralisée pour combiner et améliorer ces listes avec des rappels et des suivis.
  2. Accès et structure du module de tâches
    Pour accéder à vos tâches, cliquez sur l'icône située dans le volet de navigation en bas à gauche. Ce module se compose d'un volet de dossiers, d'une liste de tâches et d'un volet de lecture, si celui-ci est activé. Vous verrez deux dossiers sous 'Mes tâches'. La liste des tâches affiche à la fois les tâches créées dans le module et celles créées à partir d'un e-mail avec un indicateur de suivi.
  3. Personnalisation de l'affichage des tâches
    L'onglet 'Accueil' propose des commandes relatives aux tâches. Vous pouvez choisir un affichage différent, par exemple un affichage détaillé qui vous permet de trier les tâches par échéance. Cela vous aide à visualiser les tâches les plus urgentes à terminer. Les affichages peuvent également être personnalisés en cliquant sur 'Paramètres d'affichage' dans l'onglet 'Affichage'.
  4. Gestion des tâches
    En cliquant sur une tâche, celle-ci s'affiche dans le volet de lecture à droite. Si le volet de lecture est désactivé, vous pouvez double-cliquer sur la tâche pour l'ouvrir dans une nouvelle fenêtre. Vous avez la possibilité de modifier la tâche et de renseigner son état d'avancement. Une fois une tâche accomplie, vous pouvez la marquer comme terminée, soit via un bouton dans le ruban, soit en effectuant un clic droit sur la tâche.
  5. Affichage des tâches actives et terminées
    En cliquant sur la flèche à côté du groupe 'Affichage actuel', vous pouvez découvrir d'autres options d'affichage. Vous pouvez choisir d'afficher uniquement les tâches actives, celles qui sont terminées, ou encore les tâches à faire pour aujourd'hui ou pour les 7 prochains jours. Les tâches en retard peuvent également être affichées, bien qu'il soit préférable que cette liste soit vide.
  6. Fonctionnalités supplémentaires
    Les tâches assignées à d'autres personnes et les tâches du serveur (si vous avez un compte Office 365 ou Exchange) peuvent également être visualisées. Pour une meilleure visibilité sur vos tâches, vous pouvez ancrer un aperçu à droite de vos messages. La fonction de recherche est également disponible, avec un onglet contextuel proposant divers outils pour affiner vos recherches.
  7. Conclusion
    La gestion et le suivi des tâches sont essentiels pour une bonne organisation. Le module de tâches intégré dans Outlook vous aide à mieux gérer vos responsabilités et à rester organisé dans votre travail quotidien.

FAQ :

Comment puis-je accéder au module de tâches dans Outlook?

Vous pouvez accéder au module de tâches en cliquant sur l'icône correspondante dans le volet de navigation en bas à gauche d'Outlook.

Quelles sont les différences entre les tâches créées dans le module de tâches et celles créées à partir d'un e-mail?

Les tâches créées dans le module de tâches sont uniquement celles que vous avez ajoutées manuellement, tandis que celles créées à partir d'un e-mail incluent celles auxquelles un indicateur de suivi a été assigné.

Comment puis-je personnaliser l'affichage de mes tâches?

Vous pouvez personnaliser l'affichage en allant dans l'onglet 'Affichage' et en sélectionnant 'Paramètres d'affichage', où vous pouvez choisir les colonnes à afficher.

Que se passe-t-il lorsque je marque une tâche comme terminée?

Lorsque vous marquez une tâche comme terminée, elle disparaît de votre liste de tâches actives, mais reste accessible dans les tâches terminées.

Comment puis-je voir uniquement mes tâches en retard?

Vous pouvez filtrer vos tâches pour n'afficher que celles qui sont en retard en utilisant le menu déroulant à côté du groupe 'Affichage actuel'.

Puis-je ancrer un aperçu de mes tâches dans ma boîte de réception?

Oui, vous pouvez ancrer un aperçu de vos tâches à droite de vos messages pour une meilleure visibilité.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projet

Dans un environnement de gestion de projet, le module de tâches d'Outlook peut être utilisé pour suivre les tâches assignées à chaque membre de l'équipe, permettant une meilleure coordination et un suivi des délais.

Planification d'événements

Lors de la planification d'un événement, les utilisateurs peuvent créer une liste de tâches dans Outlook pour s'assurer que toutes les étapes nécessaires sont complétées à temps, en utilisant des rappels pour les échéances importantes.

Suivi des ventes

Les équipes de vente peuvent utiliser le module de tâches pour suivre les actions à entreprendre pour chaque client, en assignant des tâches spécifiques et en marquant celles qui sont terminées pour une meilleure gestion du temps.

Gestion des tâches personnelles

Les utilisateurs peuvent gérer leurs tâches personnelles en utilisant le module de tâches d'Outlook pour créer des listes de choses à faire, en définissant des priorités et en suivant l'avancement de chaque tâche.

Collaboration d'équipe

Dans un cadre collaboratif, les utilisateurs peuvent assigner des tâches à d'autres membres de l'équipe, permettant une gestion efficace des responsabilités et un suivi des tâches déléguées.

Glossaire :

OneNote

Une application de prise de notes qui permet aux utilisateurs de créer, organiser et partager des notes sous forme de texte, d'images et de fichiers.

Outlook

Un client de messagerie et un gestionnaire d'informations personnelles développé par Microsoft, qui inclut des fonctionnalités de gestion des tâches, de calendrier et de contacts.

Module de tâches

Une fonctionnalité intégrée dans Outlook qui permet aux utilisateurs de créer, gérer et suivre leurs tâches et listes de choses à faire.

Volet de navigation

Une section de l'interface utilisateur d'Outlook qui permet aux utilisateurs de naviguer entre les différentes fonctionnalités, comme les e-mails, le calendrier et les tâches.

Indicateur de suivi

Un outil dans Outlook qui permet aux utilisateurs d'assigner une tâche ou un rappel à un e-mail pour un suivi ultérieur.

Affichage détaillé

Un mode d'affichage dans le module de tâches qui présente les tâches avec plusieurs colonnes, permettant des tris et une meilleure visibilité.

Volet de lecture

Une section d'Outlook où les utilisateurs peuvent voir le contenu d'un e-mail ou d'une tâche sélectionnée sans l'ouvrir dans une nouvelle fenêtre.

Marquer comme terminé

Une action qui permet aux utilisateurs de signaler qu'une tâche a été accomplie, entraînant sa disparition de la liste des tâches actives.

Tâches assignées

Des tâches qui ont été déléguées à d'autres personnes, permettant une gestion collaborative des tâches.

Office 365

Un service d'abonnement de Microsoft qui inclut des applications de productivité comme Word, Excel, PowerPoint et Outlook, ainsi que des services cloud.

Exchange

Un serveur de messagerie développé par Microsoft qui permet la gestion des e-mails, des calendriers et des contacts, souvent utilisé dans les environnements d'entreprise.

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papier dans un one note ou dans une feuille de calcul.
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Le module de tâche intégré dans Outlook vous permet de combiner plusieurs
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listes et même de les améliorer avec des rappels et des suivis.
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vous accédez à vos tâches en cliquant sur l'icône présente
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dans le volet de navigation en bas à gauche.
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Ce module se compose lui aussi d'un volet de dossier de la liste des tâches.
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et d'un volet de lecture si celui-ci est activé.
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Tout d'abord,
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on aperçoit deux dossiers sous la partie mes tâches.
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La différence c'est que la liste des tâches affiche
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à la fois les tâches créées depuis le module,
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mais également les tâches créées à partir d'un mail
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sur lequel on a assigné un indicateur de suivi.
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alors que les tâches affichent simplement celles créées dans le module.
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dans les deux cas,
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l'affichage peut être modifié indépendamment.
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Vous remarquerez que l'onglet accueil a changé pour
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vous proposer les commandes relatives aux tâches.
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Et c'est dans cet onglet que l'on peut choisir un affichage différent.
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Par exemple si je souhaite avoir un affichage détaillé pour la liste des tâches.
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Prenons d'ailleurs cet affichage qui vous propose plusieurs colonnes,
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vous permettant d'effectuer des tris en cliquant sur les différents en tête.
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par exemple pour trier par échéance afin d'avoir une
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visibilité sur les tâches les plus urgentes à terminer.
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Ces affichages peuvent également être personnalisés.
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Dans l'onglet affichage,
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cliquez sur paramètre d'affichage.
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Dans cette fenêtre,
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vous pouvez par exemple définir les colonnes qui seront affichées.
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par exemple,
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ici,
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je peux supprimer une colonne dont je n'ai pas besoin.
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ou en ajouter une qui n'était pas affichée auparavant.
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Repassons en affichage par liste des tâches qui est celui utilisé par défaut.
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En cliquant sur une tache,
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celle-ci s'affiche dans le volet de lecture à droite.
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Si le volet de lecture est défini sur inactif,
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vous pouvez double cliquer sur la tâche pour l'ouvrir dans une nouvelle fenêtre.
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en ouvrant une tâche,
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vous avez la possibilité de la modifier et de renseigner l'état d'avancement.
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lorsqu'une tâche est accomplie,
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je peux la marquer comme terminée.
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Un bouton est présent dans le ruban pour effectuer cette action.
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mais également en effectuant un cli droit sur la tâche.
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Ainsi,
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la tâche disparaît de la liste.
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En cliquant sur la petite flèche en regard du groupe affichage actuel,
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je découvre davantage d'affichages disponibles.
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je peux décider de n'afficher que des tâches actives,
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celles qui sont terminées.
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les tâches terminées ne sont donc pas complètement supprimées.
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Je peux choisir de n'afficher que les tâches à
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faire pour aujourd'hui ou celles des sept prochains jours.
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les tâches en retard.
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Évidemment,
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il est préférable que cette liste soit vide.
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les tâches assignées sont les tâches déléguées à d'autres personnes.
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et enfin les tâches du serveur à condition d'avoir un compte office 365 ou exchange.
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Si vous souhaitez avoir plus de visibilité sur vos
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tâches lorsque vous n'êtes pas dans ce module,
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vous pouvez ancrer un aperçu à droite de vos messages par exemple.
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la recherche est également présente.
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Un onglet contextuel vous proposera divers outils pour l'affiner.
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la gestion et le suivi des tâches est essentielle.
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Le module de tâches intégré dansant au
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cloud vous aidera pour une meilleure organisation.

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