ChatGPT-4 - Extraire les données de factures et générer un tableau de suivi avec ChatGPT Vidéo

Découvrez comment automatiser le suivi de vos factures avec notre vidéo "extraire les données de factures et générer un tableau de suivi" ! Grâce à ChatGPT-4, importez vos factures, extrayez les informations essentielles, et obtenez un tableau Excel optimisé en quelques clics. Ne manquez pas cette opportunité d'économiser du temps et d'améliorer votre gestion financière !

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment utiliser un tableau Excel structuré pour gérer efficacement les factures liées aux achats de matériel, en intégrant l'assistance de ChatGPT pour automatiser le processus d'analyse et de suivi.

Chapitres :

Introduction
Dans cette vidéo, nous allons explorer comment un assistant virtuel, comme ChatGPT, peut faciliter la gestion des factures d'achats de matériel pour une entreprise. Nous allons voir comment créer un tableau Excel structuré pour organiser, analyser et suivre ces factures de manière efficace.
Création d'un tableau Excel
Pour simplifier le suivi des factures, il est essentiel de créer un tableau Excel bien structuré. Ce tableau doit inclure des champs essentiels pour assurer un suivi clair et exploitable. Voici les étapes à suivre : - Identifier les champs nécessaires à inclure dans le tableau. - Demander à ChatGPT de proposer une structure optimisée. - Utiliser cette structure comme base de travail.
Analyse des factures
Une fois le tableau créé, il est temps d'analyser les factures. Pour cela, vous pouvez fournir à ChatGPT un ensemble de factures au format PDF provenant de différents fournisseurs. ChatGPT va : - Identifier les informations clés dans chaque facture. - Organiser ces informations dans une structure claire correspondant au tableau défini précédemment. - Extraire et classer toutes les données pour une utilisation directe dans Excel.
Génération du fichier Excel
Après l'analyse, ChatGPT peut générer automatiquement un fichier Excel contenant toutes les données extraites. En quelques secondes, vous obtiendrez un fichier prêt à l'emploi, structuré et optimisé pour le suivi des factures. Voici ce que vous pouvez faire ensuite : - Télécharger le fichier et l'ouvrir dans Excel. - Vérifier que toutes les données sont bien organisées.
Analyse des dépenses
Avec le tableau opérationnel, vous pouvez aller plus loin en demandant à ChatGPT d'analyser vos dépenses par fournisseur et par année. ChatGPT générera un tableau statistique qui vous permettra de visualiser vos dépenses et d'identifier les fournisseurs les plus sollicités.
Mise à jour du fichier Excel
Pour intégrer ces nouvelles données dans votre fichier Excel, demandez à ChatGPT d'ajouter un tableau croisé dynamique. Cela vous permettra d'avoir une vision synthétique et interactive de vos dépenses. Les mises à jour incluront : - Une feuille de suivi des factures. - Un récapitulatif des dépenses par fournisseur et par année. - Un tableau croisé dynamique pour une analyse approfondie.
Conclusion
En utilisant ChatGPT, vous pouvez automatiser une grande partie du suivi de vos factures, ce qui vous fait gagner un temps précieux. Bien que ChatGPT ne soit pas intégré directement à Excel, il s'avère être un excellent assistant pour organiser et analyser efficacement vos données comptables.

FAQ :

Comment puis-je utiliser un assistant pour gérer mes factures?

Vous pouvez utiliser un assistant pour automatiser le suivi de vos factures en lui fournissant des documents au format PDF. L'assistant peut extraire les informations clés et les organiser dans un tableau Excel.

Quels sont les avantages d'utiliser Excel pour le suivi des factures?

Excel permet d'organiser les données de manière structurée, d'effectuer des analyses et de générer des rapports, ce qui facilite le suivi des dépenses et l'identification des fournisseurs.

Quelles informations devrais-je inclure dans mon tableau Excel pour le suivi des factures?

Les champs essentiels à inclure peuvent comprendre le numéro de facture, la date, le montant, le fournisseur, et le statut de paiement.

Comment créer un tableau croisé dynamique dans Excel?

Pour créer un tableau croisé dynamique, sélectionnez vos données, allez dans l'onglet 'Insertion' et choisissez 'Tableau croisé dynamique'. Suivez les instructions pour configurer votre tableau.

Est-il possible d'automatiser l'analyse des dépenses par fournisseur?

Oui, en utilisant un assistant comme ChatGPT, vous pouvez demander une analyse des dépenses par fournisseur et par année, et intégrer ces données directement dans votre fichier Excel.

Quelques cas d'usages :

Gestion des factures d'achat

Un assistant peut être utilisé pour traiter et suivre les factures d'achat de matériel, en extrayant les informations nécessaires à partir de fichiers PDF et en les organisant dans un tableau Excel.

Analyse des dépenses par fournisseur

Les entreprises peuvent utiliser un assistant pour analyser leurs dépenses par fournisseur et par année, ce qui leur permet d'identifier les fournisseurs les plus sollicités et d'optimiser leurs achats.

Création de rapports financiers

En intégrant des tableaux croisés dynamiques dans Excel, les utilisateurs peuvent générer des rapports financiers interactifs qui synthétisent les données de dépenses et facilitent la prise de décision.

Automatisation du suivi des dépenses

L'utilisation d'un assistant pour automatiser le suivi des dépenses permet de gagner du temps et d'améliorer l'efficacité, en réduisant le besoin d'interventions manuelles dans la gestion des factures.

Glossaire :

Assistant

Un logiciel ou un programme conçu pour aider les utilisateurs dans des tâches spécifiques, comme l'organisation ou l'analyse de données.

Facture

Un document commercial qui détaille les produits ou services fournis et le montant dû par le client.

Tableau Excel

Un fichier créé avec Microsoft Excel, utilisé pour organiser, analyser et stocker des données sous forme de tableaux.

Champs essentiels

Les colonnes ou catégories d'informations nécessaires pour structurer un tableau de manière efficace.

Analyse de données

Le processus d'examen, de nettoyage et d'interprétation des données pour en extraire des informations utiles.

Fichier PDF

Un format de fichier utilisé pour présenter des documents de manière indépendante du logiciel, du matériel ou du système d'exploitation.

Tableau croisé dynamique

Un outil d'Excel qui permet de résumer et d'analyser des données de manière interactive.

00:00:01

Je suis chargé de traiter et d'assurer le suivi des

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factures liées aux achats de matériel pour mon entreprise.

00:00:08

Pour simplifier cette tâche,

00:00:10

je souhaite créer un tableau Excel structuré qui me permettra d'organiser,

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analyser et suivre efficacement ces factures.

00:00:19

Chad Gpt Peut-il Me faire gagner du temps dans cette tâche,

00:00:23

voyons cela

00:00:24

dans une nouvelle conversation avec chaque gpt.

00:00:27

J'exprime mon besoin en demandant quels sont les

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champs essentiels à inclure dans mon tableau Excel.

00:00:32

Pour assurer un suivi clair et exploitable,

00:00:35

Ch. Gpt me propose une structure optimisée

00:00:38

avec toutes les informations nécessaires pour suivre mes factures efficacement.

00:00:43

Ce résultat me semble pertinent et me permet d'avoir une base de

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travail prête à l'emploi sans que j'aie à réfléchir aux détails techniques.

00:00:51

Je vais maintenant fournir à T gpt

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un ensemble de factures au format PDF

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issue de fournisseurs différents, afin qu'il analyse,

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identifie et extrait les informations nécessaires pour compléter mon tableau.

00:01:05

Je joins quatre fichiers PDF en une seule fois

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et laisse Chad Gpt travailler pour moi.

00:01:11

Tat Gpt me répond en identifiant dans chaque facture les informations clés et

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les organise dans une structure claire

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qui correspond au tableau défini précédemment.

00:01:21

Toutes les données sont bien extraites et classées,

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ce qui me permet d'avoir une base propre à exploiter directement dans Excel.

00:01:29

Une fois l'analyse terminée,

00:01:31

chaque gpt me propose de générer automatiquement

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un fichier Excel contenant ces données.

00:01:37

En quelques secondes,

00:01:38

je récupère un fichier prêt à l'emploi structuré

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et optimisé pour le suivi des factures.

00:01:44

Je télécharge le fichier et l'ouvre directement dans Excel.

00:01:47

Tout est bien organisé,

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ce qui me permet d'intégrer ces données dans

00:01:49

mon classeur et d'affiner leur mise en forme.

00:01:52

Maintenant que mon tableau est opérationnel,

00:01:54

je vais plus loin en demandant à chaque gpt

00:01:57

d'analyser mes dépenses par fournisseur et par année.

00:02:03

Chaque gpt génère immédiatement un tableau statistique qui me permet de

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visualiser mes dépenses et d'identifier les fournisseurs les plus sollicités.

00:02:12

Pour aller encore plus loin,

00:02:14

je lui demande d'intégrer ces nouvelles données dans mon

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fichier Excel et d'y ajouter un tableau croisé dynamique.

00:02:20

Chad Gpt met à jour mon fichier en ajoutant

00:02:23

une feuille de suivi des factures,

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un récapitulatif des dépenses par fournisseur et par année,

00:02:30

un tableau croisé dynamique qui me permet d'avoir

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une vision synthétique et interactive de mes dépenses.

00:02:36

Je dispose maintenant d'un outil de suivi automatisé et efficace

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en seulement quelques interactions. Ch.

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Gpt m'a permis d'automatiser une grande partie du suivi de mes factures,

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me faisant ainsi gagner un temps précieux.

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Bien qu'il ne soit pas intégré directement à Excel,

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il se révèle être un excellent assistant pour

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organiser et analyser efficacement mes données comptables.

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