Copilot (licence) - Initier un tableau de suivi budgétaire de projet avec Copilot Vidéo

Découvrez comment initier un tableau de suivi budgétaire de projet avec Copilot ! Dans ce tutoriel incontournable, apprenez à allouer efficacement votre budget et à générer des tableaux Excel personnalisés, tout en simplifiant la gestion de vos dépenses. Ne manquez pas ces astuces pratiques pour un suivi optimal !

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment allouer un budget efficacement dans un projet en utilisant Microsoft Planner et Copilot pour générer un tableau de suivi budgétaire.

Chapitres :

Introduction à l'allocation budgétaire
Allouer un budget est une composante clé dans la conduite d'un projet. Cela nécessite la création d'un tableau de bord dédié pour suivre les dépenses, ce qui peut s'avérer compliqué. Microsoft Planner, en l'état, n'inclut pas la gestion budgétaire, ce qui soulève la question de comment initier un tableau structuré rapidement.
Création d'un tableau de suivi
Dans ce tutoriel, nous allons aborder la création d'un tableau de suivi budgétaire à partir de Microsoft Planner. En cliquant sur le titre de mon plan, je peux générer un export Excel qui résume l'avancement de mon projet. Ce fichier, bien que brut, peut être amélioré en appliquant une mise en forme de tableau pour faciliter la lecture des éléments tels que les tâches, la chronologie, la priorité et la consommation horaire.
Élaboration de la distribution du budget
À partir de ce fichier, je vais d'abord élaborer la distribution de mon budget en rapport avec les actions de mon plan. Ensuite, je vais générer automatiquement un tableau Excel de suivi. La formulation de la demande est cruciale pour obtenir un résultat conforme à mes attentes. J'utiliserai Copilot Chat pour élaborer mon budget en rédigeant un prompt précis qui indique mon besoin de générer un tableau de suivi respectant mon budget global.
Utilisation de Copilot pour la gestion budgétaire
En confiant à Copilot la distribution des montants aux étapes clés et en tenant compte de l'état d'avancement des tâches, je peux obtenir une répartition efficace. Bien que cette partie soit plus complexe dans un projet réel, l'objectif ici est d'illustrer les possibilités de Copilot. Je souhaite également intégrer la classification des tâches par thématique dans mon tableau.
Finalisation et exportation du tableau
Avant de valider, je joins le fichier Excel exporté de Planner pour contextualiser ma demande. Copilot me propose un résultat conforme à mes attentes, et je peux compléter le tableau en ajoutant une colonne de notes. Une fois satisfait, je demande à Copilot de générer un fichier Excel. L'éditeur modifié dans Page me permet d'apporter des modifications et de solliciter un export des données.
Analyse et suivi budgétaire
Le fichier généré s'ouvre en mode web, et j'exploite le volet Copilot d'Excel pour générer des actions comme le montant restant en fonction du budget alloué. Je peux également proposer une synthèse visuelle des montants consommés par thématique, accompagnée d'un graphique dynamique. Si ma demande est plus complexe, Copilot peut indiquer qu'il manque des informations pour générer certaines actions. Cependant, je peux modifier le tableau au fil du temps dans Excel ou revenir à ma conversation dans Copilot.
Conclusion
En conclusion, j'ai maintenant une base de travail intéressante pour assurer mon suivi budgétaire de manière simple et efficace. L'utilisation de Microsoft Planner et de Copilot facilite la gestion budgétaire et permet d'optimiser le suivi des projets.

FAQ :

Comment allouer un budget pour un projet ?

Pour allouer un budget pour un projet, il est essentiel de définir les dépenses prévues, de créer un tableau de bord pour suivre les coûts et d'utiliser des outils comme Microsoft Planner pour organiser les tâches et les ressources.

Qu'est-ce que Microsoft Planner et comment l'utiliser ?

Microsoft Planner est un outil de gestion de projet qui permet de créer des plans, d'assigner des tâches et de suivre l'avancement. Pour l'utiliser, il suffit de créer un plan, d'ajouter des tâches et de collaborer avec votre équipe.

Comment générer un tableau de suivi de budget dans Excel ?

Pour générer un tableau de suivi de budget dans Excel, vous pouvez exporter les données de votre projet depuis Microsoft Planner, puis utiliser des fonctionnalités comme les tableaux et les graphiques pour visualiser vos dépenses et votre budget.

Qu'est-ce que Copilot et comment peut-il m'aider dans la gestion de projet ?

Copilot est une fonctionnalité d'intelligence artificielle qui vous aide à créer des documents et à gérer des projets. Il peut générer des tableaux de suivi, proposer des suggestions et faciliter l'analyse des données.

Comment suivre les dépenses d'un projet efficacement ?

Pour suivre les dépenses d'un projet efficacement, il est recommandé d'utiliser un tableau de bord, d'allouer un budget clair pour chaque action et d'utiliser des outils comme Excel pour visualiser et analyser les données.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projet dans une entreprise

Dans une entreprise, un chef de projet peut utiliser Microsoft Planner pour allouer un budget à différentes tâches, suivre les dépenses et générer des rapports Excel pour présenter l'avancement du projet aux parties prenantes.

Suivi budgétaire pour un événement

Lors de l'organisation d'un événement, un coordinateur peut créer un tableau de suivi de budget dans Excel, en utilisant les données exportées de Microsoft Planner pour s'assurer que les dépenses restent dans les limites du budget alloué.

Analyse des coûts d'un projet de développement

Un analyste peut utiliser les fonctionnalités de Copilot pour générer des synthèses visuelles des coûts d'un projet de développement, facilitant ainsi la prise de décision sur les ajustements budgétaires nécessaires.

Planification d'un projet marketing

Un responsable marketing peut allouer un budget à différentes campagnes publicitaires, suivre les dépenses à l'aide d'un tableau de bord et utiliser des graphiques croisés dynamiques pour analyser l'efficacité des dépenses.

Optimisation des ressources dans un projet

Un gestionnaire de projet peut utiliser Microsoft Planner pour optimiser l'allocation des ressources en fonction des tâches et des budgets, tout en s'assurant que les dépenses sont suivies et analysées régulièrement.

Glossaire :

Budget

Un budget est un plan financier qui détaille les revenus et les dépenses prévues pour un projet ou une période donnée.

Tableau de bord

Un tableau de bord est un outil de gestion qui permet de visualiser et de suivre les indicateurs clés de performance d'un projet.

Microsoft Planner

Microsoft Planner est un outil de gestion de projet qui permet de créer des plans, d'organiser des tâches et de collaborer avec des équipes.

Copilot

Copilot est une fonctionnalité d'intelligence artificielle intégrée dans certains outils Microsoft, permettant d'assister les utilisateurs dans la création et la gestion de documents.

Export Excel

L'export Excel est le processus de sauvegarde de données d'un logiciel ou d'une application sous forme de fichier Excel, facilitant ainsi l'analyse et le partage des informations.

Synthèse visuelle

Une synthèse visuelle est une représentation graphique des données qui permet de comprendre rapidement les informations clés.

Graphique croisé dynamique

Un graphique croisé dynamique est un outil d'analyse de données qui permet de visualiser des relations entre différentes variables dans un tableau.

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qui nécessitera à l'évidence la création d'un tableau de bord dédié.

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Allouer les montants au plan d'action,

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suivre les dépenses peut s'avérer compliqué.

00:00:17

En effet,

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Microsoft planer n'inclut pas en l'état la gestion budgétaire de mon projet.

00:00:22

Comment,

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dès lors initier un tableau structuré en un minimum de temps répondant à ce besoin?

00:00:28

Voilà ce que nous allons aborder dans ce tutoriel

00:00:32

à partir du planificateur planeur, Je vais pouvoir,

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en cliquant sur le titre de mon plan,

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générer un export Excel récapitulant l'avancement de mon projet.

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Le fichier généré est assez brut

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et j'en profite pour appliquer la mise sous forme de tableau

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pour améliorer la lecture de tous les éléments qu'il compose.

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Tâches, chronologie, priorité,

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consommation horaire, entre autres.

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Je souhaite, dans un premier temps et à partir de ce fichier,

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élaborer la distribution de mon budget en rapport avec les

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actions qui composent mon plan et dans un second temps,

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générer automatiquement un tableau Excel de suivi.

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Comme nous l'avons vu, la formulation de la demande est capitale.

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Pour avoir un résultat conforme à mon souhait,

00:01:19

je vais ici passer par Copilot chat pour élaborer mon budget.

00:01:23

En m'appuyant sur le récapitulatif planeur précédemment exporté,

00:01:28

je rédige un prompt complet et précis indiquant mon

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besoin de générer un tableau de suivi de budget

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respectant bien évidemment mon budget global,

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en précisant qu'une partie sera allouée à certaines actions.

00:01:42

Dans mon exemple,

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je confie à Cop Pilot le soin de distribuer les montants à toutes les étapes

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clés et de considérer le budget consommé en

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se basant sur l'état d'avancement des tâches.

00:01:54

Évidemment, dans le cas d'une conduite de projet réel,

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cette partie sera sans doute plus complexe à définir et à ma charge

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plutôt que de la confier à un IA.

00:02:04

L'objectif est toutefois ici de vous illustrer

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en quelques minutes les possibilités de copilote.

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Pour terminer cette requête, j'exprime le souhait d'intégrer dans mon tableau

00:02:14

la classification des tâches par thématique.

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Avant de valider, je renseigne en document joint

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le fichier Excel exporté à partir de planeurs

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contextualisant davantage ma demande.

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En réponse, CoPilot me propose un résultat qui, de prime abord,

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est conforme à ce que j'attends.

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Les prompts suggérés me permettent de compléter ce tableau

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en ajoutant pourquoi pas une colonne de notes?

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Je considère ce tableau comme une base plus qu'acceptable et

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j'aimerais à présent que copilote me génère un fichier Excel.

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Pour cela,

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l'éditeur modifié dans Page me permet d'apporter des modifications au tableau,

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mais surtout, dans mon cas, de solliciter un export Excel des données.

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Le fichier généré s'ouvre en mode web dans la foulée

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parfait.

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A partir de là, en exploitant le volet copilot d'excel,

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je vais pouvoir générer des actions

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comme le montant restant en fonction du budget alloué

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également, proposer une synthèse visuelle des montants consommés et budgétisé

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par thématique.

00:03:24

S'ensuit alors un graphique accompagné de son tableau

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croisé dynamique directement érable dans une feuille.

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Dans le cas où ma demande est plus complexe,

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comme ici où je demande à Copilot de me dire s'il y

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a des actions où le budget risque d'être un peu faible,

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copilot peut être amené à me dire qu'il ne peut

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pas générer l'action car il manque des informations calculées.

00:03:49

Dans mon cas, je lui demande d'appliquer les suggestions.

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J'ai donc ici une base de travail intéressante que je pourrais modifier au fil

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de l'eau dans Excel ou en revenant

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dans ma conversation chat historiée dans copilote.

00:04:05

Je m'appuierai à coup sûr sur ce tableau généré

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pour assurer mon suivi budgétaire

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de manière simple et efficace.

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