ChatGPT-4 - Rédiger une note de service avec ChatGPT Vidéo

Découvrez comment rédiger efficacement une note de service avec ChatGPT ! Dans cette vidéo, nous vous montrons étape par étape comment utiliser l'IA pour créer un document informatif engageant pour vos collaborateurs. Apprenez à optimiser votre temps tout en assurant une communication claire. Ne manquez pas cette opportunité d'explorer la puissance de ChatGPT ! #chatgpt-4 #ia_générative #découverte

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Objectifs :

L'objectif de cette note est d'informer tous les salariés de l'arrivée imminente de nouveaux équipements ergonomiques au sein de l'entreprise, tout en soulignant l'importance de la cohésion d'équipe et en fournissant des détails sur les commandes effectuées.

Chapitres :

Introduction
Cette note de service a pour but d'informer tous les collaborateurs de l'entreprise sur l'arrivée prochaine de nouveaux équipements ergonomiques. Après des échanges fructueux avec notre fournisseur de matériel de bureau, nous avons validé une commande comprenant des souris, des tapis ergonomiques et des micro-casques, qui seront livrés la semaine prochaine.
Détails des Commandes
En fin d'année, nous prévoyons également de remplacer certains bureaux classiques par dix bureaux assis-debout. La liste des achats, présente dans deux bons de commande distincts, détaillera les équipements commandés. Il est important de noter que les tarifs et références des articles ne seront pas mentionnés dans cette note.
Rédaction de la Note de Service
En tant qu'assistant, j'ai décidé de rédiger une note de service à afficher sur un panneau informatif. Pour cela, j'ai utilisé l'intelligence artificielle, en précisant que le comité de direction a pris en compte les retours concernant le matériel. Chaque génération de texte a produit une note claire et structurée, conforme aux attentes et aux informations des bons de commande.
Encouragement à la Cohésion d'Équipe
Chaque version de la note inclut un paragraphe destiné à encourager la cohésion d'équipe, soulignant l'importance de ces nouveaux équipements pour le bien-être et la productivité de tous.
Illustration de la Note
Pour rendre la note plus attrayante, j'ai demandé à générer une image d'un environnement de travail ergonomique. L'intelligence artificielle a fourni une image réaliste qui correspond à ma demande, ajoutant une dimension visuelle à la communication.
Finalisation et Distribution
Enfin, j'ai demandé à générer un fichier Word contenant la note de service et l'image intégrée. Ce fichier est prêt à être téléchargé, et la mise en forme finale sera à ma charge. Je prévois également d'imprimer la note ou de l'envoyer par mail à tous les collaborateurs. Le document finalisé sera affiché sur le panneau d'information ou diffusé numériquement.
Conclusion
Malgré les actions manuelles nécessaires à la finalisation de la note, l'utilisation de l'intelligence artificielle m'a permis d'économiser un temps précieux, que je peux désormais consacrer à d'autres tâches importantes au sein de l'entreprise.

FAQ :

Qu'est-ce qu'une souris ergonomique et pourquoi est-elle importante ?

Une souris ergonomique est conçue pour réduire la fatigue et l'inconfort lors de son utilisation. Elle est importante car elle aide à prévenir les troubles musculo-squelettiques liés à une utilisation prolongée de l'ordinateur.

Comment rédiger une note de service efficace ?

Pour rédiger une note de service efficace, commencez par définir clairement l'objet de la note, utilisez un langage simple et direct, et assurez-vous d'inclure toutes les informations pertinentes. N'oubliez pas de relire pour corriger les erreurs.

Quels sont les avantages des bureaux assis debout ?

Les bureaux assis debout offrent plusieurs avantages, notamment une meilleure posture, une réduction de la fatigue et une augmentation de la productivité. Ils permettent également de varier les positions de travail tout au long de la journée.

Comment utiliser l'intelligence artificielle pour améliorer la productivité au travail ?

L'intelligence artificielle peut être utilisée pour automatiser des tâches répétitives, générer des documents, analyser des données et même créer des visuels, ce qui permet aux employés de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

Quelles informations doivent figurer dans une note de service ?

Une note de service doit inclure l'objet de la communication, les détails pertinents, les actions requises, et éventuellement des informations de contact pour des questions supplémentaires.

Quelques cas d'usages :

Amélioration de l'environnement de travail

Une entreprise peut utiliser des souris et des tapis ergonomiques pour améliorer le confort de ses employés, ce qui peut réduire l'absentéisme dû à des problèmes de santé liés à une mauvaise posture.

Communication interne efficace

L'utilisation de notes de service claires et structurées permet de communiquer efficacement des changements ou des mises à jour importantes au sein de l'entreprise, assurant que tous les employés sont informés.

Adoption de bureaux assis debout

Une organisation peut remplacer ses bureaux classiques par des bureaux assis debout pour encourager une meilleure posture et augmenter la productivité des employés, tout en tenant compte des retours d'expérience des utilisateurs.

Utilisation de l'intelligence artificielle pour la création de contenu

Les équipes peuvent utiliser des outils d'intelligence artificielle comme Dali pour générer des visuels attrayants pour des présentations ou des documents, ce qui améliore l'impact visuel des communications internes.

Gestion des commandes de matériel

Les responsables peuvent utiliser des bons de commande pour suivre les achats de matériel et s'assurer que les employés disposent des outils nécessaires pour travailler efficacement, tout en optimisant les coûts.

Glossaire :

fournisseur de matériel bureautique

Un fournisseur de matériel bureautique est une entreprise qui fournit des équipements et des fournitures nécessaires pour le fonctionnement des bureaux, tels que des ordinateurs, des imprimantes, des meubles, etc.

souris ergonomiques

Une souris ergonomique est un dispositif de pointage conçu pour réduire la fatigue et l'inconfort lors de son utilisation, en épousant la forme de la main.

tapis ergonomiques

Un tapis ergonomique est un accessoire de bureau qui offre un soutien et un confort supplémentaires pour les pieds, souvent utilisé avec des bureaux debout.

micro casques

Un micro casque est un dispositif audio qui combine un casque d'écoute et un microphone, permettant de communiquer tout en écoutant de l'audio.

bureaux assis debout

Les bureaux assis debout sont des bureaux réglables en hauteur qui permettent à l'utilisateur de travailler en position assise ou debout, favorisant ainsi une meilleure posture.

note de service

Une note de service est un document interne utilisé pour communiquer des informations importantes aux employés d'une organisation.

panneau informatif

Un panneau informatif est un support visuel utilisé pour afficher des informations importantes dans un lieu de travail.

intelligence artificielle

L'intelligence artificielle (IA) désigne des systèmes informatiques capables d'effectuer des tâches qui nécessitent normalement l'intelligence humaine, comme la reconnaissance vocale ou la prise de décision.

Dali

Dali est un outil d'intelligence artificielle utilisé pour générer des images à partir de descriptions textuelles.

fichier Word

Un fichier Word est un document créé avec Microsoft Word, un logiciel de traitement de texte, souvent utilisé pour rédiger des notes, des lettres et d'autres documents.

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bureautique et des conditions tarifaires qui me conviennent,

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notre entreprise a validé une commande de souris et tapis ergonomiques

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ainsi que de micro-casques qui seront livrés

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la semaine prochaine pour tous nos collaborateurs.

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En fin d'année,

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dix bureaux types assis debout viendront

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remplacer certains bureaux dits classiques.

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J'aimerais, en tant qu'assistant,

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rédiger une note de service à envoyer ou à imprimer,

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informant tous les salariés de cet arrivage imminent.

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Je vais donc demander à Chad Gpt de m'aider à rédiger ce document informatif.

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J'ouvre ch gpt et exprime ma demande dans un prompt complet et détaillé.

00:00:46

Je précise que la note est à afficher sur un panneau informatif,

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mais aussi que le comité de direction a pris en compte les remontées sur le matériel.

00:00:55

J'ajoute que la liste des achats présents dans deux bons de

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commande distincts servira à détailler ce qui a été commandé.

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Les périphériques informatiques comme les bureaux.

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Chose importante,

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je demande à chaque gpt de ne pas

00:01:08

mentionner les tarifs ni les références des articles.

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Enfin, pour terminer cette note,

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je souhaite que chaque gpt me génère un

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paragraphe destiné à encourager la cohésion d'équipe.

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Bien sûr, je n'oublie pas de joindre les deux bons de commande à mon prompt

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après envoi de ma demande,

00:01:27

chaque gpt me génère une note de service claire et structurée,

00:01:31

conforme à mes attentes et aux informations issues des bons de commande.

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Une fois cette première partie validée,

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je souhaite illustrer cette note pour la rendre plus attrayante.

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Toujours dans chaque gpt,

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j'effectue une nouvelle demande pour générer une image

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d'un environnement de travail ergonomique et ses périphériques.

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L'intelligence artificielle via Dali me propose une

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image réaliste correspondant à ma demande.

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Enfin, pour assembler l'ensemble du contenu,

00:01:58

je demande à chaque gpt de générer un fichier

00:02:01

word contenant la note de service et l'image intégrée.

00:02:04

Le fichier est généré prêt à être téléchargé.

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La mise en forme reste à ma charge.

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Cependant,

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tout comme l'impression de la note de service ou la génération du mail

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avec le document en pièces jointes à destination de tous les collaborateurs.

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Le document finalisé est prêt à être affiché

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sur le panneau d'information ou diffusé numériquement.

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Malgré ces dernières actions manuelles,

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j'ai vraiment économisé un temps précieux que je peux dédier à d'autres tâches

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