Outlook - Partager un document de manière sécurisée avec Outlook Vidéo

Partagez des documents de manière sécurisée avec vos collègues ou partenaires via Outlook. Évitez les pièces jointes traditionnelles et utilisez OneDrive pour partager des liens sécurisés avec des autorisations personnalisées. Découvrez comment gérer les accès aux fichiers directement depuis OneDrive. Apprenez à insérer des fichiers avec les paramètres de partage déjà définis. Une méthode simple pour sécuriser vos partages dans Outlook !

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre aux utilisateurs comment partager des documents de manière sécurisée via Outlook en utilisant OneDrive, tout en préservant la sécurité des informations.

Chapitres :

  1. Introduction au partage sécurisé de documents
    Dans le cadre professionnel, il est souvent nécessaire de partager des documents avec des collègues ou des partenaires. Cependant, ajouter des documents en pièces jointes dans un email peut compromettre la sécurité des informations. Cette vidéo présente des méthodes plus sécurisées pour gérer ces partages.
  2. Utilisation de OneDrive pour le partage
    Pour transmettre un document de façon sécurisée, commencez par le charger sur OneDrive. Après avoir rédigé votre message dans Outlook, cliquez sur 'Joindre un fichier', puis choisissez l'option OneDrive. Sélectionnez le fichier et partagez le lien dans votre message.
  3. Définition des autorisations de partage
    Après avoir inséré le lien dans votre message, effectuez un clic droit dessus. Par défaut, seuls les destinataires du message peuvent modifier le fichier. Si vous souhaitez que les destinataires ne puissent que consulter le fichier sans le modifier, choisissez l'option 'Consultation possible' dans la liste. Pour renforcer la sécurité, sélectionnez l'option empêchant le téléchargement du fichier, ce qui permettra aux destinataires de consulter le document sans possibilité de le télécharger.
  4. Gestion des accès au fichier
    Vous pouvez également gérer les accès au fichier directement sur OneDrive. Accédez au dossier souhaité, faites un clic droit sur le fichier à partager, puis sélectionnez 'Gérer l'accès'. Saisissez l'adresse email de la personne à qui vous souhaitez accorder l'accès et confirmez en cliquant sur 'Accorder l'accès'.
  5. Vérification et ajustement des autorisations
    Pour vérifier ou modifier les autorisations, revenez dans le menu 'Gérer l'accès'. Vous y verrez le nom de la personne à qui vous avez accordé l'accès. Cliquez sur son nom pour ajuster les autorisations selon vos préférences.
  6. Finalisation du partage dans Outlook
    Ensuite, revenez dans Outlook et insérez le fichier. Les paramètres de partage définis précédemment seront conservés si vous cochez l'option 'Personnes ayant déjà l'accès'. Vous savez maintenant comment partager vos documents de manière sécurisée dans Outlook.

FAQ :

Comment partager un document de manière sécurisée dans Outlook ?

Pour partager un document de manière sécurisée dans Outlook, chargez d'abord le document sur One Drive. Ensuite, rédigez votre message, cliquez sur 'joindre un fichier', choisissez One Drive, sélectionnez le fichier et partagez le lien. Vous pouvez définir les autorisations pour permettre uniquement la consultation ou empêcher le téléchargement.

Qu'est-ce que One Drive et comment l'utiliser ?

One Drive est un service de stockage en ligne de Microsoft. Pour l'utiliser, vous devez charger vos fichiers sur One Drive, puis vous pouvez les partager via un lien dans vos courriels Outlook. Cela permet de gérer les autorisations d'accès et de renforcer la sécurité des documents.

Quelles sont les options d'autorisation disponibles lors du partage d'un document ?

Lors du partage d'un document, vous pouvez choisir d'autoriser les destinataires à modifier le fichier ou à le consulter uniquement. Vous pouvez également empêcher le téléchargement du fichier pour renforcer la sécurité.

Comment gérer les accès à un fichier sur One Drive ?

Pour gérer les accès à un fichier sur One Drive, faites un clic droit sur le fichier, sélectionnez 'gérer l'accès', puis saisissez l'adresse email de la personne à qui vous souhaitez accorder l'accès. Vous pouvez ensuite ajuster les autorisations selon vos préférences.

Quelques cas d'usages :

Partage de documents sensibles

Dans un environnement professionnel, le partage de documents sensibles, comme des contrats ou des informations financières, peut être effectué via One Drive pour garantir la sécurité. En utilisant les options de consultation et en empêchant le téléchargement, les entreprises peuvent protéger leurs informations tout en permettant un accès contrôlé aux parties prenantes.

Collaboration sur des projets

Les équipes travaillant sur des projets peuvent utiliser One Drive pour partager des fichiers de travail. En définissant des autorisations spécifiques, les membres de l'équipe peuvent collaborer efficacement tout en maintenant la sécurité des documents, en s'assurant que seuls les utilisateurs autorisés peuvent apporter des modifications.

Gestion des accès aux fichiers

Les responsables peuvent gérer les accès aux fichiers sur One Drive pour s'assurer que seuls les employés concernés ont accès à des documents spécifiques. Cela est particulièrement utile pour les ressources humaines ou les départements juridiques qui traitent des informations confidentielles.

Glossaire :

One Drive

Un service de stockage en ligne proposé par Microsoft qui permet aux utilisateurs de sauvegarder, partager et accéder à des fichiers depuis n'importe quel appareil connecté à Internet.

Messagerie Outlook

Un service de messagerie électronique développé par Microsoft, utilisé pour envoyer, recevoir et gérer des courriels, ainsi que pour organiser des calendriers et des contacts.

Pièces jointes

Des fichiers ou documents qui sont ajoutés à un courriel pour être envoyés avec celui-ci.

Sécurité des informations

Les pratiques et mesures mises en place pour protéger les données contre l'accès non autorisé, la divulgation, la modification ou la destruction.

Autorisation

Les permissions accordées à un utilisateur pour accéder ou modifier un fichier ou un document.

Consultation

L'action de visualiser un document sans avoir la possibilité de le modifier ou de le télécharger.

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il est souvent nécessaire de partager des documents avec des collègues
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ou des partenaires par le biais de votre messagerie Outlook.
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lieu de simplement ajouter le document en pièces jointes,
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ce qui pourrait potentiellement compromettre la sécurité des informations.
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Il existe des méthodes plus sécurisées pour gérer ces partages.
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Pour transmettre un document de façon sécurisée,
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commencez par le charger sur One Drive.
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Après avoir rédigé votre message, cliquez sur joindre un fichier
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puis choisissez One Drive.
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Sélectionnez le fichier et partagez le lien.
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Après avoir inséré le lien dans votre message,
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effectuez un clic droit dessus.
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dans la fenêtre qui s'ouvre. Définissez les autorisations souhaitées
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par défaut. Seuls les destinataires du message peuvent modifier le fichier.
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si vous souhaitez que les destinataires ne puissent
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que consulter le fichier sans le modifier,
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choisissez l'option consultation possible dans la liste
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pour renforcer la sécurité,
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sélectionner l'option empêchant le téléchargement du fichier.
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Ainsi,
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le ou les destinataires pourront uniquement consulter
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le document sans possibilité de le télécharger.
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Veuillez noter que vous pouvez également gérer
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les accès au fichier directement sur.
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Pour ce faire, accédez au dossier souhaité,
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puis faites un clic droit sur le fichier à partager
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dans le menu One Drive. Sélectionner, gérer l'accès.
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Cliquez sur cette option et saisissez l'adresse email de
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la personne à qui vous souhaitez accorder l'accès.
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Confirmez en cliquant sur Accorder l'accès
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pour vérifier ou modifier les autorisations.
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Revenez dans le menu. Gérez l'accès.
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Vous y verrez le nom de la personne à qui vous avez accordé l'accès.
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Cliquez sur son nom pour ajuster les autorisations selon vos préférences.
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Ensuite,
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revenez dans Outlook et insérez le fichier.
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Les paramètres de partage définis précédemment seront conservés
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si vous cochez l'option personnes ayant déjà l'accès.
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Maintenant,
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vous savez comment partager vos documents de manière sécurisée dans Outlook.

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