Outlook - Répondre aux invitations en tant que délégué Vidéo
Découvrez comment répondre aux invitations de réunion depuis une boîte de messagerie déléguée. Repérez l'invitation, consultez les détails, acceptez, refusez ou proposez un nouvel horaire. Vous pouvez également interagir avec les participants et contrôler les réponses. Apprenez à gérer les demandes de réunion dans une boîte déléguée avec Outlook et collaborer.
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Triez plus facilement votre courrier
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Rappeler ou remplacer un message électronique que vous avez envoyés
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Demander un accusé de lecture ou confirmation de remise
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Planifier l'envoi de mails dans Outlook
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Gérer les notifications de nouveau message
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Comment protéger un mail par chiffrement ?
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Désactiver temporairement les notifications
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Modifier la police par defaut de vos emails
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Les tâches Outlook dans To Do
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Gérer votre temps de travail avec My Analytics
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Créer un sondage de réunion
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Créer un groupe de contacts et communiquer (liste de distribution)
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Comment bloquer un expéditeur ?
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Joindre un message, un contact, un fichier ou une tâche
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Généralités sur les bonnes pratiques de sécurité dans Outlook
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Imprimer des messages
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Comment reconnaitre un mail frauduleux ?
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Créer un modèle de message électronique
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Gérer des rendez-vous périodiques
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Renseigner ses horaires de travail dans Outlook
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Dictez votre mail à Outlook
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Créer un brouillon
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Effectuer des sondages
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Comment partager un document de manière sécurisée avec Outlook ?
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Créer un contact, ajouter et utiliser les contacts
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Planifier une réunion en ligne Teams
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Les tâches Outlook dans To Do
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Traduire vos mails dans Outlook
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Importer des contacts dans Outlook
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Ouvrir un calendrier partagé
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Le champ Cci en détail
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Lecture audio de vos mails
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Présentation et découverte des contacts
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Envoyer un message de la part de
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- Vu 4040 fois
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Définir ou supprimer des rappels
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Insérer des élements dans les mails (tableau, graphique, images)
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Exporter des contacts depuis Outlook
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Envoyer le calendrier par mail
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Utiliser l'Assistant Planification
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Episode 3 - Planifie tes réunions et propose des créneaux
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Répondre à une réunion
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Délégation de calendrier
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Envoyer des réponses automatiques d'absence du bureau
- 2:28
- Vu 3507 fois
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Créer et ajouter une signature à des messages
- 1:25
- Vu 3415 fois
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Traiter un message reçu
- 2:05
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Planifier une réunion
- 1:56
- Vu 3224 fois
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Enregistrer un message
- 1:47
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Récupérer des éléments supprimés
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Organiser dans des dossiers
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Enrichissez votre réseau LinkedIn depuis votre messagerie
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Préparer une absence du bureau
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Demander un accusé de lecture ou confirmation de remise
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Découverte de l'interface d'Outlook
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Recevoir un mail de synthèse de Viva Insights
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Respecter les horaires de déconnexion de vos collègues
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Gestion des pièces jointes
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Organiser vos messages à l'aide des règles
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Utiliser les catégories
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Partager le calendrier
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Trier et rechercher ses mails
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Créer une tâche
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Répondre et réagir à une conversation Teams dans un mail
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Assigner une tâche
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Episode 9 - Afficher et paramétrer son lieu de travail hybride
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Nettoyer sa boîte de réception
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Courriers indésirables
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Présentation et découverte du calendrier
- 1:33
- Vu 1230 fois
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Gérer les affichages
- 2:29
- Vu 1223 fois
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Afficher d'autres calendrier
- 1:01
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Présentation de la nouvelle version d'Outlook
- 02:05
- Vu 1139 fois
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Créer un message électronique
- 2:48
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Modifier et personnaliser les affichages
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- Vu 1127 fois
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Utiliser le mode conversation
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Aperçu du ruban
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- Vu 1110 fois
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Envoyer un mail à une équipe
- 0:46
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Modifier ou supprimer un rendez-vous, une réunion ou un évènement
- 02:12
- Vu 1061 fois
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Présentation du module tâche
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- Vu 1058 fois
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Créer un rendez-vous
- 2:02
- Vu 1020 fois
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Ajouter et gérer plusieurs comptes sur Outlook
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Envoyer un sondage ou questionnaire par mail
- 02:32
- Vu 950 fois
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Modifier la police par défaut de vos emails
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Renseigner ses horaires de travail dans Outlook
- 02:21
- Vu 863 fois
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Créer votre page de réservation pour la prise de rendez-vous (Bookings)
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Gérer les affichages
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Présentation de Microsoft Outlook
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Gestion des pièces jointes
- 02:49
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Gérer les notifications de nouveau message
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Partager une liste de tâche
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Le champ Cci en détail
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Créer un rappel pour vous-même
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Utiliser l'Assistant Planification
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Créer une tâche ou un rappel
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Insérer des élements dans les mails (tableau, graphique, images)
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Organiser dans des dossiers
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Créer différents types d'évenements
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- Vu 503 fois
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Créer un message électronique ou un brouillon
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Utiliser les catégories
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Créer et ajouter une signature à des messages
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Trier et filtrer ses mails
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- Vu 492 fois
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Créer une tâche à partir d'un message
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Créer un sondage de planification de réunion
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Utiliser le tableau de bord de sondage de planification
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Utiliser le mode conversation
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Créer un rendez-vous ou réunion
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Découverte de l'interface
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Accorder un accès à un délégué dans l'administration de Microsoft 365
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Faciliter la prise de note avec OneNote et Outlook
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Répondre à une réunion
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Modifier et personnaliser les affichages
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Créer un email collaboratif avec Microsoft Loop et Outlook
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Présentation et découverte du calendrier
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Rappeler ou remplacer un message électronique
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Créer un modèle de message électronique
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Mise en place d'une délégation de messagerie
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Gérer les options de la réunion Teams
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Envoyer un message de la part de quelqu'un d'autre
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- Vu 358 fois
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Dicter votre mail à Outlook
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- Vu 347 fois
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Organiser vos messages à l'aide des règles
- 03:00
- Vu 344 fois
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Enregistrer, imprimer un message
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- Vu 320 fois
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Nettoyer sa boîte de réception
- 01:25
- Vu 311 fois
-
Triez plus facilement votre courrier
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- Vu 306 fois
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Traiter un message reçu
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- Vu 304 fois
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Récupérer des éléments supprimés
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Planifier l'envoi de mails dans Outlook
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Présentation du module tâche
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Ajouter une application tierce
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- Vu 278 fois
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Envoyer des réponses automatiques d'absence du bureau
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Respecter les horaires de déconnexion de vos collègues (Viva Insights)
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Collaborer directement durant un événement avec Microsoft Loop et Outlook
- 02:32
- Vu 255 fois
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Partager un document de manière sécurisée avec Outlook
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- Vu 244 fois
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Empêcher le transfert d’un mail
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Empêcher le transfert pour une réunion
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Bloquer un expéditeur
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Améliorer l’accessibilité de vos images dans les emails
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Retrouver tous les partages provenant d'une même personne
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Faire une demande de fichier
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Partager une liste de tâche
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Mise en place d'une délégation de messagerie
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Respecter les horaires de déconnexion de vos collègues (Viva Insights)
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Collaborer directement durant un événement avec Microsoft Loop et Outlook
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Partager un document de manière sécurisée avec Outlook
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Empêcher le transfert pour une réunion
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Afficher d'autres calendriers
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Partager le calendrier
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Ouvrir un calendrier partagé
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Répondre à un sondage de planification de réunion
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Déléguer son calendrier
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- Vu 197 fois
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Utilisation d'une boîte collaborative
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Gérer et mettre à jour une liste en toute simplicité
- 01:14
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Ajouter facilement des données dans votre liste
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Créer une liste à partir de zéro
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Créer une liste en quelques clics grâce aux modèles
- 01:41
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Premiers pas dans l’interface de Lists
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Palette de Couleurs Dynamique avec Formules Nommées
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Initiation aux Formules Nommées
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Premiers pas avec les variables
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- Vu 45 fois
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Rester informé grâce aux alertes personnalisées
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Collaborer efficacement sur vos listes via Teams
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Maîtriser les conteneurs
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Optimiser le traitement des données massives
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Introduction aux galeries
- 00:03:29
- Vu 46 fois
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Ajout et gestion des sources de données
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Comprendre et utiliser les contrôleurs
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Découverte de l’interface
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Pourquoi PowerApps ?
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Le nouveau calendrier
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Les sections
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Personnalisation des vues
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Introduction aux nouveautés de Microsoft Teams
- 00:55
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-
Fonction d'action
- 04:53
- Vu 127 fois
-
Fonction de recherche
- 04:26
- Vu 260 fois
-
Fonction date et heure
- 03:21
- Vu 205 fois
-
Fonction logique
- 03:41
- Vu 133 fois
-
Fonction Texte
- 03:57
- Vu 219 fois
-
Fonction de base
- 03:07
- Vu 163 fois
-
Les catégories de fonctions dans Power FX
- 01:42
- Vu 212 fois
-
Introduction à Power FX
- 01:08
- Vu 182 fois
Objectifs :
L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à répondre aux invitations de réunion depuis une boîte de messagerie déléguée, en utilisant les différentes options disponibles pour gérer votre présence et communiquer avec l'organisateur.
Chapitres :
-
Introduction
Dans cette vidéo, nous allons explorer comment gérer les invitations de réunion dans une boîte de messagerie déléguée. Cela est particulièrement utile pour ceux qui gèrent plusieurs calendriers ou qui assistent à des réunions au nom d'autres personnes. -
Accéder à la boîte de messagerie déléguée
Pour commencer, ouvrez votre boîte de messagerie déléguée. Vous la trouverez dans le panneau de gauche sous la section 'Partagé avec moi'. Sélectionnez la boîte de réception déléguée pour voir les invitations de réunion. -
Identifier les invitations
Repérez l'invitation dans les mails reçus. À droite, vous verrez les détails de l'invitation, y compris : - L'organisateur - L'heure de la réunion - La présence ou l'absence de conflit d'horaire. -
Options de réponse
Utilisez les options à droite pour répondre à l'invitation. Vous avez plusieurs choix : - **Accepter** : Confirmez votre présence. - **Refuser** : Indiquez que vous ne pouvez pas participer. - **Provisoire** : Si vous n'êtes pas encore sûr, cette option vous permet de marquer votre présence de manière temporaire jusqu'à ce que vous confirmiez définitivement. - **Proposer un nouvel horaire** : Vous pouvez accepter provisoirement et suggérer un nouvel horaire, ou refuser et proposer un autre créneau. -
Rejoindre la réunion
Si l'invitation contient un lien vers une réunion Teams, vous trouverez les boutons suivants : - **Rejoindre** : Pour accéder directement à la réunion. - **Conversation** : Pour interagir avec les participants. -
Actions supplémentaires
Le menu vous propose également d'autres actions, telles que : - **Réserver** : Vous pouvez ajouter un message à l'attention de l'organisateur. - **Répondre à l'organisateur** : Cela envoie un mail séparé directement à l'organisateur sans que les autres participants ne le reçoivent. - **Répondre à tous** : Permet de répondre à l'ensemble des invités à la réunion. -
Gestion des demandes de réunion
Une fois que l'accès délégué est accordé au calendrier, il existe une option supplémentaire sous 'Partage et autorisation' qui permet de contrôler la façon dont les demandes de réunion et les réponses sont traitées. Les choix incluent : - **Déléguer uniquement** : Les demandes et réponses de réunion sont uniquement envoyées aux délégués. - **Déléguer et m'envoyer une copie** : Les demandes de réunion et les réponses sont envoyées au propriétaire et à son délégué. -
Conclusion
En résumé, vous savez maintenant comment répondre aux invitations dans une boîte déléguée. Que ce soit pour accepter, refuser ou proposer un nouvel horaire, ces options vous permettent de gérer efficacement votre emploi du temps et de communiquer avec les organisateurs de réunion.
FAQ :
Comment répondre à une invitation de réunion dans une boîte de messagerie déléguée?
Pour répondre à une invitation, sélectionnez la boîte de réception déléguée, repérez l'invitation dans les mails reçus, puis utilisez les options à droite pour accepter, refuser ou proposer un nouvel horaire.
Quelles options ai-je lorsque je reçois une invitation de réunion?
Vous pouvez accepter, refuser, ou répondre provisoirement à l'invitation. Vous avez également la possibilité de proposer un nouvel horaire.
Que signifie l'option 'provisoire' lors de la réponse à une invitation?
L'option 'provisoire' vous permet de marquer votre présence de manière temporaire jusqu'à ce que vous confirmiez définitivement votre participation.
Comment puis-je proposer un nouvel horaire pour une réunion?
Lorsque vous répondez à une invitation, vous pouvez choisir l'option de proposer un nouvel horaire, ce qui vous permet de suggérer une autre heure tout en acceptant provisoirement la réunion.
Qu'est-ce qu'une boîte de messagerie déléguée?
Une boîte de messagerie déléguée permet à un utilisateur de gérer les emails et les invitations de réunion d'un autre utilisateur, facilitant ainsi la gestion des communications.
Comment envoyer un message à l'organisateur d'une réunion?
Vous pouvez répondre à l'organisateur en utilisant l'option 'répondre à l'organisateur', ce qui enverra un email directement à lui sans que les autres participants ne le reçoivent.
Quelques cas d'usages :
Gestion des réunions d'équipe
Dans un environnement de travail collaboratif, un assistant peut utiliser une boîte de messagerie déléguée pour gérer les invitations de réunion de son supérieur. Cela lui permet de répondre rapidement aux invitations, de proposer des horaires alternatifs et de s'assurer que toutes les réunions sont bien planifiées.
Planification d'événements
Un coordinateur d'événements peut utiliser les fonctionnalités de réponse aux invitations pour gérer les réunions avec les fournisseurs et les participants. En proposant des horaires alternatifs, il peut s'assurer que tous les acteurs clés sont disponibles, améliorant ainsi l'efficacité de la planification.
Collaboration à distance
Lors d'une réunion virtuelle, les participants peuvent utiliser le lien vers la réunion Teams pour rejoindre facilement la session. Ils peuvent également interagir via le chat, ce qui facilite la communication et la collaboration, même à distance.
Suivi des réponses aux invitations
Un manager peut suivre les réponses aux invitations de réunion en utilisant les options de délégation. Cela lui permet de voir qui a accepté ou refusé l'invitation et d'ajuster les plans en conséquence.
Optimisation des horaires de réunion
En utilisant l'option de proposer un nouvel horaire, les participants peuvent ajuster les réunions en fonction de leur disponibilité, ce qui peut réduire les conflits d'horaire et améliorer la participation.
Glossaire :
Boîte de messagerie déléguée
Une boîte de messagerie qui permet à un utilisateur de gérer les emails et les invitations de réunion d'un autre utilisateur.
Invitation de réunion
Un message électronique envoyé pour inviter des participants à une réunion, contenant des détails tels que l'heure, la date et le lien de la réunion.
Accepté
Option permettant de confirmer sa présence à une réunion.
Refuser
Option permettant de décliner une invitation à une réunion.
Provisoire
Option permettant de marquer sa présence de manière temporaire jusqu'à confirmation définitive.
Proposer un nouvel horaire
Option permettant de suggérer une autre heure pour la réunion si l'heure initiale ne convient pas.
Lien vers une réunion Teams
Un lien qui permet d'accéder directement à une réunion organisée via Microsoft Teams.
Répondre à l'organisateur
Envoyer un message directement à l'organisateur de la réunion sans que les autres participants ne le reçoivent.
Répondre à tous
Option permettant de répondre à tous les participants de la réunion.
Délégation
Processus par lequel un utilisateur accorde à un autre utilisateur le droit de gérer ses invitations et réponses de réunion.
Partage et autorisation
Section des paramètres qui permet de contrôler comment les demandes de réunion et les réponses sont traitées.
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