OneDrive - Éviter les partages abusifs des documents Vidéo

Découvrez comment éviter les partages abusifs de documents avec OneDrive. Apprenez à sélectionner l'option de partage des personnes spécifiques pour limiter l'accès à votre document et empêcher les partages indésirables. Améliorez la sécurité de vos fichiers grâce à ces astuces.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à partager des documents via OneDrive tout en contrôlant l'accès et les permissions des utilisateurs pour éviter un partage intempestif.

Chapitres :

  1. Introduction au partage de documents avec OneDrive
    Dans cette vidéo, nous explorons les différentes méthodes de partage de documents grâce à OneDrive. Il est essentiel de comprendre comment gérer les permissions pour protéger vos documents des partages non autorisés.
  2. Options de partage spécifiques
    Lors du premier partage de votre document, sélectionnez l'option de partage avec des personnes spécifiques. Cela garantit que seules les personnes que vous avez choisies peuvent consulter et modifier le document. Vous pouvez cibler des utilisateurs internes ou externes à votre organisation, mais ces derniers ne pourront pas partager le document à leur tour.
  3. Bloquer le téléchargement et la modification
    Pour renforcer la sécurité de votre document, vous avez la possibilité de bloquer le téléchargement. Cela empêche les tiers de récupérer le document sur leur appareil. En activant cette option, vos collaborateurs pourront uniquement consulter le document sans pouvoir le modifier ou le télécharger.
  4. Gestion des liens de partage précédents
    Il est important de noter que si vous avez déjà partagé votre document avec des options de partage plus souples, vous devez désactiver ces liens pour éviter tout accès non désiré. Cela garantit que seules les personnes autorisées peuvent interagir avec votre document.

FAQ :

Comment partager un document sur OneDrive?

Pour partager un document sur OneDrive, ouvrez le document, cliquez sur l'option de partage, puis sélectionnez 'Personnes spécifiques' pour choisir qui peut accéder au document.

Puis-je empêcher le téléchargement d'un document partagé?

Oui, lors du partage d'un document, vous pouvez sélectionner l'option pour bloquer le téléchargement, ce qui permettra aux utilisateurs de consulter le document sans pouvoir le télécharger.

Que se passe-t-il si j'ai déjà partagé un document avec des options plus souples?

Si vous avez précédemment partagé un document avec des options de partage plus larges, vous devez désactiver ces liens pour restreindre l'accès selon vos nouvelles préférences.

Quelles sont les différences entre le partage interne et externe?

Le partage interne concerne les utilisateurs au sein de votre organisation, tandis que le partage externe permet d'inclure des utilisateurs en dehors de votre organisation, mais avec des restrictions sur le partage ultérieur.

Comment puis-je modifier les permissions d'un document déjà partagé?

Pour modifier les permissions d'un document déjà partagé, accédez aux paramètres de partage du document et ajustez les options selon vos besoins.

Quelques cas d'usages :

Collaboration sur un projet

Dans un environnement de travail, une équipe peut utiliser OneDrive pour partager des documents de projet avec des membres spécifiques, garantissant que seules les personnes autorisées peuvent apporter des modifications et consulter les informations sensibles.

Partage sécurisé avec des partenaires externes

Une entreprise peut partager des documents avec des partenaires externes en utilisant l'option de partage 'Personnes spécifiques', ce qui permet de collaborer tout en protégeant les informations confidentielles.

Gestion des documents sensibles

Lors de la gestion de documents sensibles, une organisation peut bloquer le téléchargement et la modification, permettant uniquement la consultation, ce qui réduit le risque de fuite d'informations.

Révision de documents

Un responsable peut partager un document avec des collaborateurs pour révision, en s'assurant que les modifications ne peuvent pas être apportées, ce qui permet de conserver l'intégrité du document original.

Formation et partage de ressources

Lors d'une formation, un formateur peut partager des ressources avec les participants en limitant l'accès à la consultation uniquement, ce qui empêche le téléchargement non autorisé des documents.

Glossaire :

OneDrive

Un service de stockage en ligne proposé par Microsoft qui permet aux utilisateurs de sauvegarder, partager et synchroniser des fichiers et des documents sur le cloud.

Partage de document

Le processus de rendre un document accessible à d'autres utilisateurs, leur permettant de le consulter ou de le modifier selon les permissions accordées.

Personnes spécifiques

Une option de partage qui permet à l'utilisateur de sélectionner uniquement certaines personnes qui auront accès à un document, limitant ainsi l'accès à d'autres.

Téléchargement

L'action de copier un fichier depuis un service en ligne vers un appareil local, permettant à l'utilisateur d'accéder au fichier hors ligne.

Modification

La capacité d'apporter des changements à un document, y compris l'ajout, la suppression ou la modification de contenu.

Liens de partage

Des URL générées pour permettre l'accès à un document partagé, qui peuvent être configurées avec différentes permissions.

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Nous avons vu les différentes
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façons de partager facilement
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un document grâce à onedrive.
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Mais comment vous assurer que celui-ci
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ne sera pas repartagé de manière
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intempestive par vos collaborateurs ?
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Lors du premier partage de votre document,
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sélectionnez l'option de partage des
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personnes spécifiques pour que seules
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les personnes que vous avez choisies
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puissent consulter et modifier le document.
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Vous pouvez cibler aussi bien des personnes
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internes qu'externes à votre organisation,
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mais elles ne pourront pas
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partager à leur tour le document.
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Vous pouvez également bloquer le
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téléchargement du document pour empêcher
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des tiers de le récupérer sur leur poste.
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Notez qu'il vous faudra interdire
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la modification du document pour
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pouvoir activer cette option.
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Vos collaborateurs pourront
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donc uniquement le consulter,
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mais ne pourront ni apporter de
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modification ni le télécharger.
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Attention,
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si vous avez déjà partagé votre document
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au préalable avec des options plus souples,
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veillez à désactiver ces liens.

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