Outlook - Utiliser l'Assistant Planification Vidéo

Découvrez l'utilisation de l'assistant de planification dans Outlook ! Visualisez les horaires des participants, détectez les conflits, suggérez des créneaux. Créez un nouvel événement, choisissez une date, ajoutez des participants obligatoires et facultatifs. Consultez la disponibilité des salles de réunion. Utilisez l'outil sondage de disponibilité si nécessaire. Enfin, envoyez l'invitation et maîtrisez cet outil essentiel pour la planification efficace de réunions. #outlook #collaborer #intermédiaire

  • 02:08
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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de vous familiariser avec l'utilisation de l'assistant de planification dans Outlook, un outil essentiel pour organiser des réunions efficacement en tenant compte des disponibilités des participants.

Chapitres :

  1. Introduction à l'Assistant de Planification
    Dans cette vidéo, nous allons découvrir l'utilisation de l'assistant de planification dans Outlook. Cet outil vous permet de voir les horaires des participants, de détecter les conflits d'horaires et de suggérer des créneaux appropriés lorsque tout le monde est libre.
  2. Création d'un Nouvel Événement
    Pour créer un nouvel événement, commencez par ajouter un titre à la réunion. Ensuite, accédez à l'onglet Assistant de planification. Choisissez une date pour la réunion et définissez l'heure de début et de fin.
  3. Ajout de Participants
    Ajoutez des invités en cliquant sur 'Ajouter un participant obligatoire'. Si vous souhaitez inviter d'autres personnes qui ne sont pas obligées d'assister à la réunion, cliquez sur 'Ajouter un participant facultatif' et ajoutez leurs adresses. Si votre organisation a créé des salles pour des réunions, vous pouvez également en sélectionner une en cliquant sur 'Ajouter une salle'.
  4. Vérification des Disponibilités
    L'assistant de planification vous permet de voir la disponibilité de chaque participant. Chaque couleur sur le calendrier a une signification spécifique, affichée en bas de la fenêtre. Pour adapter l'heure de la réunion, faites glisser les pastilles dans le calendrier.
  5. Gestion des Conflits d'Horaires
    Si l'un des participants n'est pas disponible à l'heure choisie, l'assistant l'affichera en dessous de l'adresse de cette personne. Si les calendriers des participants ne sont pas correctement renseignés ou s'il y a des participants qui ne font pas partie de votre organisation, vous pouvez utiliser l'outil de sondage de disponibilité.
  6. Utilisation de l'Outil de Sondage
    L'outil de sondage de disponibilité vous permet de vous assurer que la date choisie convient à tous en leur offrant l'opportunité de voter. Pour en savoir plus sur cet outil, je vous recommande de consulter le tutoriel spécifiquement consacré à ce sujet.
  7. Envoi de l'Invitation
    Une fois que vous avez configuré tous les détails de la réunion, vous pouvez envoyer l'invitation en cliquant sur 'Envoyer'. Et voilà, vous savez maintenant comment utiliser l'assistant de planification dans Outlook.

FAQ :

Comment utiliser l'assistant de planification dans Outlook ?

Pour utiliser l'assistant de planification, ouvrez Outlook, créez un nouvel événement, ajoutez un titre, sélectionnez l'onglet Assistant de planification, choisissez une date et une heure, puis ajoutez les participants. L'outil vous montrera les disponibilités de chacun.

Que faire si un participant n'est pas disponible à l'heure choisie ?

Si un participant n'est pas disponible, l'assistant de planification l'affichera sous son adresse. Vous pouvez alors ajuster l'heure de la réunion ou utiliser l'outil de sondage de disponibilités pour trouver un créneau qui convient à tous.

Comment ajouter des participants facultatifs à une réunion ?

Pour ajouter des participants facultatifs, cliquez sur 'Ajouter un participant facultatif' dans l'interface de l'assistant de planification et entrez leurs adresses e-mail.

Qu'est-ce qu'un sondage de disponibilités et comment l'utiliser ?

Un sondage de disponibilités est un outil qui permet aux participants de voter pour les dates qui leur conviennent. Cela garantit que la date choisie convient à tous. Vous pouvez l'utiliser si les calendriers des participants ne sont pas correctement renseignés.

Comment envoyer une invitation à une réunion après l'avoir planifiée ?

Une fois que tous les détails de la réunion sont configurés, cliquez sur 'Envoyer' pour envoyer l'invitation à tous les participants.

Quelques cas d'usages :

Planification de réunions d'équipe

Utilisez l'assistant de planification pour organiser des réunions d'équipe en vérifiant les disponibilités de chaque membre. Cela permet d'optimiser le temps et d'assurer la présence de tous les participants.

Coordination de projets inter-départements

Lors de la coordination de projets impliquant plusieurs départements, l'assistant de planification peut aider à trouver des créneaux horaires qui conviennent à tous les participants, facilitant ainsi la collaboration.

Organisation de formations

Pour organiser des sessions de formation, utilisez l'assistant de planification pour vérifier la disponibilité des formateurs et des participants, garantissant ainsi une meilleure participation.

Gestion des conflits d'horaires

L'assistant de planification permet de détecter les conflits d'horaires et de proposer des alternatives, ce qui est essentiel pour éviter les chevauchements d'événements.

Utilisation de salles de réunion

Si votre organisation dispose de salles de réunion, l'assistant de planification vous permet de vérifier leur disponibilité et de les réserver en même temps que la réunion, améliorant ainsi l'efficacité de la planification.

Glossaire :

Assistant de planification

Outil dans Outlook qui permet de gérer les horaires des participants à une réunion, de détecter les conflits d'horaires et de suggérer des créneaux appropriés.

Calendrier

Outil qui affiche les disponibilités des participants et permet de planifier des événements en fonction de ces disponibilités.

Invité

Personne qui est ajoutée à une réunion, pouvant être obligatoire ou facultatif.

Sondage de disponibilités

Outil permettant de vérifier la disponibilité des participants en leur offrant la possibilité de voter pour les dates qui leur conviennent.

Salle de réunion

Espace désigné pour tenir des réunions, qui peut être sélectionné dans l'outil de planification si disponible dans l'organisation.

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faites glisser les pastilles dans le calendrier.
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convient à tous en leur offrant l'opportunité de voter.
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je vous recommande de consulter le tutoriel spécifiquement consacré à ce sujet.
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vous pouvez envoyer l'invitation en cliquant sur envoyer.
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