FindTime - Create a scheduling poll Tutorial

Discover how to create a meeting poll in this video titled "Creating a scheduling poll" This resource is designed for intermediate-level learners looking for effective ways to communicate and manage their time.

You will learn how to create an interactive poll to gather opinions and preferences from meeting participants. This skill will enable you to facilitate decision-making and organize more productive meetings.

Don't miss this opportunity to enhance your communication and time management skills.

  • 4:12
  • 5579 views

Objectifs :

This document aims to provide a comprehensive guide on how to effectively organize a meeting with a large number of participants using the scheduling poll tool in Microsoft Outlook. It outlines the steps to create a poll, manage participants, and ensure a smooth scheduling process.

Chapitres :

  1. Introduction
    Organizing a meeting with numerous participants, especially those external to your organization, can be a challenging task. The scheduling poll tool in Microsoft Outlook simplifies this process, allowing you to find a suitable date for everyone without the hassle of sending multiple messages or emails.
  2. Getting Started with the Scheduling Poll Tool
    To begin, open the new version of Microsoft Outlook. Start a new email or reply to an existing one. Enter the meeting subject; if left blank, the scheduling poll will automatically assign a standardized subject that includes the word 'vote' followed by the names of all participants.
  3. Creating the Poll
    Click in the body of the email to make the scheduling poll button available. Click on the button to add participants to the meeting. The email recipients will be considered mandatory participants, while those in copy will be optional. Adjust the time zone if necessary and set the meeting duration. If scheduling an event outside of working hours, such as a dinner, uncheck the 'time allocated to meetings' box to allow for extended time slots.
  4. Selecting Time Slots
    Select the day you are interested in. By default, the scheduling poll tool displays the best available slots first, but you can sort by schedule. If the members are part of your organization, the tool will automatically show their availability. Hover over the person icons to check their status: green indicates available, purple means tentative, red signifies unavailable, and gray indicates external participants.
  5. Finalizing the Meeting Details
    After selecting the suitable time slots, click 'Next.' The tool will prompt you to specify the meeting location, for example, 'Steven's office.' If the room's availability is managed in Outlook, add it as a participant. Uncheck the 'Teams meeting' box if it is an in-person meeting only.
  6. Setting Meeting Parameters
    You will have access to five parameters: - Schedule when attendees reach consensus: The tool will select the closest time slot where everyone is available and automatically send the meeting email along with a Teams link if needed. - Hold selected times on my calendar: All selected time slots will remain tentative until a specific time is chosen. Unselected slots will be released upon date selection. - Notify me about poll updates: Receive an email for each participant's response, which can be deactivated for large meetings. - Require attendees to verify their identity: External participants will need to confirm their identity via a code sent by email. - Lock Poll for Attendees: Prevents participants from suggesting other meeting slots or proposing additional participants.
  7. Creating and Sending the Poll
    Once all details are set, click 'Create Poll' to integrate the poll into your email. Finally, compose your email and send it to the participants. Let the scheduling poll tool manage the meeting planning according to the preferences of the recipients.
  8. Conclusion
    Using the scheduling poll tool in Microsoft Outlook streamlines the process of organizing meetings with multiple participants. By following the outlined steps, you can efficiently coordinate schedules and ensure that everyone is accommodated, ultimately saving time and reducing the complexity of meeting arrangements.

FAQ :

What is the purpose of the Scheduling Poll Tool in Microsoft Outlook?

The Scheduling Poll Tool helps users organize meetings by allowing them to propose multiple time slots to participants, making it easier to find a time that works for everyone.

How do I add participants to a scheduling poll?

You can add participants by entering their email addresses in the email body when creating the scheduling poll. Recipients of the email will be considered mandatory participants, while those in copy will be optional.

What does the color coding in the scheduling poll indicate?

The color coding indicates participant availability: Green means available, Purple means tentative, Red means unavailable, and Gray indicates that the participant is external to the organization.

Can I schedule meetings outside of working hours using the scheduling poll?

Yes, you can schedule meetings outside of working hours by unchecking the 'time allocated to meetings' box, which allows for extended time slots.

What happens if all participants do not respond to the scheduling poll?

If all participants do not respond, the scheduling poll tool will select the closest time slot where the majority are available, and it will automatically schedule the meeting.

How can I ensure that external participants verify their identity?

External participants will need to confirm their identity by entering a code sent to their email before they can respond to the poll.

Quelques cas d'usages :

Organizing a Corporate Event

When planning a corporate dinner or event with external clients, the scheduling poll tool can streamline the process by allowing all participants to select their preferred time slots, ensuring maximum attendance.

Scheduling Team Meetings Across Different Time Zones

For teams spread across various time zones, the scheduling poll tool helps identify suitable meeting times that accommodate all members, improving collaboration and communication.

Managing Large Project Meetings

In large projects involving multiple stakeholders, using the scheduling poll tool can simplify the coordination of meetings, allowing project managers to efficiently gather availability and finalize meeting times.

Conducting Training Sessions

When organizing training sessions for employees, the scheduling poll tool can help identify the best time slots for participants, ensuring higher attendance and engagement.

Client Consultations

For consultants meeting with clients, the scheduling poll tool can facilitate the arrangement of meetings by allowing clients to choose from proposed times, enhancing client satisfaction and relationship management.

Glossaire :

Scheduling Poll Tool

A feature in Microsoft Outlook that allows users to propose multiple meeting times to participants and find a consensus on the best time for everyone.

Mandatory Participants

Participants who are required to attend the meeting. In the context of the scheduling poll, these are the email recipients.

Optional Participants

Participants who are not required to attend the meeting but are invited. These are individuals included in the email copy.

Time Zone

A region of the globe that observes a uniform standard time for legal, commercial, and social purposes. Adjusting the time zone is important for scheduling meetings across different regions.

Color Code

A visual indicator used in the scheduling poll tool to show the availability of participants: Green indicates available, Purple indicates tentative, Red indicates unavailable, and Gray indicates external participants.

Teams Link

A hyperlink that allows participants to join a Microsoft Teams meeting. It is automatically included in the meeting email if needed.

Lock Poll for Attendees

An option that prevents participants from suggesting alternative meeting times or adding additional participants to the meeting.

résultat(s)
00:00:05
Organizing a meeting with a
00:00:07
large number of participants,
00:00:08
especially those external to the
00:00:10
organization for whom you don't
00:00:12
have access to their calendar,
00:00:13
can be time consuming.
00:00:15
Instead of spending time sending
00:00:17
numerous messages or emails to
00:00:18
find a suitable date for everyone,
00:00:20
use the scheduling poll tool
00:00:23
provided by Microsoft Outlook.
00:00:24
Open the new version of Outlook.
00:00:29
Start a new e-mail or reply to someone.
00:00:35
Enter the meeting subject.
00:00:37
If left blank, the scheduling
00:00:39
poll will assign a standardized
00:00:41
subject with the word vote,
00:00:42
followed by the names of all participants.
00:00:46
Click in the body of the e-mail to make
00:00:48
the scheduling poll button available.
00:00:50
Click on it. Add participants to the meeting.
00:00:54
The e-mail recipients will be
00:00:56
considered mandatory participants,
00:00:58
while those in copy will be optional.
00:01:08
Adjust the time zone if necessary.
00:01:14
Set the meeting duration
00:01:18
If you want to schedule an event outside
00:01:20
of working hours, such as a dinner,
00:01:23
uncheck the time allocated to meetings
00:01:26
box to have extended time slots.
00:01:29
Select the day you're interested in.
00:01:34
By default, the Scheduling Poll tool
00:01:36
displays the best available slots first.
00:01:39
You can sort by schedule.
00:01:42
If the members are part of your organization,
00:01:45
the scheduling poll tool will
00:01:47
automatically display their availability.
00:01:48
Hover over the person icons to
00:01:50
check who is available or not.
00:01:52
The color code indicates green Available,
00:01:56
Purple Event classified as Tentative,
00:02:01
Red unavailable for the time slot,
00:02:05
Gray external to the organization,
00:02:08
hence the importance of
00:02:09
consulting them through a poll.
00:02:11
Click on the arrow to see all participants.
00:02:16
Select the time slots that suit
00:02:18
you best by clicking on them.
00:02:26
Scheduling poll informs you of
00:02:28
the number of selected slots.
00:02:29
Click Next. The tool then prompts
00:02:31
you to specify the meeting location,
00:02:34
for example Steven's office.
00:02:37
Add the room as a participant if it's
00:02:40
availability is also managed in Outlook,
00:02:43
uncheck the team's meeting box if
00:02:45
it is an in person meeting only.
00:02:48
You then have access to five parameters.
00:02:51
Schedule when attendees reach consensus.
00:02:54
When all participants have responded,
00:02:56
the schedule poll tool will
00:02:58
select the closest time slot where
00:03:00
everyone is available.
00:03:01
It will automatically schedule
00:03:03
and send the meeting e-mail along
00:03:06
with the Teams link if needed.
00:03:08
Hold selected times on my calendar.
00:03:10
All selected time slots will
00:03:12
remain tentative in your calendar
00:03:14
until a specific time is chosen.
00:03:16
Unselected slots will be released
00:03:19
upon date selection.
00:03:21
Notify me about poll updates.
00:03:23
For each participant who responds,
00:03:24
I receive an e-mail.
00:03:26
This option can be deactivated
00:03:27
if the meeting has a very large
00:03:29
number of participants.
00:03:32
Require attendees to verify their identity.
00:03:35
Participants will need to click on
00:03:37
their name to respond to the poll.
00:03:39
If the person is external to the company,
00:03:41
they will need to confirm their identity
00:03:44
beforehand via a code sent by e-mail.
00:03:48
Lock Pole for Attendees prevents
00:03:50
participants from suggesting other
00:03:52
meeting slots as well as proposing
00:03:55
additional participants for the meeting.
00:03:57
Click Create Poll to integrate
00:03:59
the poll into your e-mail.
00:04:02
Finally, compose your e-mail
00:04:04
and send it to participants.
00:04:07
Let the tool plan the meeting according
00:04:09
to the preferences of the recipients.

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

résultat(s)
00:00:05
Organizar uma reunião com um
00:00:07
grande número de participantes,
00:00:08
especialmente os externos ao
00:00:10
organização para quem você não faz
00:00:12
ter acesso ao seu calendário,
00:00:13
pode ser demorado.
00:00:15
Em vez de gastar tempo enviando
00:00:17
inúmeras mensagens ou e-mails para
00:00:18
encontrar uma data adequada para todos,
00:00:20
Usar a ferramenta de pesquisa de agendamento
00:00:23
fornecido pelo Microsoft Outlook.
00:00:24
Abra a nova versão do Outlook.
00:00:29
Inicie um novo e-mail ou responda a alguém.
00:00:35
Insira o assunto da reunião.
00:00:37
Se deixado em branco, o agendamento
00:00:39
sondagem atribuirá um padronizado
00:00:41
sujeito com a palavra voto,
00:00:42
seguido dos nomes de todos os participantes.
00:00:46
Clique no corpo do e-mail para fazer
00:00:48
o botão de enquete de agendamento disponível.
00:00:50
Clique nele. Adicione participantes à reunião.
00:00:54
Os destinatários do e-mail serão
00:00:56
considerados participantes obrigatórios,
00:00:58
enquanto os em cópia serão opcionais.
00:01:08
Ajuste o fuso horário, se necessário.
00:01:14
Definir a duração da reunião
00:01:18
Se você quiser agendar um evento fora
00:01:20
do horário de trabalho, como um jantar,
00:01:23
Desmarcar o tempo atribuído às reuniões
00:01:26
caixa para ter intervalos de tempo alargados.
00:01:29
Selecione o dia em que está interessado.
00:01:34
Por padrão, a ferramenta Sondagem de Agendamento
00:01:36
Exibe primeiro os melhores slots disponíveis.
00:01:39
Você pode classificar por horário.
00:01:42
Se os membros fizerem parte da sua organização,
00:01:45
A ferramenta de sondagem de agendamento
00:01:47
exibir automaticamente a sua disponibilidade.
00:01:48
Passe o cursor sobre os ícones da pessoa para
00:01:50
Verifique quem está disponível ou não.
00:01:52
O código de cor indica verde Disponível,
00:01:56
Evento roxo classificado como provisório,
00:02:01
Vermelho indisponível para o intervalo de tempo,
00:02:05
Cinzento externo à organização,
00:02:08
daí a importância de
00:02:09
consultando-os através de uma sondagem.
00:02:11
Clique na seta para ver todos os participantes.
00:02:16
Selecione as faixas horárias adequadas
00:02:18
é melhor clicar neles.
00:02:26
O agendamento da sondagem informa-o de:
00:02:28
o número de faixas horárias selecionadas.
00:02:29
Clique em Avançar. Em seguida, a ferramenta solicita
00:02:31
você para especificar o local da reunião,
00:02:34
por exemplo, o escritório de Steven.
00:02:37
Adicionar a sala como participante, se for
00:02:40
a disponibilidade também é gerenciada no Outlook,
00:02:43
Desmarque a caixa de reunião da equipe se
00:02:45
é apenas uma reunião presencial.
00:02:48
Em seguida, você tem acesso a cinco parâmetros.
00:02:51
Agende quando os participantes chegarem a um consenso.
00:02:54
Quando todos os participantes tiverem respondido,
00:02:56
A ferramenta de sondagem de horários
00:02:58
selecione o intervalo de tempo mais próximo em que
00:03:00
todos estão disponíveis.
00:03:01
Ele será agendado automaticamente
00:03:03
e envie o e-mail da reunião junto
00:03:06
com o link Teams, se necessário.
00:03:08
Manter as horas selecionadas no meu calendário.
00:03:10
Todas as faixas horárias selecionadas
00:03:12
Permaneça provisório no seu calendário
00:03:14
até que seja escolhido um momento específico.
00:03:16
As faixas horárias não selecionadas serão libertadas
00:03:19
na seleção da data.
00:03:21
Notifique-me sobre atualizações de enquetes.
00:03:23
Para cada participante que responder,
00:03:24
Recebo um e-mail.
00:03:26
Esta opção pode ser desativada
00:03:27
se a reunião tiver uma dimensão muito grande
00:03:29
número de participantes.
00:03:32
Exigir que os participantes verifiquem sua identidade.
00:03:35
Os participantes terão de clicar em
00:03:37
seu nome para responder à enquete.
00:03:39
Se a pessoa for externa à empresa,
00:03:41
terão de confirmar a sua identidade
00:03:44
de antemão através de um código enviado por e-mail.
00:03:48
O Lock Pole for Attendees impede
00:03:50
participantes de sugerir outros
00:03:52
faixas horárias para reuniões, bem como propostas
00:03:55
participantes adicionais para a reunião.
00:03:57
Clique em Criar sondagem para integrar
00:03:59
a enquete em seu e-mail.
00:04:02
Por fim, escreva o seu e-mail
00:04:04
e enviá-lo aos participantes.
00:04:07
Deixe a ferramenta planejar a reunião de acordo com
00:04:09
às preferências dos destinatários.

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

résultat(s)
00:00:05
Organizzare un incontro con un
00:00:07
gran numero di partecipanti,
00:00:08
soprattutto quelli esterni al
00:00:10
organizzazione per la quale non lo fai
00:00:12
avere accesso al loro calendario,
00:00:13
può richiedere molto tempo.
00:00:15
Invece di perdere tempo a inviare
00:00:17
numerosi messaggi o email a
00:00:18
trova una data adatta a tutti,
00:00:20
usa lo strumento di pianificazione dei sondaggi
00:00:23
fornito da Microsoft Outlook.
00:00:24
Aprire la nuova versione di Outlook.
00:00:29
Crea un nuovo messaggio di posta elettronica o rispondi a qualcuno.
00:00:35
Inserisci l'oggetto della riunione.
00:00:37
Se lasciato vuoto, la pianificazione
00:00:39
il sondaggio assegnerà un valore standardizzato
00:00:41
soggetto con la parola voto,
00:00:42
seguita dai nomi di tutti i partecipanti.
00:00:46
Fai clic nel corpo dell'e-mail per effettuare
00:00:48
è disponibile il pulsante di pianificazione del sondaggio.
00:00:50
Fai clic su di esso. Aggiungi partecipanti alla riunione.
00:00:54
I destinatari delle e-mail saranno
00:00:56
considerati partecipanti obbligatori,
00:00:58
mentre quelli in copia saranno opzionali.
00:01:08
Regola il fuso orario se necessario.
00:01:14
Imposta la durata della riunione
00:01:18
Se desideri programmare un evento all'aperto
00:01:20
dell'orario di lavoro, ad esempio una cena,
00:01:23
deseleziona il tempo assegnato alle riunioni
00:01:26
casella per avere fasce orarie estese.
00:01:29
Seleziona il giorno che ti interessa.
00:01:34
Per impostazione predefinita, lo strumento Scheduling Poll
00:01:36
mostra per primi i migliori slot disponibili.
00:01:39
Puoi ordinare per programma.
00:01:42
Se i membri fanno parte della tua organizzazione,
00:01:45
lo strumento di pianificazione dei sondaggi lo farà
00:01:47
visualizzeranno automaticamente la loro disponibilità.
00:01:48
Passa il mouse sulle icone delle persone su
00:01:50
controlla chi è disponibile o meno.
00:01:52
Il codice colore indica il verde Disponibile,
00:01:56
Evento viola classificato come provvisorio,
00:02:01
Rosso non disponibile per la fascia oraria,
00:02:05
Grigio esterno all'organizzazione,
00:02:08
da qui l'importanza di
00:02:09
consultarli tramite un sondaggio.
00:02:11
Clicca sulla freccia per vedere tutti i partecipanti.
00:02:16
Seleziona le fasce orarie più adatte
00:02:18
è meglio fare clic su di essi.
00:02:26
Pianificare un sondaggio ti informa di
00:02:28
il numero di slot selezionati.
00:02:29
Fai clic su Avanti. Lo strumento richiede quindi
00:02:31
per specificare il luogo della riunione,
00:02:34
ad esempio l'ufficio di Steven.
00:02:37
Aggiungi la stanza come partecipante, se lo è
00:02:40
la disponibilità è gestita anche in Outlook,
00:02:43
deseleziona la casella della riunione del team se
00:02:45
è solo una riunione di persona.
00:02:48
Avrai quindi accesso a cinque parametri.
00:02:51
Pianifica quando i partecipanti raggiungono il consenso.
00:02:54
Quando tutti i partecipanti avranno risposto,
00:02:56
lo strumento di pianificazione del sondaggio lo farà
00:02:58
seleziona la fascia oraria più vicina in cui
00:03:00
tutti sono disponibili.
00:03:01
Verrà pianificato automaticamente
00:03:03
e invia l'e-mail della riunione
00:03:06
con il link Teams, se necessario.
00:03:08
Mantieni gli orari selezionati sul mio calendario.
00:03:10
Tutte le fasce orarie selezionate lo faranno
00:03:12
rimani provvisorio nel tuo calendario
00:03:14
fino a quando non viene scelto un orario specifico.
00:03:16
Gli slot non selezionati verranno rilasciati
00:03:19
al momento della selezione della data.
00:03:21
Inviatemi una notifica sugli aggiornamenti dei sondaggi.
00:03:23
Per ogni partecipante che risponde,
00:03:24
Ricevo un'e-mail.
00:03:26
Questa opzione può essere disattivata
00:03:27
se la riunione è molto numerosa
00:03:29
numero di partecipanti.
00:03:32
Richiedi ai partecipanti di verificare la propria identità.
00:03:35
I partecipanti dovranno fare clic su
00:03:37
il loro nome per rispondere al sondaggio.
00:03:39
Se la persona è esterna all'azienda,
00:03:41
dovranno confermare la propria identità
00:03:44
in anticipo tramite un codice inviato via e-mail.
00:03:48
Lock Pole for Attendees impedisce
00:03:50
i partecipanti non possono suggerirne altri
00:03:52
spazi per riunioni oltre a proporre
00:03:55
partecipanti aggiuntivi per la riunione.
00:03:57
Fai clic su Crea sondaggio per effettuare l'integrazione
00:03:59
il sondaggio nella tua e-mail.
00:04:02
Infine, componi la tua e-mail
00:04:04
e inviala ai partecipanti.
00:04:07
Lascia che lo strumento pianifichi la riunione in base
00:04:09
alle preferenze dei destinatari.

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

résultat(s)
00:00:05
Организация встречи с
00:00:07
большое количество участников,
00:00:08
особенно тех, кто не знаком с
00:00:10
организация, для которой вы не подходите
00:00:12
имеете доступ к их календарю,
00:00:13
может занять много времени.
00:00:15
Вместо того, чтобы тратить время на отправку
00:00:17
многочисленные сообщения или электронные письма на
00:00:18
найти подходящую дату для всех,
00:00:20
используйте инструмент планирования опросов
00:00:23
предоставленный Microsoft Outlook.
00:00:24
Откройте новую версию Outlook.
00:00:29
Создайте новое электронное письмо или ответьте кому-нибудь.
00:00:35
Введите тему совещания.
00:00:37
Если поле не заполнено, расписание
00:00:39
опрос присвоит стандартизированный результат
00:00:41
тема со словом «голосование»,
00:00:42
за которым следуют имена всех участников.
00:00:46
Нажмите на текст письма, чтобы сделать
00:00:48
кнопка планирования опроса доступна.
00:00:50
Нажмите на нее. Добавьте участников на встречу.
00:00:54
Получателями электронной почты будут
00:00:56
считаются обязательными участниками,
00:00:58
в то время как копии документов будут факультативными.
00:01:08
При необходимости отрегулируйте часовой пояс.
00:01:14
Задайте продолжительность встречи
00:01:18
Если вы хотите запланировать мероприятие на открытом воздухе
00:01:20
рабочего времени, например ужина,
00:01:23
снимите флажок с времени, отведенного на собрания
00:01:26
поле для увеличения временных интервалов.
00:01:29
Выберите интересующий вас день.
00:01:34
По умолчанию используется инструмент «Планирование опроса»
00:01:36
Сначала отображаются лучшие доступные слоты.
00:01:39
Можно сортировать по расписанию.
00:01:42
Если участники являются частью вашей организации,
00:01:45
инструмент планирования опросов поможет
00:01:47
автоматически отобразит их доступность.
00:01:48
Наведите курсор на значки людей, чтобы
00:01:50
проверьте, кто доступен, а кто нет.
00:01:52
Цветовой код обозначает зеленый цвет «Доступен»,
00:01:56
Фиолетовое событие классифицировано как предварительное,
00:02:01
Красный цвет недоступен в течение определенного промежутка времени,
00:02:05
Серый цвет, внешний вид организации,
00:02:08
отсюда важность
00:02:09
консультирование их с помощью опроса.
00:02:11
Нажмите на стрелку, чтобы увидеть всех участников.
00:02:16
Выберите подходящие временные интервалы
00:02:18
лучше всего нажимать на них.
00:02:26
Планирование опроса информирует вас о
00:02:28
количество выбранных слотов.
00:02:29
Нажмите кнопку «Далее». Затем инструмент выдаст запрос
00:02:31
вам нужно указать место встречи,
00:02:34
например, офис Стивена.
00:02:37
Добавьте комнату в качестве участника, если это
00:02:40
управление доступностью также осуществляется в Outlook,
00:02:43
снимите флажок в поле для собраний команды, если
00:02:45
это только личная встреча.
00:02:48
После этого вы получите доступ к пяти параметрам.
00:02:51
Запланируйте, когда участники достигнут консенсуса.
00:02:54
Когда все участники ответят,
00:02:56
инструмент опроса по расписанию
00:02:58
выберите ближайший временной интервал
00:03:00
доступны все.
00:03:01
Он автоматически настроит расписание
00:03:03
и отправьте сообщение о встрече по электронной почте
00:03:06
при необходимости со ссылкой Teams.
00:03:08
Удерживайте выбранное время в моем календаре.
00:03:10
Все выбранные временные интервалы будут
00:03:12
оставайтесь ориентировочными в своем календаре
00:03:14
пока не будет выбрано конкретное время.
00:03:16
Невыбранные слоты будут выпущены
00:03:19
при выборе даты.
00:03:21
Уведомляйте меня об обновлениях опроса.
00:03:23
Для каждого ответившего участника
00:03:24
Я получаю электронное письмо.
00:03:26
Эту опцию можно деактивировать
00:03:27
если собрание очень большое
00:03:29
количество участников.
00:03:32
Требуйте от участников подтвердить свою личность.
00:03:35
Участникам нужно будет нажать на
00:03:37
их имя, чтобы ответить на опрос.
00:03:39
Если это лицо не работает в компании,
00:03:41
им необходимо будет подтвердить свою личность
00:03:44
заранее с помощью кода, отправленного по электронной почте.
00:03:48
Блокировочный столб для посетителей предотвращает
00:03:50
участники не могут предлагать других
00:03:52
места для встреч, а также предложения
00:03:55
дополнительных участников для встречи.
00:03:57
Нажмите «Создать опрос» для интеграции
00:03:59
опрос в вашу электронную почту.
00:04:02
Наконец, составьте свой адрес электронной почты
00:04:04
и отправьте его участникам.
00:04:07
Позвольте инструменту спланировать встречу в соответствии с
00:04:09
в соответствии с предпочтениями получателей.

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

résultat(s)
00:00:05
Organizar una reunión con un
00:00:07
gran cantidad de participantes,
00:00:08
especialmente aquellos externos a la
00:00:10
organización para la que no
00:00:12
tener acceso a su calendario,
00:00:13
puede llevar mucho tiempo.
00:00:15
En lugar de perder tiempo enviando
00:00:17
numerosos mensajes o correos electrónicos a
00:00:18
encontrar una fecha adecuada para todos,
00:00:20
usa la herramienta de programación de encuestas
00:00:23
proporcionada por Microsoft Outlook.
00:00:24
Abra la nueva versión de Outlook.
00:00:29
Crea un nuevo correo electrónico o responde a alguien.
00:00:35
Introduzca el asunto de la reunión.
00:00:37
Si se deja en blanco, la programación
00:00:39
la encuesta asignará un estándar
00:00:41
tema con la palabra votar,
00:00:42
seguido de los nombres de todos los participantes.
00:00:46
Haga clic en el cuerpo del correo electrónico para hacer
00:00:48
el botón de programación de la encuesta está disponible.
00:00:50
Haga clic en él. Agregue participantes a la reunión.
00:00:54
Los destinatarios del correo electrónico serán
00:00:56
considerados participantes obligatorios,
00:00:58
mientras que los que estén en copia serán opcionales.
00:01:08
Ajusta la zona horaria si es necesario.
00:01:14
Establece la duración de la reunión
00:01:18
Si quieres programar un evento al aire libre
00:01:20
de las horas de trabajo, como una cena,
00:01:23
desmarque el tiempo asignado a las reuniones
00:01:26
casilla para tener franjas horarias ampliadas.
00:01:29
Selecciona el día que te interesa.
00:01:34
De forma predeterminada, la herramienta Scheduling Poll
00:01:36
muestra primero los mejores espacios disponibles.
00:01:39
Puede ordenar por horario.
00:01:42
Si los miembros forman parte de su organización,
00:01:45
la herramienta de programación de encuestas lo hará
00:01:47
mostrará automáticamente su disponibilidad.
00:01:48
Pase el ratón sobre los iconos de las personas para
00:01:50
comprueba quién está disponible o no.
00:01:52
El código de color indica el verde Disponible,
00:01:56
Evento morado clasificado como provisional,
00:02:01
El rojo no está disponible para la franja horaria,
00:02:05
Gris externo a la organización,
00:02:08
de ahí la importancia de
00:02:09
consultándolos a través de una encuesta.
00:02:11
Haga clic en la flecha para ver a todos los participantes.
00:02:16
Selecciona las franjas horarias que más te convengan
00:02:18
lo mejor es hacer clic en ellos.
00:02:26
La programación de una encuesta le informa de
00:02:28
el número de franjas horarias seleccionadas.
00:02:29
Haga clic en Siguiente. A continuación, la herramienta le preguntará
00:02:31
usted debe especificar el lugar de la reunión,
00:02:34
por ejemplo, la oficina de Steven.
00:02:37
Agregue la sala como participante si es
00:02:40
la disponibilidad también se gestiona en Outlook,
00:02:43
desmarca la casilla de reunión del equipo si
00:02:45
es solo una reunión en persona.
00:02:48
A continuación, tendrá acceso a cinco parámetros.
00:02:51
Programa el momento en que los asistentes lleguen a un consenso.
00:02:54
Cuando todos los participantes hayan respondido,
00:02:56
la herramienta de programación de encuestas lo hará
00:02:58
seleccione la franja horaria más cercana a
00:03:00
todos están disponibles.
00:03:01
Se programará automáticamente
00:03:03
y envíe el correo electrónico de la reunión
00:03:06
con el enlace Teams si es necesario.
00:03:08
Mantener los horarios seleccionados en mi calendario.
00:03:10
Todas las franjas horarias seleccionadas lo harán
00:03:12
permanecerán provisionales en su calendario
00:03:14
hasta que se elija una hora específica.
00:03:16
Se liberarán los espacios no seleccionados
00:03:19
tras la selección de la fecha.
00:03:21
Notificarme sobre las actualizaciones de las encuestas.
00:03:23
Para cada participante que responda,
00:03:24
Recibo un correo electrónico.
00:03:26
Esta opción se puede desactivar
00:03:27
si la reunión es muy grande
00:03:29
número de participantes.
00:03:32
Exija a los asistentes que verifiquen su identidad.
00:03:35
Los participantes deberán hacer clic en
00:03:37
su nombre para responder a la encuesta.
00:03:39
Si la persona es ajena a la empresa,
00:03:41
deberán confirmar su identidad
00:03:44
previamente mediante un código enviado por correo electrónico.
00:03:48
Lock Pole para asistentes evita
00:03:50
los participantes sugieran otros
00:03:52
horarios de reunión y propuestas
00:03:55
participantes adicionales para la reunión.
00:03:57
Haga clic en Crear encuesta para integrar
00:03:59
la encuesta en su correo electrónico.
00:04:02
Por último, redacta tu correo electrónico
00:04:04
y envíelo a los participantes.
00:04:07
Deje que la herramienta planifique la reunión de acuerdo con
00:04:09
según las preferencias de los destinatarios.

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

résultat(s)
00:00:05
Een bijeenkomst organiseren met een
00:00:07
groot aantal deelnemers,
00:00:08
vooral die buiten de
00:00:10
organisatie voor wie je niet
00:00:12
toegang hebben tot hun agenda,
00:00:13
kan tijdrovend zijn.
00:00:15
In plaats van tijd te besteden aan het verzenden
00:00:17
talloze berichten of e-mails naar
00:00:18
vind voor iedereen een geschikte datum,
00:00:20
gebruik de tool voor het plannen van opiniepeilingen
00:00:23
geleverd door Microsoft Outlook.
00:00:24
Open de nieuwe versie van Outlook.
00:00:29
Start een nieuwe e-mail of beantwoord iemand.
00:00:35
Voer het onderwerp van de vergadering in.
00:00:37
Indien leeg gelaten, de planning
00:00:39
peiling zal een gestandaardiseerde
00:00:41
onderwerp met het woord stem,
00:00:42
gevolgd door de namen van alle deelnemers.
00:00:46
Klik in de hoofdtekst van de e-mail om
00:00:48
de knop voor het plannen van een peiling beschikbaar.
00:00:50
Klik erop. Voeg deelnemers aan de vergadering toe.
00:00:54
De ontvangers van de e-mail zullen
00:00:56
beschouwd als verplichte deelnemers,
00:00:58
terwijl de exemplaren optioneel zijn.
00:01:08
Pas indien nodig de tijdzone aan.
00:01:14
Stel de duur van de vergadering in
00:01:18
Als je een evenement buiten wilt plannen
00:01:20
van de werktijden, zoals een diner,
00:01:23
vink de aan vergaderingen toegewezen tijd uit
00:01:26
box met verlengde tijdvakken.
00:01:29
Selecteer de dag waarin je geïnteresseerd bent.
00:01:34
Standaard is de tool Scheduling Poll
00:01:36
geeft eerst de best beschikbare slots weer.
00:01:39
Je kunt op schema sorteren.
00:01:42
Als de leden deel uitmaken van uw organisatie,
00:01:45
de tool voor planningspeilingen zal
00:01:47
automatisch hun beschikbaarheid weergeven.
00:01:48
Plaats de muisaanwijzer op de persoonspictogrammen om
00:01:50
controleer wie er beschikbaar is of niet.
00:01:52
De kleurcode geeft groen aan Beschikbaar,
00:01:56
Purple Event geclassificeerd als voorlopig,
00:02:01
Rood niet beschikbaar voor het tijdslot,
00:02:05
Grijs buiten de organisatie,
00:02:08
vandaar het belang van
00:02:09
ze te raadplegen via een peiling.
00:02:11
Klik op de pijl om alle deelnemers te zien.
00:02:16
Selecteer de tijdvakken die geschikt zijn
00:02:18
je kunt ze het beste aanklikken.
00:02:26
Het plannen van een enquête informeert u over
00:02:28
het aantal geselecteerde slots.
00:02:29
Klik op Volgende. De tool vraagt vervolgens
00:02:31
u om de vergaderlocatie op te geven,
00:02:34
bijvoorbeeld Steven's kantoor.
00:02:37
Voeg de kamer toe als deelnemer als dat het geval is
00:02:40
beschikbaarheid wordt ook beheerd in Outlook,
00:02:43
vink het vakje voor de vergadering van het team uit als
00:02:45
het is alleen een persoonlijke ontmoeting.
00:02:48
Je hebt dan toegang tot vijf parameters.
00:02:51
Plan wanneer de deelnemers een consensus bereiken.
00:02:54
Wanneer alle deelnemers hebben gereageerd,
00:02:56
de tool voor het plannen van opiniepeilingen zal
00:02:58
selecteer het dichtsbijzijnde tijdslot waar
00:03:00
iedereen is beschikbaar.
00:03:01
Het wordt automatisch ingepland
00:03:03
en stuur de e-mail van de vergadering mee
00:03:06
met de Teams-link indien nodig.
00:03:08
Houd geselecteerde tijden vast in mijn agenda.
00:03:10
Alle geselecteerde tijdvakken worden
00:03:12
blijf voorlopig in je agenda
00:03:14
totdat een specifiek tijdstip is gekozen.
00:03:16
Niet geselecteerde slots worden vrijgegeven
00:03:19
bij de keuze van de datum.
00:03:21
Houd me op de hoogte van updates van de peilingen.
00:03:23
Voor elke deelnemer die reageert,
00:03:24
Ik ontvang een e-mail.
00:03:26
Deze optie kan worden gedeactiveerd
00:03:27
als de vergadering erg groot is
00:03:29
aantal deelnemers.
00:03:32
Vereisen dat de deelnemers hun identiteit verifiëren.
00:03:35
Deelnemers moeten klikken op
00:03:37
hun naam om te reageren op de peiling.
00:03:39
Als de persoon zich buiten het bedrijf bevindt,
00:03:41
ze moeten hun identiteit bevestigen
00:03:44
vooraf via een code die per e-mail is verzonden.
00:03:48
Lock Pole voor deelnemers voorkomt
00:03:50
deelnemers van het voorstellen van andere
00:03:52
vergaderruimten en voorstellen
00:03:55
extra deelnemers voor de vergadering.
00:03:57
Klik op Opiniepeiling maken om te integreren
00:03:59
de poll in je e-mail.
00:04:02
Stel ten slotte uw e-mail samen
00:04:04
en stuur het naar de deelnemers.
00:04:07
Laat de tool de vergadering plannen op basis van
00:04:09
naar de voorkeuren van de ontvangers.

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

résultat(s)
00:00:05
Organizacja spotkania z
00:00:07
duża liczba uczestników,
00:00:08
Szczególnie tych zewnętrznych
00:00:10
Organizacja, dla której nie
00:00:12
mieć dostęp do swojego kalendarza,
00:00:13
może być czasochłonny.
00:00:15
Zamiast spędzać czas na wysyłaniu
00:00:17
liczne wiadomości lub e-maile do
00:00:18
znajdź odpowiednią datę dla wszystkich,
00:00:20
użyj narzędzia planowania ankiety
00:00:23
dostarczone przez Microsoft Outlook.
00:00:24
Otwórz nową wersję programu Outlook.
00:00:29
Rozpocznij nowy e-mail lub odpowiedz komuś.
00:00:35
Wprowadź temat spotkania.
00:00:37
Jeśli pozostanie puste, harmonogram
00:00:39
ankieta przypisze standaryzowany
00:00:41
temat ze słowem głosowanie,
00:00:42
a następnie nazwiska wszystkich uczestników.
00:00:46
Kliknij treść wiadomości e-mail, aby utworzyć
00:00:48
dostępny jest przycisk planowania ankiety.
00:00:50
Kliknij na niego. Dodaj uczestników do spotkania.
00:00:54
Odbiorcy poczty e-mail będą
00:00:56
uznawane za obowiązkowych uczestników,
00:00:58
podczas gdy te w kopii będą opcjonalne.
00:01:08
W razie potrzeby dostosuj strefę czasową.
00:01:14
Ustaw czas trwania spotkania
00:01:18
Jeśli chcesz zaplanować wydarzenie na zewnątrz
00:01:20
godzin pracy, takich jak kolacja,
00:01:23
odznacz czas przydzielony na spotkania
00:01:26
pudełko z wydłużonymi przedziałami czasowymi.
00:01:29
Wybierz dzień, który Cię interesuje.
00:01:34
Domyślnie narzędzie Planowanie ankiety
00:01:36
najpierw wyświetla najlepsze dostępne sloty.
00:01:39
Możesz sortować według harmonogramu.
00:01:42
Jeśli członkowie są częścią Twojej organizacji,
00:01:45
narzędzie do planowania ankiet
00:01:47
Automatycznie wyświetla ich dostępność.
00:01:48
Najedź kursorem na ikony osoby, aby
00:01:50
Sprawdź, kto jest dostępny, czy nie.
00:01:52
Kod koloru wskazuje zielony Dostępny,
00:01:56
Fioletowe wydarzenie sklasyfikowane jako wstępne,
00:02:01
Czerwony niedostępny dla przedziału czasowego,
00:02:05
Szary poza organizacją,
00:02:08
stąd znaczenie
00:02:09
skonsultowanie się z nimi poprzez ankietę.
00:02:11
Kliknij strzałkę, aby zobaczyć wszystkich uczestników.
00:02:16
Wybierz odpowiednie przedziały czasowe
00:02:18
Najlepiej klikając na nie.
00:02:26
Planowanie ankiety informuje Cię o
00:02:28
liczba wybranych gniazd.
00:02:29
Kliknij przycisk Dalej. Następnie narzędzie wyświetla monit
00:02:31
aby określić miejsce spotkania,
00:02:34
Na przykład biuro Stevena.
00:02:37
Dodaj pokój jako uczestnika, jeśli jest
00:02:40
dostępność jest również zarządzana w programie Outlook,
00:02:43
usuń zaznaczenie pola spotkania zespołu, jeśli
00:02:45
Jest to tylko spotkanie osobiste.
00:02:48
Następnie masz dostęp do pięciu parametrów.
00:02:51
Zaplanuj, kiedy uczestnicy osiągną konsensus.
00:02:54
Gdy wszyscy uczestnicy odpowiedzieli,
00:02:56
narzędzie do planowania ankiety będzie
00:02:58
wybierz najbliższy przedział czasowy, w którym
00:03:00
Wszyscy są dostępni.
00:03:01
Automatycznie zaplanuje
00:03:03
i wyślij e-mail ze spotkaniem
00:03:06
w razie potrzeby za pomocą łącza Teams.
00:03:08
Przytrzymaj wybrane godziny w moim kalendarzu.
00:03:10
Wszystkie wybrane przedziały czasowe będą
00:03:12
pozostań wstępny w swoim kalendarzu
00:03:14
dopóki nie zostanie wybrany określony czas.
00:03:16
Niewybrane sloty zostaną wydane
00:03:19
po wyborze daty.
00:03:21
Powiadom mnie o aktualizacjach ankiet.
00:03:23
Dla każdego uczestnika, który odpowie,
00:03:24
Otrzymuję e-mail.
00:03:26
Ta opcja może zostać dezaktywowana
00:03:27
Jeśli spotkanie ma bardzo dużą
00:03:29
liczba uczestników.
00:03:32
Wymagaj uczestników zweryfikowania swojej tożsamości.
00:03:35
Uczestnicy będą musieli kliknąć
00:03:37
Ich nazwisko, aby odpowiedzieć na ankietę.
00:03:39
Jeśli dana osoba jest poza firmą,
00:03:41
Będą musieli potwierdzić swoją tożsamość
00:03:44
wcześniej za pomocą kodu wysłanego pocztą elektroniczną.
00:03:48
Zablokuj słup dla uczestników zapobiega
00:03:50
Uczestnicy sugerują inne
00:03:52
terminy spotkań, a także proponowanie
00:03:55
Dodatkowych uczestników spotkania.
00:03:57
Kliknij Utwórz ankietę, aby zintegrować
00:03:59
ankieta na Twój e-mail.
00:04:02
Na koniec skomponuj swój e-mail
00:04:04
i wyślij je uczestnikom.
00:04:07
Pozwól narzędziu zaplanować spotkanie zgodnie
00:04:09
do preferencji odbiorców.

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

résultat(s)
00:00:05
Találkozó szervezése a
00:00:07
nagy számú résztvevő,
00:00:08
Különösen azok, akik kívülről
00:00:10
Szervezet, akinek nem
00:00:12
hozzáférést kapnak a naptárukhoz,
00:00:13
időigényes lehet.
00:00:15
Ahelyett, hogy időt töltene küldéssel
00:00:17
számos üzenet vagy e-mail
00:00:18
találjon megfelelő dátumot mindenki számára,
00:00:20
használja az ütemező közvélemény-kutatási eszközt
00:00:23
a Microsoft Outlook által biztosított.
00:00:24
Nyissa meg az Outlook új verzióját.
00:00:29
Indítson el új e-mailt, vagy válaszoljon valakinek.
00:00:35
Adja meg az értekezlet tárgyát.
00:00:37
Ha üresen marad, az ütemezés
00:00:39
A közvélemény-kutatás szabványosított szót
00:00:41
a szavazás szóval ellátott téma,
00:00:42
Ezt követi az összes résztvevő neve.
00:00:46
Kattintson az e-mail törzsére a készítéshez
00:00:48
elérhető a szavazás ütemezési gomb.
00:00:50
Kattintson rá. Résztvevők hozzáadása az értekezlethez.
00:00:54
Az e-mail címzettjei lesznek
00:00:56
kötelező résztvevőknek tekintik,
00:00:58
míg a példányban szereplők opcionálisak lesznek.
00:01:08
Szükség esetén állítsa be az időzónát.
00:01:14
Az értekezlet időtartamának beállítása
00:01:18
Ha egy eseményt szeretne ütemezni kívülről
00:01:20
munkaidő, például vacsora,
00:01:23
törölje az értekezletekre kijelölt idő jelölését
00:01:26
a doboz meghosszabbított időtartammal rendelkezik.
00:01:29
Válassza ki az érdeklődő napot.
00:01:34
Alapértelmezés szerint az Ütemezési szavazás eszköz
00:01:36
először a rendelkezésre álló legjobb slotokat jeleníti meg.
00:01:39
Rendezheti ütemezés szerint.
00:01:42
Ha a tagok az Ön szervezetének tagjai,
00:01:45
az ütemező közvélemény-kutatási eszköz megteszi
00:01:47
automatikusan megjeleníti elérhetőségüket.
00:01:48
Vigye az egérmutatót a személy ikonokra
00:01:50
Ellenőrizze, hogy ki áll rendelkezésre vagy sem.
00:01:52
A színkód zöld jelet jelöli Elérhető,
00:01:56
Lila esemény kísérleti kategóriába sorolva,
00:02:01
A piros nem érhető el az időtartamra,
00:02:05
Szürke a szervezeten kívül,
00:02:08
ezért a fontosság
00:02:09
Tanulmányozni velük egy szavazás útján.
00:02:11
Kattintson a nyílra az összes résztvevő megtekintéséhez.
00:02:16
Válassza ki a megfelelő időpontokat
00:02:18
A legjobb, ha rájuk kattint.
00:02:26
Az ütemezési közvélemény-kutatás tájékoztatja Önt
00:02:28
a kiválasztott rések száma.
00:02:29
Kattintson a Tovább gombra. Az eszköz ezután kéri
00:02:31
megadhatja az értekezlet helyét,
00:02:34
Például Steven irodája.
00:02:37
Adja hozzá a szobát résztvevőként, ha az
00:02:40
a rendelkezésre állást az Outlook programban is kezeli,
00:02:43
törölje a csapat értekezlet jelölőnégyzetét, ha
00:02:45
Ez csak személyes találkozó.
00:02:48
Ezután öt paraméterhez férhet hozzá.
00:02:51
Ütemezze, amikor a résztvevők konszenzust
00:02:54
Ha minden résztvevő válaszolt,
00:02:56
az ütemezési közvélemény-kutatási eszköz megteszi
00:02:58
válassza ki a legközelebbi időpontot, ahol
00:03:00
Mindenki elérhető.
00:03:01
Automatikusan ütemezni fog
00:03:03
és küldje el az értekezlet e-mailjét
00:03:06
szükség esetén a Teams hivatkozással.
00:03:08
Tartsa a kiválasztott időpontokat a naptáramban.
00:03:10
Minden kiválasztott időtartam lesz
00:03:12
maradjon előzetes a naptárban
00:03:14
addig, amíg egy adott időpontot nem választanak.
00:03:16
A nem kiválasztott nyerőgépek kerülnek kiadásra
00:03:19
a dátum kiválasztásakor.
00:03:21
Értesítést kérek a szavazási frissítésekről.
00:03:23
Minden résztvevő számára, aki válaszol,
00:03:24
E-mailt kapok.
00:03:26
Ez az opció kikapcsolható
00:03:27
ha a találkozó nagyon nagy
00:03:29
résztvevők száma.
00:03:32
Kérje meg a résztvevőktől személyazonosságuk ellenőrzését.
00:03:35
A résztvevőknek kattintaniuk kell
00:03:37
nevüket válaszolnak a szavazásra.
00:03:39
Ha a személy a társaságon kívül áll,
00:03:41
meg kell erősíteniük személyazonosságukat
00:03:44
előzetesen e-mailben küldött kóddal.
00:03:48
A résztvevők záróoszlopa megakadályozza
00:03:50
a résztvevők mást javasolnak
00:03:52
találkozóhelyek, valamint javaslatok
00:03:55
További résztvevők a találkozón.
00:03:57
Az integrációhoz kattintson a Szavazás létrehozása elem
00:03:59
a közvélemény-kutatást az Ön e-mail címébe.
00:04:02
Végül írja össze e-mailjét
00:04:04
és küldje el a résztvevőknek.
00:04:07
Hagyja, hogy az eszköz megfelelően tervezze meg az értekezletet
00:04:09
a címzettek preferenciáihoz.

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

Mandarine AI: WHAT YOU SHOULD KNOW

RELATED COURSES This tutorial is part of the following courses

3085 Views

Microsoft Outlook Video Training – Advanced

You use Outlook on a daily basis, and you need to protect the contents of your messages and their attachments. Learn about the security opti...

2335 Views

Training Video Business Uses – Assistants

To write a last-minute document, optimize communication or quickly format documents, Office 365 provides a range of features that will meet ...

ALL COURSES

An Error Has Occurred

Unable to save your progress. Please reload the page, log in, and try again. If the problem persists, please contact an administrator.

Close

Reminder

Show

/

Join Live Training Session