To Do - Créer et partager des listes avec d’autres personnes Tutoriels

Découvrez comment créer et partager des listes avec d'autres personnes dans Microsoft To Do sur mobile pour améliorer votre organisation et votre productivité grâce à cette ressource pratique pour les professionnels.
Cette vidéo vous montre comment créer des listes personnalisées, les partager avec des collaborateurs, affecter des tâches à des membres spécifiques, gérer l'accès à la liste et utiliser les options de tri pour vos tâches.
Obtenez des conseils pratiques pour une utilisation optimale de Microsoft To Do et améliorez votre productivité grâce à Microsoft 365. Les tags associés sont Microsoft 365, To Do, organisation des tâches, productivité.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

Comprendre comment créer et gérer des listes personnalisées dans Microsoft To Do, y compris le partage avec des collaborateurs et la gestion des tâches.

Chapitres :

Introduction à Microsoft To Do
Microsoft To Do est une application qui vous permet de gérer vos tâches de manière efficace. Elle propose des listes prédéfinies basées sur vos préférences et votre style de travail, mais vous pouvez également créer vos propres listes personnalisées pour mieux organiser vos projets.
Création d'une liste personnalisée
Pour commencer, créez une nouvelle liste en lui donnant un nom et en définissant son apparence. Vous pouvez choisir une couleur ou ajouter une photo pour la personnaliser. Une fois cela fait, il ne vous reste plus qu'à ajouter des tâches à votre liste.
Partage de listes personnalisées
L'un des grands avantages des listes personnalisées est la possibilité de les partager avec d'autres membres de votre entreprise. Pour partager une liste, appuyez sur l'icône de partage, puis sur le bouton correspondant avant de choisir votre méthode d'envoi. Votre collaborateur recevra un lien et, après avoir rejoint la liste, celle-ci apparaîtra dans son application To Do comme une liste personnalisée.
Gestion des tâches partagées
Une fois la liste partagée, votre collaborateur pourra ajouter de nouvelles tâches ou modifier les tâches existantes. Vous pourrez suivre ces modifications en temps réel. De plus, il est possible d'affecter des tâches aux différents collaborateurs pour une meilleure répartition du travail.
Contrôle d'accès et gestion des listes
Vous pouvez gérer l'accès à votre liste en activant une option pour limiter l'accès aux membres avec qui vous la partagez. Tous les collaborateurs ayant accès au lien peuvent modifier la liste et la partager à leur tour, même si vous en êtes le propriétaire. Si nécessaire, vous pouvez également arrêter le partage de la liste, ce qui désactivera le lien et empêchera l'accès à vos collaborateurs.
Options supplémentaires pour la gestion des listes
Microsoft To Do offre plusieurs options pour gérer vos listes. Vous pouvez renommer votre liste en appuyant sur son nom, modifier les tâches en les sélectionnant en masse, les déplacer vers une autre liste, modifier leurs échéances ou les supprimer. De plus, vous avez des options de tri pour vos tâches et la possibilité d'afficher ou de masquer les tâches terminées.
Suppression d'une liste
Il est également possible de supprimer une liste. Attention, cela signifie que les autres membres n'auront plus accès à cette liste et que toutes les tâches que vous avez ajoutées seront également supprimées.

FAQ :

Comment créer une liste personnalisée dans Microsoft To Do?

Pour créer une liste personnalisée, ouvrez Microsoft To Do, cliquez sur 'Nouvelle liste', donnez-lui un nom, choisissez une couleur ou une photo, puis ajoutez vos tâches.

Puis-je partager ma liste avec d'autres personnes?

Oui, vous pouvez partager votre liste en appuyant sur l'icône de partage et en choisissant votre méthode d'envoi. Les personnes avec qui vous partagez la liste pourront y accéder et y ajouter des tâches.

Comment gérer l'accès à ma liste partagée?

Vous pouvez gérer l'accès à votre liste en activant ou désactivant l'option de partage. Cela vous permet de limiter qui peut voir ou modifier la liste.

Que se passe-t-il si je supprime ma liste?

Si vous supprimez votre liste, tous les membres n'y auront plus accès et toutes les tâches ajoutées seront également supprimées.

Quelles options de tri sont disponibles pour mes tâches?

Vous pouvez trier vos tâches par date d'échéance, par ordre alphabétique, ou selon d'autres critères disponibles dans le menu des options.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projet

Utilisez Microsoft To Do pour créer des listes personnalisées pour chaque projet, en regroupant toutes les tâches nécessaires. Cela permet une meilleure organisation et un suivi des progrès en temps réel.

Collaboration d'équipe

Partagez des listes de tâches avec vos collègues pour une meilleure répartition du travail. Chaque membre peut ajouter ou modifier des tâches, ce qui facilite la collaboration et la communication.

Suivi des tâches personnelles

Créez des listes personnalisées pour vos tâches personnelles, comme les courses ou les projets de maison. Cela vous aide à rester organisé et à ne rien oublier.

Planification d'événements

Utilisez des listes personnalisées pour planifier des événements, en ajoutant toutes les tâches nécessaires, comme la réservation de lieux, l'envoi d'invitations, et la gestion des fournisseurs.

Gestion des priorités

Organisez vos tâches par priorité en utilisant les options de tri. Cela vous aide à vous concentrer sur les tâches les plus importantes et à améliorer votre productivité.

Glossaire :

Microsoft To Do

Une application de gestion de tâches qui permet aux utilisateurs de créer des listes de tâches, de les organiser et de les partager avec d'autres utilisateurs.

Listes personnalisées

Des listes créées par l'utilisateur pour regrouper des tâches spécifiques selon ses préférences et son mode de travail.

Tâches

Des éléments individuels à accomplir, qui peuvent être ajoutés à une liste dans Microsoft To Do.

Partage de liste

La fonctionnalité qui permet à l'utilisateur de partager une liste de tâches avec d'autres personnes, leur permettant d'ajouter ou de modifier des tâches.

Accès

La permission donnée aux utilisateurs de consulter ou de modifier une liste partagée.

Gestion de l'accès

La possibilité de limiter qui peut voir ou modifier une liste partagée.

Options de tri

Fonctionnalités permettant d'organiser les tâches dans une liste selon différents critères.

Thème graphique

L'apparence visuelle d'une liste, qui peut être personnalisée par l'utilisateur en choisissant une couleur ou une photo.

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Vous avez pu voir que Microsoft

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To-do vous propose un certain

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nombre de listes que vous utiliserez

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en fonction de vos préférences et

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de votre manière de travailler,

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mais l'application vous propose également

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de créer vos propres listes personnalisées,

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par exemple, pour regrouper des

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tâches autour d'un même projet.

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Pour commencer, créez votre nouvelle liste,

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donnez-lui un nom et définissez son graphisme

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en lui attribuant une couleur ou une photo.

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C'est terminé. Il ne vous reste plus

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qu à ajouter des tâches.

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Le grand avantage des listes personnalisées,

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c'est qu'il vous est possible

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de les partager avec d'autres

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personnes de votre entreprise.

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Pour cela, appuyez sur cette icône,

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puis sur ce bouton avant de

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choisir votre méthode d'envoi.

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Votre collaborateur recevra un lien

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et après avoir rejoint la liste,

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il la verra s'afficher dans todo

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en tant que liste personnalisée.

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Il pourra de son côté ajouter de

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nouvelles tâches à la liste ou modifier

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les tâches existantes et vous pourrez

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suivre ces modifications en temps réel.

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Il sera également possible d'affecter

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les tâches de la liste aux différents

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collaborateurs de celle-ci pour une

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meilleure répartition du travail.

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De votre côté, vous remarquez que

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l'icône de partage de votre liste

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a changé pour indiquer que vous

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êtes plusieurs à la consulter.

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Vous pouvez cependant en gérer l'accès,

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activer cette option si vous souhaitez

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limiter l'accès de votre liste aux membres

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avec qui vous la partagez actuellement.

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En effet, tous les collaborateurs de votre

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entreprise qui ont accès au lien peuvent

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modifier la liste et la partager à leur tour,

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même si vous en êtes le ou la propriétaire.

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Vous pouvez également arrêter

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le partage de listes.

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Cela désactivera le lien de celle-ci et vos

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collaborateurs ne pourront plus y accéder.

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Enfin,

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vous disposez de plusieurs options

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pour cette liste à travers ce menu,

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renommer votre liste ce que vous pouvez

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également faire en appuyant sur son nom,

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modifier vos tâches en les

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sélectionnant en masse,

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en les déplaçant vers une autre

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liste en modifiant leurs échéances

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ou encore en les supprimant,

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et enfin des options de tri pour vos tâches.

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Et pour

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le thème graphique de votre liste.

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Et la possibilité d'afficher ou

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de masquer vos tâches terminées.

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Vous pouvez également supprimer votre liste.

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Attention, cela signifie que les autres

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membres de celle-ci n'y auront plus

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accès et que les tâches que vous avez

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ajoutées seront également supprimées.

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