Outlook - Episode 3 - Planifie tes réunions et propose des créneaux Tutoriels

Microsoft Outlook regorge de fonctionnalités pratiques afin d’optimiser votre organisation ainsi que les interactions avec vos collaborateurs internes ou externes. Grâce au sondage de planification connu également sous son nom original « FindTime », proposez des créneaux de réunions à différentes dates et horaires sous forme de vote ! Vos collègues ou partenaires pourront exprimer leur préférence ou leurs disponibilités évitant ainsi les échanges de mails multiples. La gestion du calendrier est automatique que ce soit pour vous ou pour les autres.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment utiliser le sondage de planification pour organiser efficacement une réunion, en ajoutant des participants et en choisissant un créneau horaire qui convient à tous.

Chapitres :

Introduction au Sondage de Planification
Dans cette vidéo, nous allons explorer l'outil de sondage de planification qui facilite l'organisation de réunions, qu'elles soient internes ou externes. Cet outil vous permet d'ajouter des événements à votre calendrier et d'inviter des participants.
Création de la Réunion
La première étape consiste à créer votre réunion. Voici les étapes à suivre : - Créez votre réunion. - Ajoutez les participants. - Cliquez sur le bouton du sondage de planification situé dans le coin supérieur droit de l'écran.
Choix du Créneau Horaire
Après avoir cliqué sur le sondage de planification, vous devez choisir le créneau horaire et la date de votre réunion. Vous aurez la possibilité de visualiser les taux de disponibilité de vos participants, ce qui vous aidera à sélectionner le meilleur moment pour tous.
Validation et Options Supplémentaires
Une fois que vous avez choisi le créneau, vous pouvez valider votre sélection. Il est également possible d'avoir un récapitulatif et de régler certaines options. Les participants auront la possibilité de voter et de faire des préférences, ce qui permettra de réserver le créneau choisi dans le calendrier.
Gestion des Consensus
Dans le cas où il n'y a pas de consensus parmi les participants, vous avez la possibilité de forcer le créneau ou de modifier le sondage vous-même. Cela vous permet de trouver une solution qui convient à tout le monde pour la réunion à venir.
Conclusion
En résumé, le sondage de planification est un outil efficace pour organiser des réunions en tenant compte des disponibilités de chacun. Grâce à ces étapes simples, vous pouvez facilement proposer des créneaux qui conviennent à tous. Restez à l'écoute pour d'autres astuces dans la minute de Fred.

FAQ :

Qu'est-ce qu'un sondage de planification?

Un sondage de planification est un outil qui permet aux organisateurs de réunion de proposer plusieurs créneaux horaires et de recueillir les préférences des participants pour choisir le meilleur moment.

Comment créer une réunion avec un sondage de planification?

Pour créer une réunion, vous devez d'abord ajouter vos participants, puis cliquer sur le bouton du sondage de planification pour choisir la date et le créneau horaire souhaités.

Que faire si les participants ne parviennent pas à un consensus?

Si aucun consensus n'est atteint, vous pouvez forcer un créneau horaire ou modifier le sondage pour proposer d'autres options.

Les participants peuvent-ils voter pour plusieurs créneaux?

Oui, les participants peuvent voter et exprimer leurs préférences pour les créneaux proposés dans le sondage de planification.

Comment visualiser la disponibilité des participants?

Vous pouvez visualiser les taux de disponibilité des participants après avoir sélectionné les créneaux horaires dans le sondage de planification.

Quelques cas d'usages :

Planification de réunions d'équipe

Utiliser le sondage de planification pour organiser des réunions d'équipe hebdomadaires, permettant à chaque membre de voter pour le créneau qui lui convient le mieux, ce qui améliore la participation et l'engagement.

Coordination d'événements externes

Pour les événements impliquant des participants externes, le sondage de planification peut aider à trouver un créneau qui convient à toutes les parties, facilitant ainsi la logistique et la planification.

Gestion de projets

Dans le cadre de la gestion de projets, utiliser le sondage de planification pour organiser des réunions de suivi avec les parties prenantes, garantissant que tous les membres clés peuvent participer.

Réunions de formation

Lors de la planification de sessions de formation, le sondage de planification permet de s'assurer que le maximum de participants peut assister, augmentant ainsi l'efficacité de la formation.

Glossaire :

sondage de planification

Un outil qui permet de proposer plusieurs créneaux horaires pour une réunion afin que les participants puissent voter pour leur préférence.

calendrier

Un système utilisé pour organiser et planifier des événements, des réunions et des tâches dans le temps.

participants

Les personnes invitées à assister à une réunion ou à un événement.

créneau horaire

Un intervalle de temps spécifique proposé pour une réunion.

taux de disponibilité

Le pourcentage de participants disponibles à un moment donné pour une réunion.

consensus

Un accord général parmi les participants sur un choix ou une décision.

00:00:05

Salut, aujourd'hui,

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je te propose d'utiliser le

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sondage de planification

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qui te permet d'ajouter au calendrier

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et d'inviter des participants.

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Une réunion, que ce soit

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en interne ou en externe.

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La première chose que tu fais, c'est que

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tu crées ta réunion,

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tu ajoutes tes participants,

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puis tu viens cliquer sur le

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bouton du sondage de planification

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dans le volet qui se trouve en

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haut à droite, tu choisis ton

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créneau horaire et la date de ta réunion. Tu

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vas pouvoir visualiser les

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taux de disponibilité de tes

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participants. Tu valides ?

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Tu peux éventuellement avoir un récap

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et un réglage de certaines options.

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Les utilisateurs vont pouvoir voter et

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mettre une préférence qui réservera

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le créneau pour tout le monde

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dans le calendrier. Dans le cas où y

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a pas de consensus, tu peux forcer

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le créneau ou encore modifier le

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sondage toi-même. Voilà comment,

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en quelques mots, on peut régler

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et proposer des créneaux qui

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conviennent à tout le monde.

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Pour une future réunion.

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A bientôt pour une nouvelle astuce

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dans la minute de Fred, Salut.

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